大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策分析

董惠琴

（宁夏大学银川750021）

大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策分析

董惠琴

（宁夏大学银川750021）

当前，大数据时代的到来给社会各领域带来了深远的影响，高等教育便是其中之一。学生档案管理作为高等院校的重要工作组成，不仅关乎到学生的学习发展，还影响到高校工作的正常运行。本文中，笔者结合当前大数据发展的实际情况，首先对大数据进行了基本概念，紧接着分析了高校档案管理在大数据时代背景下面临的挑战，最后在前文的基础上就大数据时代高校学生档案管理的对策进行了探讨，希望能够为今后相关内容的研究提供一定的参考依据。

大数据时代高校档案管理挑战对策

G647.24

A

2017-05-30

随着社会经济的快速发展，信息技术水平的不断提升，数据分析对社会各领域的发展具有重要的促进作用，这直接推动了大数据时代的到来。高校作为培养人才的重要场所，不仅要为学生提供良好的教学资源，还应当为学生的学习解决后顾之忧。作为学校各项教学和管理工作的具体体现，在传统管理方式不能满足时代发展需求的情况下，高校档案管理部门如何应对大数据时代带来的挑战，已经成为比较重要的话题。

一、大数据概念

大数据是相对于传统数据而言的，是互联网技术不断发展的产物。就当前业界对大数据的研究来看，大数据本身并没有明确的定义，对于大数据的定义不同的组织或个人有着不同的理解，但从字面意思理解的话大数据指的是庞大的数据信息。为了更好地进行本次研究，本文综合各研究对大数据的定义，将大数据定义为如下内容：大数据指的是无法在可承受的实践范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理数据集合，必须要应用新的处理模式才可进行充分挖掘并充分利用的“信息资产”。

二、大数据时代高校学生档案管理面临的挑战

大数据时代的到来，既给高校学生档案管理带来机遇，同时又带来挑战。大数据的影响已经触及到了高校管理工作中，学生档案管理是其典型表现。纵观各大高校学生档案管理工作，很大程度上受到了大数据时代的冲击，主要表现在纸质化档案存储不足、档案管理技术不成熟、学生档案缺乏预测性等方面。

1.纸质化档案存储不足。传统的高校学生档案管理工作中，学生档案记录的仅仅是学生的常规表现，如学习经历、学习成绩、政治表现、奖惩情况等。随着社会对复合型人才的需求越来越大，仅仅从学生学习成绩和政治表现等方面来考察已经难以满足市场要求，高校档案归档范围相应地有所拓宽，部分高校的学生档案除了上述提及的信息之外，还将诚信档案、心理档案、实践档案等纳入到学生档案中，丰富了学生档案信息资料，使得学校和社会对学生有着更加全面的了解。对绝大部分高校而言，在进行学生档案管理的时候仍然停留在纸质档案管理层面，人工管理依旧占据主导，数字化档案管理知识在探索阶段，这样的学生档案管理方式明显跟不上时代发展的步伐，不利于学生档案信息的有效利用[1]。然而，高校受限于资金、人才等因素，在建设数字化学生档案管理的过程中显得心有余而力不足，库房资源严重阻碍了学生档案管理工作的进一步发展。

2.档案管理技术上存在缺陷。大数据时代背景下，档案管理应当要体现一个“大”字，也就是说要在以往的档案管理工作上，以“大档案”和“大服务”为导向。只有以“大档案”和“大服务”为导向，用户才能更加便捷地获取到想要的信息资源，这就要求高校在档案管理工作中创新管理技术，实现档案管理多元化、可视化、智慧化的目标，从而为用户提供更加高质量的档案信息服务，以此满足用户不断增长的个性需求。这样一来，高校学生档案管理工作在管理技术上则面临更加严格的要求[2]。目前，一些高校已经建立了学生电子档案来实现对学生档案的管理，但是在信息资料更新和服务方面，具有严重的滞后性，从信息资料的收集、处理、存储到利用，持续的时间非常长，通常都是以学期或者学年为单位，这种管理方式的存在与大数据时代背景下对档案管理工作的要求严重不符。另外，延续性和整体性的缺乏也是高校学生档案管理工作的缺陷所在。比如，新生刚入学的时候，高校学生档案管理部门组织工作人员对学生的档案信息进行整理，而下一次的整理时间可能是一年之后甚至直到学生毕业，这显然无法应对大数据时代提出的要求。

