刍议高校研究生学位档案部门立卷策略

马燕婷

（华南理工大学档案馆广州510641）

刍议高校研究生学位档案部门立卷策略

马燕婷

（华南理工大学档案馆广州510641）

部门立卷是高等学校档案工作的基本制度。文章分析了高校研究生学位档案实施部门立卷归档制度的现实意义，提出包括加强档案法规宣传、制定部门立卷实施方案、定期提供档案技术支援、专人监管部门立卷流程、形成部门立卷激励机制等研究生学位档案部门立卷策略。

高校研究生学位档案部门立卷

G275.9

A

2017-06-15

高校部门立卷归档工作是指高等院校各二级单位将一定年度内办理完毕的、具有查考和保存价值的文件材料等，按照高校档案立卷的方法和要求立成案卷，定期移交到学校档案馆的工作。国家档案局自1955年推行文书处理部门立卷；2008年教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（简称“27号令”）第十六条规定“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”。无疑，部门立卷是高等学校档案工作的基本制度，从档案产生的源头开展部门立卷工作，有助于提升档案的完整性，减轻档案管理部门的立卷压力，保证了档案的高质量征集和保管利用。然而在实际工作中，高校档案部门立卷的推进存在着各种各样的困难，很多高校档案只能实现小范围或小规模的部门立卷，甚至许多档案馆不得不自行承担起全校档案的立卷归档工作，部门立卷制度的推进任重而道远。

随着各高校教学科研工作不断向前发展，高校档案的收集数量日渐增长，以华南理工大学档案馆为例，2016年全馆接收纸质档案数总计42016件，8349卷，折合49691件。档案收集数量与日俱增，然而我国众多高校档案馆管理人员的编制却并不充裕，有限的人力、物力难以承担不断增长的高校档案工作发展要求。就研究生学位档案这一门类而言，2016年华南理工大学有近4500人获授硕士学位，近500人获授博士学位，研究生学位档案以每年近5000卷的幅度稳定增长。研究生学位档案作为高校档案中数量、质量数一数二的特色档案门类，仅靠人手单薄的档案馆专职工作人员整理立卷显然是不现实的，学位档案推行部门立卷势在必行，意义重大。

一、研究生学位档案实施部门立卷归档制度的现实意义

研究生学位档案主要是指高校或科研机构在培养研究生的过程中产生的有价值的材料和历史记录[1]73。以华南理工大学为例，一份完整的研究生学位档案包括有硕/博士学位（毕业）论文答辩及授予学位审批材料、学位论文评阅书、学位论文答辩表决票、学位论文、毕业研究生登记表等等，学位档案囊括了研究生从研究生培养阶段，到论文撰写、评阅、答辩直至获授学位的整个过程中产生的大量纸质和电子材料。高校档案馆推行部门立卷制度以前，学位材料一般由研究生院负责归集成套，再移交至档案馆整理立卷和录入数据，最终形成一人一卷的规范统一的学位档案，以便长期保存和利用。由此可见，学位材料虽然数量、质量庞大，其档案内容却具有成套性和规范性的特性，档案来源部门单一稳定，立卷模式也较为固定统一，且研究生院作为各高校研究生教育培养工作的主管部门，拥有高度负责任的教工队伍、数量稳定且高素质的研究生勤工俭学群体，研究生院兼职档案员与学生助理足以承担学位档案部门立卷的相关任务，可以说，研究生学位档案拥有推行部门立卷制度的先天条件。

研究生学位档案作为高层次人才培养过程的结晶，不仅反映了研究生个人的受教育经历与学术科研水平，也反映了高等院校多年来研究生教育与管理的基本概况、育人成果及发展变迁，因此学位档案具有深远的保存和利用价值。多年来，高校档案馆中主管学位档案的档案管理人员，长年忙于从事数量庞大的研究生学位档案的收集整理和立卷保管，而疏于对学位档案的利用研究和价值发掘，这些数量庞大、价值深远的研究生学位档案不得不长期深锁库房，未能很好地实现它们的保存价值，造成严重的资源浪费。一旦研究生学位档案实施了规范合理的部门立卷归档制度，将大幅缩减档案收集整理环节，提升了档案产生源头的管理力度，保障了档案的完整性、安全性、有序性，成功实现学位档案的收集、整理、立卷一体化科学管理，有利于促进研究生学位档案的保护与开发利用；更重要的是，部门立卷制度的推行可大幅降低高校档案管理部门的立卷压力，将高校档案管理人员从无限冗长、不断重复的学位档案立卷工作中解脱出来，继而参与档案利用、档案编研等其他工作，从而发掘研究生学位档案的更大价值。

