高校教学秘书在教学管理中的协调工作及作用

江晓春

(福建商学院，福州 350012)

高校教学秘书在教学管理中的协调工作及作用

江晓春

(福建商学院，福州 350012)

高校教学秘书工作是教学管理工作的基础，作为连接教师、学生以及高校教务的桥梁，其作用不可忽视。随着我国高校教学制度的不断改革，高校教学管理工作的矛盾不断凸显，高校教学秘书协调工作是保障教学活动有效开展的根本。基于此，提出高校教学秘书协调工作的主要内容，分析其主要特征及其职责、作用，并介绍我国高校教学秘书教学管理工作的现状及其应对措施，以期促进我国高校教育事业的快速发展。

高校教学秘书；教学管理；协调工作；作用

引言

高校教学管理中的教学秘书工作在教学活动中起着承上启下的作用，其重要性不可忽视。一般来说，教学秘书工作主要职责为辅助教学办公室开展各系或学院的教学工作。高校教学秘书工作主要包括协助本院系制定各种教学文件、录入专业培养方案和安排教学工作会议等活动；同时负责按照教务的有关规定办理调、停课手续和教学场地的申请和安排；会同辅导员做好学生注册手续和学籍档案建设；以及学生成绩管理、核查工作等。因此，高校教学秘书工作是教学管理中的基层工作，其协调功能可保障教学活动的顺利开展。

一、高校教学秘书协调工作的内容

1. 协调学院、办公室之间的关系

高校教学秘书的工作职责主要体现在其关系协调方面，通过各学院、办公室关系的协调，积极组织相关领导、教师的交流会议，避免工作人员之间的隔阂影响教学活动的有序开展。根据当前高校管理体制来分析，高校院系工作主要交由书记与专业领导组织开展，由于其思考问题的角度以及工作重点之间的差异性，对同一教学工作的看法也会存在一定差异，在此情况下，高校教学秘书应当及时发挥协调作用，起到信息传递作用，保障院领导均明确掌握高校教育工作的基本内容。在实际的学院、办公室的沟通工作中，教学工作人员应当保障其信息传递的真实性以及可靠性，将团队的团结、和谐作为根本出发点。例如在开展教学管理工作中，教学秘书应当加强与教务、科研、学生等单位之间的交流，保持密切的联系，并积极了解高校教学计划，根据实际情况安排教师教学活动[1]。需要提出的是，在教学秘书执行协调工作的过程中十分容易引发矛盾，特别是许多细节需要进一步协调，比如课程安排不符合实际教学要求，教材发放时间存在争议，甚至存在教师调补课时间、地点冲突等。在此情况下，如果工作或者活动计划产生变动，教学秘书应当将学院办公室的实际情况及时上报，争取各级领导意见的统一，促进教学活动的有效开展。

2. 协调教师、学生之间的关系

开展教学管理工作是为了实现教学活动高效、合理开展的目标，教师在实际的工作过程中，由于其独立性、自主性较为突出，因此教师难以及时与学院领导交流各自意见，教学秘书应当实时了解教师个人的意见及其思想，做好学院教师与学院领导之间的协调工作，主动将教师思想汇报给学院领导，通过信息的沟通与交流，促进教师同领导之间的和谐关系，营造良好的教育教学环境。另外，教学秘书在实际的工作中应当尊重教师的意见，在安排学生课程、安排期末考试时应及时询问教师意见，避免教师与秘书之间的意见冲突，一旦发生意见不符的情况应及时沟通，共同寻求解决方法。在实际的教学管理环节中，教学秘书的大部分工作与学生有关联，为了保障教学工作的有序开展，教学秘书在处理学生工作时应当事先同学生交流，征询学生意见，比如处理学籍等应当制定具备针对性的处理方案，应当有序协调学生关系，以此提高学生对学校的满意度以及学习的依从性[2]。

二、教学秘书协调工作的特点及职责

1. 教学秘书协调工作的特点

(1)教学秘书协调工作的复杂性。由于高校教学管理工作涉及多个方面，且具体内容较为复杂。因此，高校教学秘书协调工作具有复杂性的特点。

(2)教学秘书协调工作的原则性。一般来说，高校在实际的教学管理过程中，有关工作均有较为清晰的规定及其制度，这就间接决定教学秘书应当按照高校教学制度执行工作，并通过灵活、高效的形式发挥出教学秘书的协调作用，统一相关工作者意见。

(3)教学秘书协调工作的辅助性。高校教学领导的工作覆盖面较广，不仅要处理高校行政工作，同时也要处理高校教学以及科研方面的工作，由于领导工作量相对较大，因此教学秘书的辅助作用更加重要。教学秘书在实际的工作过程中应当积极主动地执行工作任务，真实客观地反映教学活动中的不足，而不应迎合领导思想，出现假报或者谎报的情况。

