高校档案数字化建设的问题与对策探析

豆亚飞

(晋中师范高等专科学校，山西 晋中 030600)

【教育管理】

高校档案数字化建设的问题与对策探析

豆亚飞

(晋中师范高等专科学校，山西 晋中 030600)

档案数字化建设是档案管理工作的新挑战。目前，高校档案数字化建设存在人才短缺，重视不够，不规范、不健全等不足。高校档案数字化建设应该采取引进人才、加强在职人员技能培训，投入资金、档案与教学共存，制定方案、管理规范制度化等对策，充分发挥档案的利用价值。

高校；档案；数字化建设

档案数字化建设是高校档案管理工作的发展趋势,中国档案学会理事长段东升在《海峡两岸档案数字化工作学术研讨会》指出档案数字化建设是实现档案管理现代化、适应社会发展与档案很好利用的重要组成部分，也是对传统档案管理模式的一种新的挑战。档案管理工作是高校工作的重要组成部分，切实反映高校师生的各种生产活动等方面的详细信息。纸质档案管理工作已经落后，数字化档案管理势在必行，尽早实现高校档案数字化管理才能适应社会发展，才能大大提高工作效率，更好地为教师服务,为学生服务，为学校服务，为社会服务。

档案数字化建设是一种新型的档案管理模式，它是以数字化形式存储，网络化形式互相连接，利用计算机系统进行管理的系统工程。档案数字化管理有利于档案快速便捷查询，它体积小、容量大、占用空间小、管理成本低、不易损坏、保存时间长、丰富档案内容、节约大量的人力物力，能够真正实现教育资源共享，大大提高档案的利用率，有利于充分发挥档案的利用价值，从而为档案事业发展创造必要条件。但在“转型”的过程中也有或多或少的问题存在，需要不断地改进与完善。

一、目前高校档案数字化建设的现状

(一)专业人员的短缺

专业档案管理工作者短缺是高校档案数字化建设中一个急需解决的问题。档案数字化建设工作的内容和过程相对复杂，需要的工作人员不仅懂得档案业务管理，还必须掌握现代信息技术。目前高校档案管理工作人员短缺(我校档案管理工作队伍是由档案综合办公室三个工作人员和其他处室四十多个兼职档案员组成的)，高校档案管理普遍拘泥于传统，习惯于传统的纸质档案管理模式，计算机操作能力一般，无法适应信息技术的发展。从事我校档案管理工作的人员很难满足档案数字化建设需求，从而导致我校档案管理工作的进程受阻，降低了档案管理工作的效率和服务质量。人才的短缺已成为影响和制约高校档案数字化建设工作的重要问题。

(二)重视不够

对档案管理工作不够重视是高校档案数字化建设工作中又一个急需解决的问题。信息时代飞速发展，高校已经认识到档案数字化建设的重要性，但全校上下对档案管理工作不够重视，他们认为高校档案工作是一项基础性的管理服务工作，普遍存在偏重教学科研，而对于高校最宝贵的信息资源却没能给予足够的重视，这就使人们难以认识到档案在全校工作中的重要作用，进而导致综合档案室的资金、技术和人才资源长期处于匮乏状态，也没有足够的资金投入档案数字化建设的设备与软件，再加上学校各个部门参与意识薄弱，在档案工作中未能给予档案室应有的理解和支持，所以档案数字化建设工作也就仅仅是纸上谈兵，阻碍了档案工作的进程。我校档案数字化建设工作由于设备与人员的缺乏，只是对个别档案进行了简单的扫描与录入。因此校领导要充分认识到高校档案数字化建设的重要性，从全校发展的高度，积极支持档案工作，保证经费投入，满足档案数字化建设的硬件要求。

(三)制度不健全、不规范

高校档案数字化建设对制度、标准与规范提出更高要求。目前各高校根据自己实际情况制度与标准制定了很多种，逐步形成了多而不统、繁而不范的现象。由于缺乏数字化建设统一标准使得规章制度不健全，存在很多漏洞与弊端：软件缺乏通用、硬件参差不齐、型号各异、分类标准不完善、缺乏系统性等，不能满足工作需求，对高校档案数字化建设产生直接影响。没有标准化体系就无法实现档案数字化建设的管理，工作标准、制度与规范是高校档案数字化建设的重要手段与依据，只要有规范、有标准、有制度，才能保证高校数字化建设的顺利进行。

二、高校档案数字化建设问题的对策

(一)引进人才、加强在职人员技能培训

高校档案数字化建设需要引进一批这样的人才，他们应该具有较全面的知识结构，不但要具有档案学和文书学方面的专业知识，还应该具备适当水平的计算机应用知识、英语知识、相关法律和经济方面的知识等。在引进高素质人才的同时，还应强化意识，高度重视，转变传统管理方式，不断加大在职人员的培训力度，知识与技能同步，让他们具有丰富档案专业知识和具有熟练的计算机应用能力，使他们能够与时俱进跟上时代的步伐，使档案在职人员达到知识互补和能力互补，使他们具有敏锐的档案管理能力、良好的职业道德和较强的信息处理能力，使他们具有统筹全局的眼光，将勇于探索的精神、开放包容的态度贯穿于档案数字化建设的实践之中，只有这样才能迅速推进档案数字化建设。

(二)投入资金、档案与教学共存

全校上下转变观念，重视档案数字化建设工作。投入资金以提供有力的物质保障。比如：能够投入资金购买设备，经常组织在职档案管理者培训与讲座，经常性派档案工作人员外地考察与学习，普及提高档案管理人员利用信息化归档技术与水平等，实现档案数字化建设顺利推进。确保在保证资料完整性的情况下，在全校范围内逐步开展档案管理数字化建设工作，使得高校档案数字化建设走向正规，逐步实现档案与教学共存共长。

(三)制定方案、管理规范制度化

必须建立健全科学化、标准化、统一化、系统化的各项规章制度。制度是前提，结合《高等学校档案管理办法》规定，尽快出台档案数字化建设的各项工作标准与规章，对档案的业务工作、技术方法和设备等方面制定统一的标准与规范，使档案工作有章可依、有规可循。在合理的制度、标准指导下分步骤有层次地做好档案数字化建设工作，快速高效的推进档案数字化建设，真正实现高校档案信息资源共享，真正使高校档案数字化建设工作有效有序进行。

高校档案数字化建设是档案工作发展的必然趋势，不是简单的纸质到计算机的转变，而是现代化的档案管理手段，需要更多的支持与配合，一定认清不足，克服困难，让档案数字化建设得以充分发挥，使高校档案数字化建设工作健康有序的发展。

[1]教育部、国家档案局.高等学校档案管理办法[S]．教育部、国家档案局令[2008]第27号，2008.

[2]周军.高校档案数字化建设的意义及应注意的问题[J].管理学家，2010(9).

2016-12-18

豆亚飞(1976-)，女，山西晋中人， 晋中师范高等专科学校图书馆员，研究方向：高校图书馆管理。

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1672-2086(2017)01-0047-02