二、研究生学位档案部门立卷相关策略

研究生学位档案的立卷管理大致包括以下流程：材料收集、整理立卷、数据著录/补录、档案运送、上架库存，除上架库存以外，其他流程均可利用研究生院的场地、人力和物力，通过部门立卷的方式成功实现。显然，部门立卷工作将为档案产生部门带来更多的人力、物力消耗，对他们现有的工作内容提出更多、更高的要求，且带来新的工作压力。如何促使研究生院配合部门立卷相关工作、保证部门立卷的各个环节畅通运行、实现研究生学位档案部门立卷的科学管理，高校档案管理部门可适当采用以下策略：

1.加强相关档案法规宣传。部门立卷制度在我国推行多年，各级档案管理部门早已就部门立卷工作的推进建立了一系列法规保障。为进一步做好学校部门立卷归档工作，2011年，华南理工大学档案馆也根据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）及《华南理工大学档案管理办法》（华南工校[2010]41号）等，成功制定了《华南理工大学部门立卷归档工作规范》，使本校的部门立卷工作有法可依、有章可循。

就高校档案特殊的工作环境而言，研究生院、档案馆同属高校内部的平级单位，双方拥有友好沟通、长期合作的基础。研究生学位档案部门立卷工作的推进，难免为研究生院相关工作部门带来新的工作压力，双方事前的友好磋商必不可少。高校档案馆与研究生院拥有做好研究生学位档案工作的共同目标，在双方沟通合作的过程中，档案馆应注重对部门立卷相关法规的积极宣传和内容解读，动之以情，晓之以理，努力取得研究生院的理解和配合，友好的沟通合作基础将大大有助于部门立卷工作的进一步推进。

2.制定部门立卷实施方案。研究生学位档案的部门立卷需要研究生院派出兼职档案员与学生助理共同参与，这两类人员学习能力强、工作效率高，却都有着工作内容多、范畴广、流动性强等特点。尤其在部门立卷的起步推广阶段，部分兼职档案员和学生助理对部门立卷的相关工序一窍不通，又不能长时间专职参与其中，这种困境之下，一套科学合理的部门立卷实施方案显然是必不可少的。“档案部门应就档案材料的整理质量要求向归档部门提供相应的业务操作指南，包括卷内材料的排序、案卷目录设置、档案盒规格、档号编排等内容。归档部门在收集各类档案材料的同时，也应向研究生本人及相应的培养单位提出质量要求，做好前期控制，层层把关，确保档案移交质量。”[2]43

为保证部门立卷工作的顺利进行，减少乃至杜绝立卷过程中可能出现的工作差错，高校档案馆不仅需要制定具体的业务操作指南，更应主动制定一整套完整细致的部门立卷实施方案，包括研究生学位档案归档范围、各部门人员分工、硕（博）士学位档案立卷教程、各年度研究生学位档案部门立卷工作计划表等，通过制定内容具体、分工细致的实施方案，明确人员职责、划定工作范畴、限定工作进度，从而有效地制止立卷过程中相互推诿、工序拖沓、粗制滥造等情况的发生，保证研究生学位档案部门立卷工作能够高效率、严要求、强质量地开展。

3.定期提供档案技术支援。高校档案馆拥有专业而丰富的档案管理人员，在研究生学位档案部门立卷的过程中，档案馆应主动向研究生院的兼职档案员、学生助理提供立卷过程所需的各类技术支援，包括解说立卷流程、提供立卷范例、维护档案管理系统、检修数据网络等等。在部门立卷工作的初始阶段，专业档案管理人员应召集研究生院兼职档案员、学生助理，以开展专业培训的方式详细讲解和示范学位材料收集整理、盖档号章、编写档号、撰写封皮、数据著录/补录等一系列研究生学位档案立卷的标准流程。进入正式的部门立卷程序以后，专业档案管理人员更应手把手参与其中，树立正确优秀的立卷范例，从中教导和激励从事部门立卷的研究生院师生工作人员。

