如何加强学校档案收集与整理工作的思考

杜婷婷

（海口经济学院海口570203）

如何加强学校档案收集与整理工作的思考

杜婷婷

（海口经济学院海口570203）

在学校综合管理工作实践中，档案管理工作发挥着极其重要的作用，是基础性工作之一，档案管理工作质量对学校各项管理工作的开展产生着一定的影响，甚至在评判学校综合管理水平的过程中，档案管理是一项较为重要标准，受到高度关注。所以在积极开展档案综合管理工作的过程中，学校应该更加重视档案的收集和整理工作，并结合新技术的引入，积极探索相应的收集和整理措施，希望能为学校档案管理工作的开展提供相应的支持和辅助，为学校整体管理质量的提高提供良好的支持。

学校档案管理收集整理

G272

A

2017-06-18

学校档案简单地说就是在学校综合管理工作中，各项活动如招生、管理、教学、科研等活动的历史记录，对于学校的管理工作、学生的生活以及社会的发展都具有一定的研究意义和价值。一般情况下，学校在对档案进行收集和整理的过程中分为文字记录、图表信息、影像信息和音频信息等四个方面，并且记载的载体和在整理活动中使用的方式存在一定的差异。在学校综合管理工作实践中，合理利用档案资源，能够让人们对档案形成更为明确的认识，并辅助学校管理人员更好地完成学校档案管理工作，学校档案管理工作的整体水平也会有所提高。所以新时期背景下，十分有必要对学校档案收集和整理工作进行研究和分析，并制定合理化的策略，希望能够全面推进学校档案收集和整理工作的优化开展，促进档案管理作用的发挥，为学校的稳定运行提供良好的支持。

一、学校档案收集和整理工作

1.学校档案的收集。对学校档案进行收集需要按照国家相关规定进行，并且将学校内部相关部门以及各个科室的工作人员纳入到工作体系中，希望能够获得多部门工作人员的配合，在多部门的努力下增强档案收集工作效果，为档案收集工作的优化开展创造良好的条件。在积极开展具体的档案收集工作实践过程中，工作人员应该融入完整性思想，将保证档案资料的完整性作为开展各项工作的前提条件。在实际工作中，档案收集工作相对较为繁琐，并且涉及学校多个部门及其工作人员。学校每个部门在开展档案收集工作的过程中都需要有专门的管理人员进行分类和归档，再交给档案室工作人员进行统一的管理。同时，对于学校综合管理工作实践中形成的不同类型档案，在开展收集工作的过程中也应该尽量结合不同地区的工作要求开展收集工作，如文书档案和教学档案应该在新学年开始前完成对上一学年档案的归档。在对档案进行收集的过程中，收集归档工作的要求也存在一定的差异，只有及时进行归档并整理成册，才能促进档案管理水平的提高，为档案资源的有效利用创造良好条件。所以在学校档案收集工作中，应该从多角度对档案收集工作进行研究和分析，并提出合理化建议，希望能够促进档案归档工作的优化开展，全面促进学校档案资源在新时期背景下的有效利用。

2.学校档案的整理工作。学校档案的整理工作包含两个方面的主要内容，即对档案内容进行整理，并且在整理过程中应该注意辨别档案文件的真假，对档案整理工作中所涉及的文件资料进行及时考证，并对档案史料进行适当编辑等，保证档案整理工作效果。对档案实体资料进行整理，将学校综合管理工作中形成的档案资料进行系统化、有序化分类，并且按照一定的要求进行组合和编目，保证档案整理工作的标准性和有序性[1]。一般来说，学校档案整理工作与对学校档案内容的鉴别和档案所涉及活动的考证存在一定的联系，通常情况下，对学校档案整理工作进行研究和分析，往往将对学校实体档案的整理作为重要的研究对象。同时，学校的档案整理工作也是档案工作的核心工作，需要学校档案管理人员加强对整理工作的重视，并注意在开展档案整理工作的过程中联合多部门共同参与整理工作，切实保证学校档案整理工作的实际效果，为学校档案整理工作水平的提高创造良好的条件。唯有如此，学校档案整理工作才能够逐步取得理想的发展成效，整体整理工作水平也会有所提高，对学校档案工作的开展和档案资源的利用产生着一定的积极影响。所以在学校建设和发展过程中，一定要加强对学校档案整理工作的重视，并积极探索相应的整理措施，为档案整理工作的全面推进提供良好的支持和借鉴。