(4)教学秘书协调工作的服务性。教学秘书的工作要点即服务，首先服务于领导，辅助领导处理高校教学事务；其次，服务于教师，合理安排教学进度，协调教师办理调停课手续以及教材分发等事务；最后，服务于学生，要积极与学生沟通交流，了解学生的实际状况，并积极主动地解决学生疑问[3]。

2. 教学秘书协调工作的职责

高校教学秘书的工作较为分散，工作量相对较大，工作范围较广。主要包括以下几个方面：

(1)协助院系领导组织制定各种教学文件和安排教学工作会议、学生座谈会等各种教学活动。做好教学检查、教学评估和其他教学管理工作。

(2)负责本院系学生注册手续及学生证办理，会同辅导员做好学生学籍档案的建立、变更记录及日常保管工作。办理学生休、退、复、转学手续。

(3)负责将本院系专业培养方案导入教务系统，下达教学任务书，负责领取、下发本单位教师和班级课表。及时、准确核算教师的教学工作量。

(4)按照教务部门有关规定负责办理调、停课手续和教学场地的申请、安排。

(5)组织安排各类学生考试工作，并做好与考试有关的所有材料的整理、保管、发放。

(6)组织学生进行选课。负责学生出勤情况的汇总工作。

(7)及时了解、汇总统计有关教学情况，做好教学管理中统计报表、基本数据的整理工作；收发教学管理文件、通知安排，并做好资料归档、保存工作。

(8)协助教务部门做好学生重修注册及教材预定工作。

(9)负责本院系毕业生成绩整理、核查工作，会同辅导员做好毕(结)业生花名册的编制和毕(结)业证书发放工作。

(10)协助领导组织好教学、服务工作。协调上下、内外、各部门的工作关系，加强同有关部门的业务联系。接待、处理教学方面的来访、来函。

(11)完成领导交办的其他工作。

三、高校教学秘书在教学管理中的作用

1. 沟通作用

由于高校教学秘书的工作性质较为特殊，决定了教学秘书具有沟通协调的作用，高校教学秘书应当良好协调上下级工作，积极了解教学进展，及时获取高校各个专业教学中的最新情况，并主动向相关领导反映。作为高校教学秘书必须第一时间了解高校各教学制度，并在日常的教学活动中将高校教学管理的基本理念、高校管理制度等传达给教师及学生，促进高校的良性发展[4]。同时，高校教学秘书在工作之余应当主动与高校领导建立良好关系，积极同高校领导沟通交流，扩展教学管理工作，尤其是各院系间教学秘书可以相互交流工作经验，分析其他人员在工作中值得学习的方法，并且耐心听取教师以及学生的意见与建议，在最短时间内将有效内容反馈给上级教务管理人员。另外，高校教务管理人员也应当辅助各教学秘书，积极参与教学管理工作。主要包括以下几点：

(1)与教师沟通交流，合理设计各个学院中不同专业课程的开展方案，了解教师工作的实际情况，确保教学活动的有效开展。

(2)在准确制订课程计划，安排授课时间后，及时与教材采购单位交流，负责学生教材的制定，保证在正式开课前将教材发放至学生手中。

(3)在学期末主动与各专业相关实习单位或者公司进行沟通，安排学生到相关部门实习，重视学生的社会实践锻炼。

(4)与学生建立友好的关系，积极主动了解学生意见，并且反馈给相关领导，及时调整不合理的教学管理方式。

(5)定期走访了解教师的教学情况、出勤情况，辅助教师协调考试时间，并整理以及保存相关材料。

总之，教学秘书在教务管理工作中的重要性不可忽视，其应当良好发挥联系、沟通作用，促进教学管理工作的有效开展[5]。

2. 协调作用

高校教学管理工作的关键作用主要体现在协调方面，当高校上级主管部门所制订的教学会议计划、活动决定等相关事务与学院、办公室等存在冲突，高校教学秘书应当在最短时间内与活动有关人员协调、了解活动开展的主要目的以及活动开展的时间等，主动发挥其协调作用，根据实际情况制订合理的计划，并将当前的困难与矛盾反馈给相关教务管理人员，与上级共同商议有效的解决方式，保障高校各项教学重点活动或者工作的落实以及开展[6]。同时，高校教学秘书应当以学生的实际情况作为出发点，树立以人为本的处事原则，保障高校各部门之间工作的协调开展，有效发挥其处于教学管理工作中的协调作用。一方面，在高校教学管理的过程中，由于高校各个学院的院长、书记以及教研室主任等，各领导的管理观念存在差异，受工作经验以及个人思想的限制，工作中难免出现意见分歧，导致各个领导对于同一事件的决策存在不同，在此情况下，高校教学秘书应当分别与各个领导交流，了解其实际想法，统一工作意见，提高教学管理工作的效率，保障工作决策的最大效益。另一方面，高校教学秘书在实际的协调工作中，应当树立正确的思想观念，将有价值的信息反馈给上级领导，在开展协调工作之前，应当首先制订工作计划，在实际的工作过程中，应当营造和谐的氛围，真实地反映各领导想法，将教学工作的有效以及教学管理人员的团结作为协调出发点，以此才能保障高校整体水平的提高[7]。

