高校馆藏档案数字化外包中的不可控因素

王红光

（云南民族大学档案馆 昆明 650500）

高校馆藏档案数字化外包中的不可控因素

王红光

（云南民族大学档案馆 昆明 650500）

档案部门在开展馆藏档案数字化外包之前，可能过于信任外包提供商的能力及承诺，但在项目实施时，由于种种原因并不能达到档案部门预期的目标。文章提出外包项目实施过程中出现的问题，以期引起关注，并就如何规避，提出相应的解决措施。

馆藏档案数字化外包 不可控因素 对策

信息化是助推21世纪经济社会迅速发展的重要动力，党的十八大提出了“新四化”协同推进的新思路，信息化成为各行业技术进步的高端战略。随着数字化、网络化发展，特别是办公自动化的推广应用，电子文件档案大量产生，促使档案工作必须推行现代化管理。加之档案服务领域的扩展，尤其是工作查考、群众查档、档案文化产品开发等对档案管理和服务提出了更高要求，对档案数字化、信息化的需求日益迫切。影响档案工作生命力的关键因素是档案资源能否有效利用。档案数字化是开发利用档案体系建设、推动档案事业科学发展的需要。为加快云南民族大学馆藏档案数字化进程，云南民族大学档案信息化一期建设项目在学校领导的关心下开始实施。一期项目建设任务主要是进行馆藏教学档案数字化外包。档案馆工作人员在外包项目提出时，过于乐观地考虑到了外包的有利因素，忽略了其在整个过程中的非可控因素，以至影响到外包项目的正常实施。现将非可控因素提出，以期得到相应的解决方案。

一、不可控因素

档案业务外包涉及三个主体——档案部门（文中称甲方）、招投标公司、外包提供商（文中称乙方）；七个环节——外包提出、外包评估、外包立项、外包招投标、外包实施、外包验收、外包遗留。由于有不同的主体参与到不同的环节中，造成数字化外包不可能一帆风顺地按照甲方的意图顺利开展。

1.主体方面。档案部门与招投标公司之间属于委托关系。档案部门——招投标公司——外包提供商，招投标公司是档案部门和外包提供商的中介。招投标公司有优劣之分，且可能与外包提供商有着微妙的关系。招投标公司直接或间接影响档案部门与哪家外包提供商牵手，招投标过程符合程序，但不尽如人意，甲方可能会与已经多方考察口碑不错的外包提供商失之交臂，招标结束后甲方可能初尝外包的苦涩。

经过招投标程序后，档案部门与外包提供商属于代理的关系。一方面，处在信息劣势方的档案部门无法完全了解外包提供商的市场地位、技术状况、财务状况、服务质量、信誉经验等多方面信息，可能在招标过程中选择劣质外包商；另一方面，片面追求低报价时，存在劣质外包提供商排斥优质外包提供商的可能。

面对鱼龙混杂的档案外包市场，档案部门没有可供参考的权威参考体系，这既是因为档案部门在信息不对称的环境下处于“信息洼地”，也是因为国家缺乏对档案外包提供商的具体评估标准，档案外包市场尚待规范。

2.环节方面。档案部门在提出外包申请进入到业务外包环节后，就丧失了对主动权的掌控。

外包提出：档案部门深入了解馆藏情况，掌握需要数字化的档案的数量及状况；选择符合相关条件的外包提供商并进行市场考察。

外包评估：确定需数字化外包范围，聘请校内外专家，对项目的可行性进行论证并给出意见。

外包立项：参照数字化外包服务的市场价格进行预算，并备齐相关材料报批。云南民族大学档案馆在2013年提出立项申请时，参照数字化外包服务的市场价格进行核算，以馆藏档案一期计划完成的量5166卷，每个案卷的页数不尽相同，以平均页数为120页/卷，经向进行过数字化建设的相关档案馆咨询，扫描费用（含人工费等）每页大致0.35元，按每卷120页计，120页/卷× 5166卷×0.35元/页＝216972元。以此提出项目预算22万元人民币报批。

外包招投标：云南民族大学档案馆馆藏档案数字化服务以22万元人民币经费投入，经过立项申请，专家论证，学校审批，省政府审批，从2013年中开始，这一过程走完已是2014年的10月份。满怀希望向社会公开招标，不曾想，竟无人投标！臆测可能是商家无利可图？！整整一年过去了。

2015年，档案馆以原有的档案数量追加经费13万元人民币用于购置相关设备，共计35万元人民币，同年4月获准立项，并再次向社会公开招标。2015年7月，与外包公司签订合同书，预计11月份完成。为确保需数字化处理档案的安全，按国家相关要求必须在工作场所安装监控设备；另档案馆现有服务器存储空间无法满足今后需求，该公司按照合同要求购置并安装了磁盘阵列、HBA卡等存储设备。由于前期的一系列准备工作，导致外包公司于2015年10月中旬才正式进场开展数字化工作，年内完成项目已不可能，工期拖延已成定局。