3.档案管理缺乏预测性。大数据时代，数据分析最大的特点就是通过对已有数据的分析，预测今后一段时间内数据的发展情况，这也是大数据时代的最大优势之一。高校学生档案管理中，工作的开展通常都是停留在资料备份和存档层面，保存好学生的档案资料，防止档案资料的丢失是高校学生档案管理工作开展的最大目标。大数据时代背景下，通过对大数据的挖掘、分析和应用，可以对未来一段时间内事物的发展趋势做出一定的科学判断和预估，从而为相关决策的制定提供更加充足、更加科学的依据。因此，高校学生档案管理不能再局限于关注学生以往的各项表现，而是要通过对学生以往各项表现的数据挖掘和分析，为高校管理工作提供专业的、科学的、合理的决策参考。比如，大学生心理健康是社会非常关注的话题，高校建立学生心理档案信息资料，借助可视化技术，将学生大学期间的心理健康状况以动画、视频地形式呈现出来，从而更加直观地测量学生的心理健康信息，实现对学生心理健康状况的追踪。然而，就当前高校学生档案管理工作的开展来看，高校距离这一步还有很大的差距[3]。

三、大数据时代背景下高校如何做好学生档案管理工作

高校要想进一步提升学生档案管理水平，实现对学生的全面关注和培养，高校就必须认真分析学生档案管理存在的问题，研究落后于时代发展的原因，针对性地提出应对策略，不断改善学生档案管理工作。接下来，笔者在参考相关文献资料的基础上，结合自身的工作实践，就大数据背景下高校学生档案管理工作的应对措施进行探讨。

1.重视学生档案管理，实现资源的有效整合。实践决定认识，认识对实践具有能动作用。因此，在大数据时代背景下，高校应当对学生档案管理工作保持高度的重视。以往，高校各项工作开展中，学生档案管理工作显得毫无存在感，给人一种可有可无的感觉，这虽然有一定的夸张成分，但是确实反映了学生档案管理工作不受重视。因此，高校一定要重视学生档案管理工作，无论是思想上还是行动上，都应当重视起来，加大对学生档案管理的投入，为学生档案管理工作提供完善的制度保证。另外，高校要树立“大数据”的档案管理理念，围绕大数据分析开展档案管理工作，实现资源的有效融合。实现资源的融合，有利于保证高校的教学、管理和科研工作的顺利开展。比如，高校想要在大一学生中开设一门课程，该课程的开始应当改变以往课程的开设方式，从学生档案信息资料中获取信息，进行筛选，确定好课程的时间、地点等内容，依据学生的情况确定开设课程的相关内容。

2.构建大数据平台，实现档案管理的可视化。构建大数据平台，实现学生档案管理的可视化，要求运用科技数据处理技术对收集到的学生档案数据进行收集、整合、共享和利用。比如，高校在进行学生档案管理工作的时候，要想了解学生档案信息中各专业的人数比例及成绩情况，并不需要通过人工查询的方式获取，可以直接通过观看数据进行了解。对于学校而言，以往学校要想了解自身同其他兄弟院校相比所具有的优势和劣势，需要在网上找寻专业机构的数据分析，而通过学生档案中体现出的信息，可以直接了解在学生工作这一方面高校具有的优、劣势。此外，大数据平台的构建，有利于高校各部门学生信息的整合。

