浅谈少年宫会计档案管理

文/潘宇赤

浅谈少年宫会计档案管理

文/潘宇赤

作为基础教育中校外教育一个重要环节的少年宫，近几年获得了国家的高度重视和扶持，投入彩票公益金和各种专项资金，支持未成年人校外活动保障和能力提升项目。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。所以，进一步加强少年宫会计档案管理势在必行。

一、会计档案的收集与整理

会计档案的收集范围，一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料四个部分。它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础。因此，必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。下列会计资料应当进行归档。

1.会计凭证。包括原始凭证、记账凭证。原始凭证粘贴时，张与张之间要均匀、整齐。会计凭证装订要整齐、牢固，不压字、不掉页、不串页，便于查阅。

2.会计账簿。包括总账、明细帐、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。计算机财务软件生成的纸质总帐、明细账等账簿应单独立卷，加装封面和扉页，填全封面和扉页的各项内容。账簿装订后应依次在每页装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个案卷号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。

3.财务会计报告。包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。每类报表包括资产负债表、余额表、现金流量表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按月、季、半年、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。

4.其他会计资料。包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，及其他具有保留价值的会计资料，如经济合同、政府采购招投标及中标资料、基建维修工程决算资料、数据统计资料、财产清查汇总资料等。单位利用计算机财务软件内部形成的属于归档范围的电子会计资料，可以以电子形式保存，形成电子会计档案。

二、会计档案的形成与保管

少年宫会计管理机构应按照归档范围和归档要求定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。上述会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计机构临时保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计机构临时保管会计档案最长不超过三年。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。保管到期的会计档案，单位应进行鉴定，形成《会计档案鉴定意见书》。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行，对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

三、如何做好会计档案管理工作

1.规范会计档案立卷。装订会计凭证，必须使用会计凭证装订封皮，封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。加强会计档案管理，应严格按照《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》等有关规定执行。

2.规范会计档案保管。明确会计档案的保管是单位的档案管理部门、财会部门应按档案管理部门的要求，办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。

3.加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人，必须将会计档案管理及操作技能的培训纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

4.加大会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，单位要高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为少年儿童校外教育的建设和健康发展服务。

（作者单位：长春市朝阳区少年宫）