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设备采购代理公司的现状分析及对策

2017-03-11

武汉工程职业技术学院学报 2017年3期
关键词:武钢评标中标

路 光

(武钢集团国贸经济贸易有限公司 湖北 武汉:430080)

设备采购代理公司的现状分析及对策

路 光

(武钢集团国贸经济贸易有限公司 湖北 武汉:430080)

以武汉钢铁(集团)公司下属的设备采购代理公司为例,分析了设备采购代理的优势及其在实际运行中存在的问题,并针对存在的问题提出了对策建议。

设备采购;代理;优势;问题;策略

设备采购代理是一种新型的设备采购模式,它凭借低成本、高效率的优势逐步被越来越多的企业所接受。武汉钢铁(集团)公司下属的设备采购代理公司(以下简称武钢设备代理公司)自成立以来,为被代理企业提供了周到细致的设备采购代理服务。本文以武钢设备采购代理公司为研究对象,分析其优势和存在的问题,并为其未来发展提出建议。

1 关于设备采购代理和设备采购代理公司

设备采购代理作为一种新型的物资采购模式,有低价格、高效率、快响应的优势,因而这一模式从产生以来,很快被社会上的企业所熟知并接受,成为企业降低采购成本的一种新的途径。设备采购代理公司是市场经济发展的产物,是专门为其他企业提供采购服务的公司,专业的团队、规范有序的公司运作和严格的内部管理是设备采购代理公司获得客户认可的法宝。

资料表明,中国企业的设备采购成本占到了其投资总成本的60%左右,外国企业的对应比例一般在40%以下。换句话讲,中国的企业在设备采购成本方面大约有20%的降成本余地。企业要创造更多的利润,降低设备采购成本是非常不错的选择。

2 设备采购代理公司的优势分析

以武钢下属的设备采购代理公司为例。武钢设备采购代理公司,重视客户需求,专业化强,有一批熟悉冶金行业的高素质的采购招标团队,有武钢采购电子商务平台和武钢电子招标投标平台,有完善的业务流程和先进的管理制度,能够有效地降低被代理企业的采购成本和库存,同时提供报关、物流、仓储、配送等一站式服务,有效地避免采购腐败。该设备采购代理公司曾作为国内外公司的代理方,成功执行代理设备采购项目10个,签订合同总金额约50亿元人民币,降低采购成本约0.5亿元人民币。另外,与传统设备采购所花的时间相比,设备采购代理所需的采购时间仅为其三分之二。分析武钢设备采购代理公司的运行情况,发现其具备以下优势。

2.1 降低采购价格

武钢设备采购代理公司重点专营冶金行业设备的采购,可以同时为武钢下属的其它公司和社会上的公司提供服务,采购方式有拉直采购、专业采购、集中采购、战略采购、电子采购等。武钢设备采购代理公司通过这些采购方式,在保持每年一定采购资金量的条件下,能够获得价格谈判的主动权,能够争取到生产厂家更多的价格优惠,从而降低设备采购成本。

2.2 节省交易成本

武钢设备采购代理公司拥有武钢采购电子商务平台和武钢电子招标投标平台,具有比一般公司更多的供应商渠道,有一批专业化的招标、采购、配送团队。他们熟悉冶金行业设备的市场行情,对冶金设备厂家或代理商的产品了如指掌,能在被代理企业发出采购订单后迅速采购到令其满意的设备,并快速配送到其指定的公司现场。被代理企业可以节省大量的诸如考察、谈判、配送等交易成本。

2.3 降低库存成本

被代理企业根据生产情况在合理时间内向设备采购代理公司发出采购订单。武钢设备采购代理公司在收到其采购需求后第一时间做出反应,发函给招标代理公司网上发布招标公告,并与其一起编制招标文件、拟定合同文本、技术要求和优化采购程序及评分标准。招标结果公示结束后,在规定的时间内,武钢设备采购代理公司及时与中标方签订采购合同,并与被代理企业签订销售合同。合同规定的交货期到了,武钢设备采购代理公司及时协助被代理企业对其需要的设备进行开箱验收入库、功能考核验收。被代理企业体验了“一站式服务”,得到所需设备,因而没有必要备库,有效避免了设备的积压,从而大大降低了库存成本。

2.4 避免腐败,降低监督成本

在传统设备采购模式中,为了确定供应商,被代理企业的采购人员往往需要到供应商工厂考察,这往往易产生腐败。被代理企业把设备采购环节从公司内部脱离出来,在源头上避免了设备采购中出现腐败的可能性,大大降低了设备采购中的监督成本。

3 设备采购代理公司在采购代理过程中存在的问题

武钢设备采购代理公司经过近些年的发展,在充分发挥其优势的同时,也存在一些问题,集中表现在以下5个方面。

3.1 被代理企业延迟支付合同款

被代理企业签订合同后,由于自身的原因,项目资金迟迟筹集不到位,其不得不延迟支付合同项下款项,这造成代理方不能按照合同约定对外支付合同款,严重影响了合同的顺利执行。

3.2 被代理企业未书面确认评标结果确认函

在设备采购招标过程中,被代理企业未书面确认评标结果确认函,仅电话确认一下。事后被代理企业不认可评标委员会推荐的第一中标候选人,给采购代理工作带来被动,影响招标采购工作的正常进行。

3.3 中标方中标后执意修改合同条款

招标代理公司发出中标通知书后,在合同签订环节,签约双方对合同关键条款未达成一致。中标方执意修改合同条款并让代理公司先签订合同,造成合同谈判签订周期长,影响了合同后期的交货、执行。