3.开发适合学生事务管理的大数据分析工具。高校档案管理，既然教师档案管理，也包括学生档案管理，还包括其他行政人员的档案管理，不同目标人群的档案管理性质不一样。对于学生档案管理而言，应当具体情况具体分析，为学生档案管理量身定制出一套满足学生发展要求，适合学生档案管理的大数据分析工具。在具体的操作过程中，高校除了要发挥出自身的人才优势之外，还应当加强同相关科技企业的合作，实现强强联合，将人才优势和资金优势有效地结合在一起，借助大型科技企业的力量，实现学生数字档案资源的有效挖掘和利用[4]。现阶段，部分高校已经充分利用了大数据带来的优势，通过和企业开展合作，在学生资助与管理、奖学金的申请以及学生住宿管理方面开发了针对校情的学生信息管理系统，取得了不错的运行效果。

4.提高学生档案管理的服务质量。高校学生档案管理不应当只注重保存，在大数据时代背景下，高校还应当充分利用学生档案信息资源，为高校学生管理者提供服务。除了上述提及的开发适合学生发展的大数据分析工具之外，还应当为信息用户提供个性化的服务，通过细节化分析，预测出信息用户真正的需求，实现主动为信息用户的目标。

5.建立高质量的人才队伍。在大数据时代背景下，高校要想进一步提升学生档案管理的水平，除了上述提及的重视学生档案管理，实现资源的有效整合，构建大数据平台，实现档案管理的可视化，开发适合学生事务管理的大数据分析工具之外，还应当加强专业人才的培养，建立起高质量的学生档案管理队伍[5]。如果学生档案管理仅仅依靠人工的处理，简单地对档案资料收集是不能满足要求的，学生档案管理人员应当以“大数据”思维去管理档案。这样一来，学生档案管理人员面临的要求更高，既要专业的档案知识，又要学会对数据信息进行分析，还有掌握数据建模分析和数据处理的能力。因此，高校应当充分发挥自身的人才资源优势，加强对档案管理专业人才的培训，提升其专业知识和实践管理技能，逐渐建立起一支高质量的学生档案管理队伍，提升高校学生档案管理人员的整体素质，满足大数据时代对高校学生档案管理工作提出的要求，促进高校学生档案管理数字化、信息化、可视化的实现，从而为社会输送高质量的行业人才。

总而言之，大数据时代背景下，给高校学生档案管理工作带来机遇的同时，也带来了一定的挑战。高校学生档案管理部门一定要充分认识到档案管理工作中存在的不足，认真分析学生档案管理工作开展过程中出现的问题，利用大数据带来的优势，并发挥高校的人才优势，重视学生档案管理工作，实现资源的整合，构建大数据平台，实现档案管理的可视化，不断对学生档案管理工作进行完善，使得学生档案管理工作符合当前大数据时代提出的要求，解决学生的后顾之忧，为学生的学习创造良好的外部环境，使得学生能够全身心地投入到学习当中。

[1]张冉妮,杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界,2015（2）:21-22.

[2]周莹莹.新时期高校学生档案管理的时代需求[J].读与写（教育教学刊）,2015（1）:95.

[3]张峻山.大数据时代高校学生档案管理与利用探讨[J].黑龙江史志,2015（9）:169+171.

[4]韦耀宁.大数据时代的高校档案管理“价值链”建设[J].兰台世界,2015（32）:92-93.

[5]张亚凤.探讨大数据时代高校学生档案的管理[J].兰台世界,2016（18）:63-65.

Challenges and Countermeasures of College Students' Archives Management in Big Data Era

Dong Huiqin
（Ningxia University,Yinchuan 750021,China）

At present,the arrival of the era of big data has brought far-reaching impact on all areas of society,and higher education is one of them.As an important part of the institutions of higher education,student archives management is not only related to the students' learning and development,but also to the normal operation of colleges and universities.In this paper,based on the current situation of big data development,the author first presents the basic concept of big data,then analyzes the challenges university archives management faces under the background of big data,and finally discusses the countermeasures,in hope of providing some reference for b future relevant research.

big data era;colleges and universities;archives management;challenge;countermeasures

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.07

董惠琴，宁夏大学馆员，研究方向：学生档案管理.