外包实施：由于档案部门在外包的初期不能提出明确的要求，而在项目实施过程中，根据需要不断追加需求，导致工期拖延。

（1）案卷缺陷：经档案馆工作人员前期的基础鉴定，确定一期纳入数字化范围的案卷大多是20世纪90年代以前的教学类案卷，这些案卷数字化过程中遇到影响进度的主要问题：①采用老的整理方法，案卷分类编号、件的拆分、页码的编码等都不规范，需要逐卷、逐件进行重新整理、编号。②需扫描件多为8开规格纸张，有的非常薄，如新生录检表，且有的破损严重，扫描前需要进行相应的处理；毕业生名册贴有学生的照片，这些特殊的纸张都需作相应的处理，且无法进行高速扫描。

（2）操作实施：首先，该公司第一次为高校提供服务，工作人员对高校使用的档案管理软件不熟悉，也给工作进度造成影响。其次，提供外包服务的过程中，保证质量是第一位的，因而甲方工作人员基本上要不时抽样审核，这也减缓了推进速度。①目录数据：为便于检索利用，目录录入需详尽，凡文中有涉及人名的，必须全文录入，录入工作量加大；录入工作人员皆为刚走上工作岗位的年轻人，录入速度没有想象的快；由于文化素质等原因，对手写字体识别能力低。②图像数据：要求选择正确的扫描方式进行批量扫描，检查图像质量，纠正错误；对分幅扫描文件进行技术拼接处理。但检查发现扫描件打印出来后图像不清晰，且打印图像放不大，请公司技术人员到场处理，拉长了项目完成时间。③数据挂接：要求确保文件目录与案卷目录准确挂接；确保每件档案的图像文件与该档案数据库中的文件目录准确挂接；确保图像文件的内容、数量和排序与档案原件一致。但到场工作人员因不熟悉软件，只会单份挂接，不会批量挂接，还得我们另请专家帮助解决。④档案还原：合同规定，档案还原由外包商负责，但甲方作为档案的拥有单位，实在不放心此项工作由外包商完成。只有抽时间对每一份档案对照原目录进行清点，检查是否缺页，排列顺序是否正确，若有破损现象甲方还得加工处理。

（3）新问题：我校是云南省高校中首家开展馆藏档案数字化外包服务的，没有经验可借鉴，需要在工作过程中边学习，边总结。就新生录取名册、毕业生名册等，我们反复思考其最佳扫描和存储方式，如何区分一份文件等等，诸如此类无法预测的问题，在工作过程中屡屡发生。

外包验收：因项目未完成，作为甲方的学校档案馆没有组织专家验收，但我们在使用的过程中发现了一些问题。扫描项是按相关标准进行的，但结果不尽如人意，清晰度不够。或在电脑上看清晰度还行，打印时一是不能自由设置纸张大小，二是字迹模糊，正在查找原因以期解决。项目完成后，验收只能是抽检，会出现抽检不到问题件的情况。

外包遗留：签订合同时甲方没有考虑到外包项目完成验收以后，出现由于乙方工作的失误给甲方造成损失的弥补。

上述诸多在项目外包工作中所遇到的难以估计的不可控的主客观原因，都可能导致档案馆馆藏数字化外包项目无法按质按量顺利实施。

二、解决方案

为尽量避免不确定因素给档案部门造成损失，未来对档案业务外包的管理应采取如下相应对策。

1.制定规范，明确标准。我国档案业务外包发展已近20年，但仍然缺乏体系化、成熟化的法规标准来规范当前无序发展的档案服务外包行业。2015年1月，国家档案局颁布《档案数字化外包安全管理规范》，从安全管理责任制、数字化场所监管、档案实体安全、档案信息安全四个方面为档案数字化外包中的风险管理提供了依据。国家、地方相关部门应该以该《规范》为参考，进一步制定档案业务外包管理规范，明确档案业务外包立项、招投标、外包商准入、外包实施环节的标准，加强对外包过程中违法行为的追究，规范双方行为。

2.建立评价、监理制度。各级档案主管部门应联合工商、质检等相关部门，制定档案服务外包商资质评审办法，建立资质动态管理制度和资质信息披露制度，定期发布资质评级结果和资质变更公告，减少信息不对称。引入监理机制，一方面，协调双方沟通，从专业角度对外包项目进行建议、指导；另一方面，监理方可充分利用“局外人”的地位，建立外包成果评估机制，客观公正地对外包招投标的行为进行检查，促进档案业务外包良好效果的实现。

3.加强管理，保障目标实现。强化合同细节制定，不仅要对双方权利、义务进行明确，尽量量化合同中的实质要素和衡量标准，针对可能出现的违约、失密问题预先设立规则，对验收要求预先清晰，也可以尝试增添“保证金”条款，一旦外包提供商出现损害档案部门的行为，作为甲方的档案部门可以通过罚没保证金作为补偿。

我国档案业务外包兴起于20世纪90年代，伴随着档案事业的不断发展，档案业务外包在向前推进的同时，档案部门和外包提供商之间的问题逐一凸显出来，现就我校档案馆在实施外包过程中出现的问题列举出来并推出相应对策以期能达进一步规避。

[1]基于博弈论的档案业务外包风险管理研究[J].档案学研究，2016（2）.

云南省档案局科技项目（2014-Y-010）。

王红光，云南民族大学档案馆研究馆员，研究方向档案管理。

G270.7

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2017-02-28