3.4 被代理企业采购需求不明确、不完整

由于被代理企业采购需求不明确、不完整,招标代理公司在招标过程中不得不发技术澄清函,通知投保方按照新的技术要求报价。因被代理企业变更了技术要求,影响了投保方的报价,故有时投保方报价超出被代理方的预算,导致双方公司无法签订合同。

3.5 上游供方未及时按照合同约定供货

合同签订后,因为上游公司订单多,工期紧,生产安排遇到瓶颈,所以它未及时按照合同约定提供设备。有时上游公司仅部分供货,其余设备因原材料价格上涨放弃供货。这导致合同无法顺利执行,被代理方生产受到影响。

4 保障设备采购代理公司有效运行的对策建议

为保障武钢设备采购代理公司的有效运行,针对采购代理过程中出现的上述问题,宜采取以下对策建议。

4.1 约定被代理企业提前支付合同款

武钢设备采购代理公司每年修订公司相关贸易管理办法,并严格执行新的公司相关贸易管理办法,严格控制相关贸易合同风险,始终坚持对上游公司先货后款,对下游公司先款后货的付款原则,掌握采购代理资金支付的主动权。在背靠背购销合同中规定,被代理企业在合同签订前5个工作日内向武钢设备采购代理公司支付合同规定的全部款项,否则将承担影响合同执行的相应责任。

4.2 要求被代理企业书面确认评标结果确认函

在发布招标公告前,武钢设备采购代理公司主动与被代理企业和招标代理公司沟通,在投标人资格要求中明确规定投标人具备的资质,设定潜在投标人参与招标项目的进入门槛。在采购代理项目开标前,武钢设备采购代理公司通知被代理企业派代表参与设备招标项目评标。在评标过程中,一旦被代理企业对第一中标候选人有异议,招标代理公司根据评标委员会的意见可以向第一中标候选人发技术和价格澄清函,并及时联系第一中标候选人到招标代理公司进行面对面的书面澄清。如果第一中标候选人书面承诺在报价不变的条件下按照招标文件的技术要求标准供货,那么被代理企业便认可评标委员会的意见,在随后评标结果确认函上签字。

4.3 合同条款属于★号条款,原则上不允许修改

招标代理公司编写招标文件时,明确规定项目的商务、技术条款不允许偏离,即所有商务、技术条款均属于★号条款。一旦投标方不满足★号条款,其就被认为弃标。招标代理公司将格式合同编入招标文件,事先设定评分标准,对合同关键条款实行打分制。投标方响应★号条款的得分高,不响应★号条款的得分低或为零。投保方若想中标,其不得不响应招标文件的要求。在设备招标阶段投标方同意了合同全部条款,招标代理公司发出中标通知书后,中标方不得不按照招标文件中的格式合同签署合同。同时,为避免上下游公司反悔,武钢设备采购代理公司先让其在合同原件上签字盖章,然后武钢设备采购代理公司再办理合同签字盖章手续。

4.4 事先沟通,明确被代理企业采购需求

制定完整、明确的采购需求是采购代理公司专业化的主要内容。接到采购需求后,武钢设备采购代理公司组织专业人员开展广泛的市场咨询,对不存在市场技术壁垒和垄断的采购需求做到心中有数。武钢设备采购代理公司与被代理企业充分沟通后,双方明确合理的交货期、付款方式、验收标准和质保期等。若被代理企业有品牌和产地要求的,其应明确品牌和产地。若被代理企业产品规格型号填报不完整的,其应提供产品图片,有图纸的尽量提供图纸。被代理企业的预算应该有合理的浮动范围,其做预算时应当按照物有所值原则,与项目成本测算和产品的生命周期结合,同时要考虑产品的质量、运输、报关、售后服务、原材料价格上涨等因素。

4.5 合同条款中明确迟交货处罚条款

针对合同签订后因卖方自身问题导致延迟交货的情况,严重影响项目工期和现场生产,武钢设备采购代理公司在合同条款中明确迟交货处罚条款。卖方应按下列费率向买方支付迟交货违约罚款:迟交第1周,按该批迟交货物金额的0.5%计算;迟交第2周,按该批迟交货物金额的0.7%计算;迟交第3周及以上,每周按该批迟交货物金额的1.0%计算;迟交不足一周但超过三天的按一周计算。卖方的迟交货违约罚款总额不超过合同总价的5%。卖方对迟交货违约罚款的支付,并不解除卖方继续交货的义务,但这将作为卖方对买方最终的全部补偿为迟交货违约罚款。若卖方仅部分送货,在实际执行合同的过程中,要求卖方全部交货,然后经被代理企业验收通过后再办理货款支付手续。

在目前的市场环境下,设备采购代理行为具有较强的挑战性,从事设备采购代理的公司需要不断地学习国家法律法规,在实践中不断地总结经验、吸取教训,稳步提高设备采购代理的水平,为被代理企业最大程度地降低采购成本,提高采购效率。

[1] 钱英,张尤仁.招标文件中技术参数和配置要求的编制方法探讨[J].中国医疗器械杂志,2003,27(2):148-149.

[2] 陈柏青.新形势下加强政采代理机构管理的几点建议[N].政府采购信息报,2016-05-04.

PresentSituationandSolutionofEquipmentPurchasingAgent

Lu Guang

(International Trading Co., Ltd of WISCO, Wuhan 430080, Hubei)

Taking equipment purchasing agent of WISCO for instance, this paper analyzes disadvantages of equipment purchasing agent and problems in operation, and then comes up with solutions of these problems.

equipment purchasing; agent; advantage; problem; strategy

F274

A

1671-3524(2017)03-0059-03

2017-06-02

2017-07-07

路 光(1979~),男,硕士,经济师.E-mail:wiscoluguang@163.com

(责任编辑:游 涛)

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