研究生院兼职档案员与学生助理均具有流动性大的特点，尤其是学生助理，几乎每一学期便更换一批，因此高校档案馆应定期向参与学位档案部门立卷的研究生院工作人员开展业务培训，建议每学期举行一次大型培训，小型培训不定期举行。部门立卷属跨部门的异地作业模式，为保障数据著录和补录等工序不受网络因素影响，档案管理系统维护、数据网络检修等工作还需档案馆长期派人跟踪维护，档案系统和计算机技术支援应贯彻至研究生学位档案部门立卷工作的始终。部门立卷实施过程中，高校档案馆要明确内部档案专职管理人员的岗位职责和具体分工，保证向研究生院长期提供专业负责的档案技术支援。

4.专人监管部门立卷流程。研究生学位档案部门立卷制度的成功实施，并不意味着高校档案馆专职管理人员从此能够甩手不干，彻底“摆脱”繁琐的立卷工作。事实上，部门立卷的每一步骤都至关重要，关系着研究生学位档案最终的归档质量，高校档案馆应主动做到领导监督、专人负责，派出专职管理人员长期监管部门立卷工作流程，保证研究生学位档案部门立卷的各个环节少出差错乃至不出任何差错，避免产生不必要的工序浪费。

研究生学位档案在研究生院经部门立卷组卷完成以后，将尽快送往档案馆检查签收并库存上架。送至档案馆的学位档案经检查一旦发现立卷错误，需要两个部门共同协商解决问题，如果研究生学位档案立卷错误率较高，甚至需要“返修”处理，两地反复运送不利于学位档案的安全保管，还为辛勤从事部门立卷的研究生院相关工作人员带来了更大的压力。为减少研究生学位档案“返修”情况的发生，流程监管便成为了部门立卷工作中十分重要的一环。高校档案馆派出的专职管理人员应严格做好部门立卷的流程监管，立卷现场针对对方咨询提供立卷建议的同时，更应定期开展大面积的成品抽查，尽量将问题和差错控制在部门立卷的第一现场，减少双方的人力、物力消耗，提高研究生学位档案的完整度与安全性。

5.形成部门立卷激励机制。在高校档案馆与研究生院的共同努力下，研究生学位档案可最终实现规范稳定的部门立卷归档制度。部门立卷并非一朝一夕的实践尝试，它作为一种科学先进、行之有效的归档制度，应坚持不懈、长期稳定地推行下去。为吸引校内各部门以更加积极的态度参与部门立卷工作，高校档案馆还可向学校申请“将档案工作纳入到各部门的年终考核指标体系之中，建立起对立卷部门和兼职档案员最有效的约束机制；此外，高校档案馆每年还应开展档案工作先进集体和先进个人评选，学校行文表彰，对立卷部门和兼职档案员给予激励。”[3]36

由于高校研究生学位档案数量庞大的特点，研究生院推行部门立卷所承受的工作压力不容小觑，相关工作人员孜孜不倦投入部门立卷工作的态度与做法应该受到校方和档案管理部门的表彰，这种表彰既是对他们努力工作的认可和奖励，也是激励他们继续推行部门立卷工作的动力。高校档案馆专业指导和表彰激励双管齐下，促使研究生院工作人员长期不懈、认真努力投入到部门立卷工作中，才能保证部门立卷制度长期稳定地推行下去，开创研究生学位档案科学管理的稳定新局面。

[1]马林刚.馆藏研究生学位档案工作面临的困境和管理创新[J].兰台世界,2014（9）.

[2]郑奇茹.高校研究生学位档案归档模式研究[J].兰台世界,2013（7）.

[3]杨艳.高校部门立卷制度的创新[J].中国档案,2015（8）.

Strategies of Department Filing of Postgraduates Degree Archives in Colleges and Universities

Ma Yanting
(Archives of South China University of Technology,Guangzhou 510641,China)

Department filing is a basic regulation of archival work in colleges and universities.The paper analyses the practical meaning of carrying out department filing of postgraduates degree archives,and puts forward some strategies for department filing of postgraduates degree archives,such as strengthening archival rules publicity,formulating a scheme,providing technical support regularly,assigning specific people to supervise the filing process,forming incentive mechanism of department filing,and so on.

colleges and universities;postgraduate;degree archives;department filing

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.25

广东省档案局科研项目（YDK-169-2017）。

马燕婷，华南理工大学档案馆助理研究员，研究方向为档案管理。