3. 信息传递作用

近年来，我国社会逐渐面向信息化、数据化发展，随着高校信息管理系统的不断完善，高校教学管理工作模式同以往相比也有了较大的改观，具体体现在高校信息量越来越大。随着信息管理模式的不断普及，高校教学秘书所需掌握、挖掘以及提供的信息逐渐增多，因此，高校教学秘书在高校教学管理工作中的另一作用即信息传递。其一，一般来说，高校各学院、相关办公室之间存在大量教学管理文件、学生课程资源等，教学秘书及时传递这一类信息是避免教师课程安排出现冲突的主要途径；同时，在有必要的情况下，高校教学秘书应当积极向领导提供教学管理信息，辅助领导开展其日常教学计划，并及时传递高校职能办公室，如教务处、学生处、科研处等的信息，辅助各个学院制订教学计划，保障各项教学制度的贯彻以及落实。在高校教学管理过程中，教学秘书良好发挥其信息传递功能能够促进各院系工作的有序开展。其二，高校教学秘书具有传递教师之间以及学生之间信息的责任，一般来说，高校教师在其授课过程中的独立性较强，缺乏与高校领导之间的思想交流，教学秘书应当充当二者桥梁，积极了解教师实际情况，并及时向领导反映，营造良好的教学环境，及时改善教学过程中的不足。同时，高校教学秘书也负责高校信息的发布，对于学校课程安排、教学计划以及相关重要事项，教学秘书应当及时发布到教学管理系统中，保障信息的准确性、有效性，提高教学管理水平，使学生能够更加便捷地查阅信息。

4. 管理作用

高校教学管理工作性质相对复杂，一方面，高校工作环境相对较为自由轻松，另一方面，高校教师工作独立性较强，导致在许多教学管理工作中容易遇到诸多问题。在处理教学工作时，教学秘书应当不断训练自身思考问题的方式，提高个人工作能力，具备心理学、教育学等方面的知识，能够熟练进行人际交流，擅于处理教学管理中的矛盾。另外，高校教学秘书应当具备管理以及分析事件的能力，能够熟悉教学工具的运用方式。所以，高校教学秘书应当不断学习并主动思考，在实际的管理工作中具备发散性、创新性思维，保障高校教学管理工作的有效落实。

结束语

在高校教学管理中，教学秘书的工作系统性较强，覆盖范围较广，其在高校教学管理工作中的角色相对较为特殊，发挥着承上启下的关键作用。随着我国教学改革工作的不断推进，高校教学管理工作的不断强化以及深入，高校对教学秘书提出了新的要求，即高校教学秘书应当在教学管理中良好发挥其沟通、协调、信息传递以及管理作用，以此逐渐适应高校的发展，满足社会的需求，促进我国高校教育事业的进步。

[1]杨希葳.探讨高校教学管理中教学秘书的角色定位、工作任务及作用[J].赤峰学院学报：自然科学版,2016,10(10):153—155.

[2]王凤银.在实践中创新:高校教学秘书自我提升途径新探[J].山东农业工程学院学报,2016,01(15):58.

[3]蒋盛岩.高校院系教学秘书的管理素质与工作创新浅论[J].黑龙江教育：理论与实践,2016,07(15):243—247.

[4]徐庆佳.教学秘书在高校教学管理工作中的作用与队伍建设分析[J].中国管理信息化,2016,03(15):59—61.

[5]姚微娜.论教学秘书在高校教学管理工作中的作用[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2016,10(25):73.

[6]陆玉发.浅析高校教学管理中的教学秘书[J].第三届世纪之星创新教育论坛论文集,2016,01(10):145—147.

[7]穆亚荣.高校教学秘书管理角色现状及发展对策研究[J].陕西教育(高教),2015,02(15):16—19.

〔责任编辑：李海波〕

Coordination and Function of Teaching Secretary in Teaching Management of Colleges and Universities

JIANG Xiao-chun

(Fujian Commercial College, Fuzhou 350012, China)

The work of teaching secretary in colleges and universities is the foundation of teaching management. As a bridge between teachers, students and the educational administration in colleges and universities, its role cannot be ignored. With the reform of teaching system in colleges and universities, the contradiction of teaching management is continuously emerging. Therefore, teaching secretary coordination work is fundamental to guarantee efficient teaching activities to carry out. Based on this, this paper puts forward the main content of the teaching secretary coordination, analyzes its main features and its position, function, and briefly introduces the status of the current teaching management work of teaching secretary and its countermeasures so as to promote the rapid development of education undertakings in colleges and universities.

teaching secretary in colleges and universities; teaching management; coordination work; role

10.3969/j.issn.1008-6714.2017.05.055

2017-04-11

江晓春(1983—)，女，福建福州人，讲师，从事教育管理研究。

G473

A

1008-6714(2017)05-0121-03