浅析新形势下档案管理工作的规范化

2017-03-11姜红岩

文化创新比较研究 2017年15期

姜红岩

（吉林省大安市机构编制电子政务中心,吉林大安 131300）

在当前社会不断发展的形势下，在档案管理工作中对于管理水平及管理质量也有着越来越高的要求，因而在实际工作中积极实现规范化档案管理，从而进一步提升档案管理科学性及合理性也就十分必要。作为档案管理工作人员，在实际工作过程中应当对新形势下档案管理加强认识，并且应当积极探索及应用有效策略实现档案管理的规范化，使档案管理能够更好满足社会需求及要求，促使其得以更好发展。下面就新形势下档案管理工作的规范化进行分析。

一新形势下档案管理规范化的必要性及重要意义

首先，在新形势下档案管理工作中，档案管理规范化属于必然要求。在当前社会政治、经济及环境均在不断发生变化的形势下，单位运行环境也发生了很大的变化，从而导致一系列的改变，若无法与当前各个方面变化较好适应，则对单位稳定良好发展将会产生十分不利的影响。档案资源作为单位内部的一种重要资源，主要记录单位发展历程，具有十分重要的参考价值，通过规范化档案管理工作可使单位对今后发展方向更加明确，可使单位发展中存在的问题得以较好解决，保证单位得以稳定良好发展，因而档案管理规划化属于企业发展必然要求。

其次，在单位强化自身管理方面，档案管理规范化属于具体体现。在当前单位各项管理工作过程中，档案管理属于重要组成部分，其主要就是对单位实际发展过中存在的各个方面问题实行归档整理，避免企业在实际发展过程出现偏差。另外，在单位文化创建方面，档案管理也是十分重要的组成内容，对于单位良好现象的树立具有重要作用及意义，同时档案资源也是各项工作开展的总结及依据，通过规范化档案管理，可使单位内部各个方面工作得以更加高效开展，对单位内部自身管理水平的进一步提升十分有利。

二新形势下档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理体系缺乏健全

在当前各个单位实际发展及运行过程中，单位内部相关经营体制及管理体制虽然得到不断完善及创新，在较大程度上使经营水平及管理水平均得到较大程度提升，然而在档案管理工作方面仍未能够得到较明显进步及改善，相关档案管理体系仍旧缺乏健全，并且较完善的档案管理制度比较缺乏，从而导致档案管理工作未能够得到较好落实，未能够使档案管理规范化得以较好实现。在当前很多单位内部的档案管理工作过程中，仍选择传统落后档案管理体系实施档案管理工作，导致新形势下档案管理工作实际需求未能得到较好满足，从而对档案管理规范化的较好实现产生不良影响，对档案管理工作效率的进一步提升造成阻碍，同时也会在一定程度上对单位整体良好发展造成不良影响。

2.2 档案管理制度缺乏完善

在当前各个单位档案管理工作中，另外比较普遍的一个问题就是相关档案管理制度仍旧缺乏完善。就当前很多单位发展实际情况而言，很对单位及其内部档案管理部门并未能够依据档案管理实际情况制定专门管理制度，从而对于档案管理工作的实际执行及落实情况也就无法进行较好控制及约束，在有些档案管理部门内甚至未能够在档案管理工作方面指定相关负责人员，导致相关工作人员责任缺乏明确，这种情况的存在也会对档案管理工作质量及水平产生不良影响，造成档案管理规范化无法实现。

2.3 档案管理方法及措施仍较落后

在现代化档案管理工作中，运用现代化科学技术实施档案管理工作属于具体要求，也是必然发展趋势。在当前社会信息技术及计算机技术不断发展的大形势下，档案管理工作也受到很大程度影响，然而就档案管理工作实际情况而言，相关管理方法及管理手段仍旧比较落后，在实际管理工作中所运用相关信息化管理方法也缺乏规范，在档案信息资源管理方面，并未能够构建相关合理网络管理平台，档案信息化管理水平仍旧比较落后。就实际情况而言，很多单位仍选择手工登记及纸质管理模式，管理效率较低，对管理规范规范化实现十分不利。

三新形势下档案管理规范化有效途径及策略

3.1 进一步完善档案管理体系

在新形势下档案管理工作过程中，为能够使档案管理规范化得以更好实现，十分重要的一点就是应当健全并完善档案管理体系，从而保证档案管理工作能够得以更好落实，并且在档案管理体系完善过程中应当认真对待。在档案管理工作实际开展过程中，对于所有档案收集、整理以及记录情况均应当保证详细记录，以便在今后能够更好进行查证。另外，在单位档案管理过程中，为能够对各种不同类型档案实行合理区分以及合理管理，应当档案信息资源实行分列集中处理，从而使档案管理能够更好实现规范化、有序化及科学化，在此基础上使档案管理工作效率能够得以有效提升，使其能够与新形势下档案管理工作实际需求相适应，使档案管理规范化能够得以更好实现。

3.2 进一步完善档案管理工作制度

对于档案管理规章制度而言，其功能主要就是对档案管理工作实行合理指导，并且实行有效约束，从而保证档案管理工作人员能够对自身职责及任务更加明确，在此基础上才能够保证自身管理水平能够得以有效提升，这也是对相关规章制度进行完善的必然需求及要求。在对档案管理规章制度实行完善过程中，应当保证其能够对档案管理工作进行较好规范，还应当保证档案管理规章制度具有较强可操作性，能够在实际档案管理工作中得以较好落实，还应当保证具体一定实际价值，从而才能更好服务于档案管理工作。此外，在档案管理规章制度构建及完善过程中，还应当注意与单位内部实际情况相结合，在此基础上才能够保证相关规章制度更加符合单位内部实际情况，才能够使规章制度更加具有针对性，从而使规章制度作用能够得到更加发挥，为档案管理工作的更好开展奠定更加理想的基础，提供更好保障。

3.3 提升档案管理技术水平

在现代社会不断快速发展的大形势下，利用传统方式及方法开展档案管理工作已经无法满足实际需求，无法使档案管理水平得以提升，也无法使档案管理规范化得以较好实现，这主要是由于档案种类比较多，其实际管理工作有很大差异存在，也就无法使规范化管理得以较好实现。对于传统档案管理方式而言，通常情况下都是通过人工方式实施管理，在实际工作过程中往往需要较好较多人力及物力，并且很难提供充足资源支持。所以，在实际档案管理工作过程中，应当对现代化管理方式进行应用，在实际管理工作中融入计算机信息技术，从而使档案管理规范化能够得以较好实现，并且使其得以较好发展。在档案管理工作过程中，现代化科学技术的应用可使档案管理工作效率得以有效提升，但是在引入新技术的同时还应当对安全性加强管理，使档案管理规范性及保密性能够得以有效提升，使档案管理工作中所发生遗失及泄露情况能够得以有效减少。为能够使档案管理安全性得到保证，应当注意构建保密系统，对于电子档案管理系统应当定期实行维护，保证其使用期间各个方面功能均能够对充分发挥，进而使档案管理安全性能够得到更好保证。