二、学校档案收集和整理工作的重要特点

在学校档案管理工作实践中，档案收集和整理工作表现出一定的个性化特征，学校档案管理部门的工作人员要想提高档案管理效果，就应该对档案收集和整理特点进行分析，进而制定有针对性的收集和整理措施，为档案管理工作的顺利推进创造良好的条件。

1.分类相对较多。调查研究发现，现阶段学校档案的收集和整理工作表现出明显的分类多特点，按照不同的对象对档案进行划分，能够划分为学生档案、教学档案、人事档案、会计档案等，也能够按照不同的记录方式进行划分，如录像档案、录音档案、文字档案和照片档案等。而不论学校档案以何种方式存在，都能够作为重要的文献资源在学校综合管理工作中发挥数据参考作用，对学校的真实情况进行反应，并且能够为学校的下一步发展做出正确的指引，促进学校科学决策水平的不断提高，推动学校在新时期背景下的持续稳定发展。

2.涉及的范围较广。学校档案资料的搜集和整理与多个部门存在一定的联系，需要学校所有科室相关工作人员的共同配合，甚至积极参与其中。所以在开展学校档案管理工作的过程中，应该注意档案收集和整理工作所涉及的范围，保证档案收集和整理工作的全面性和系统性。此外，在当前信息时代背景下，随着信息技术在档案收集和整理工作中的广泛应用，学校档案收集和整理的范围也得到了进一步的拓展和延伸，此时要想全面提高档案管理成效，就应该从多角度对档案收集和整理工作进行系统的研究和分析，增强档案收集和整理工作的全面性。

3.档案收集和整理工作表现出较强的连续性。连续性也是新时期背景下我国学校档案管理工作的重要特点，并且这一特点的存在对学校档案收集和整理工作的优化开展产生着重要的影响。新时期背景下，随着我国教育教学改革工作的逐步推进，学校综合管理工作中每年都会遇到一些具有特殊性的事件，并且部分事件甚至需要跨学年完成[2]。这就造成学校档案收集和整理工作表现出一定的连续性特征，在开展档案收集和整理工作的过程中应该注意其连续性，并对各项工作进行优化调整，只有如此，才能够提高学校档案收集和整理工作成效，为学校档案资源在新时期背景下的优化利用提供相应的支持和保障。

4.学校档案收集和整理会受到多种因素的影响。在学校综合管理工作实践中，档案的收集和整理也会受到多种因素的影响而发生一定程度上的变化，所以要想保证档案收集和整理工作成效，在开展档案管理工作过程中应该对涉及的相关要素进行系统的研究，并加强对档案管理制度的构建，希望能借助对档案管理制度的落实，促进学校档案收集和整理工作的优化开展，提高档案管理质量。这样，在学校档案收集和整理工作中就能够有效规避不良影响，档案管理质量也能够得到明显提高，对学校的持续稳定发展产生一定的积极影响[3]。

三、新时期全面加强学校档案收集和整理工作的有效措施

基于新时期全面加强学校档案收集和整理工作的重要性以及档案收集和整理工作对学校建设发展的影响，应该结合档案管理工作呈现出的新特点对档案收集和整理进行适当的调整，增强档案收集和整理工作的针对性和系统性，希望可以循序渐进地改善档案收集和整理现状，促进档案管理水平的提升和管理作用的发挥，以期可以有效促进学校的稳定发展。在具体操作方面，学校全面加强档案收集和管理工作，可以从以下方面入手进行系统的研究和分析。

1.加强宣传，提高学校管理人员的档案管理意识。学校要想让各部门的工作人员都认识到档案管理工作的重要性，并积极配合档案管理工作的优化开展，就应该加强宣传工作，让更多的人认识到档案管理工作的重要性，积极配合档案收集和整理工作的开展。同时，在优化开展档案管理重要性宣传工作的基础上，内部档案管理人员的责任意识也能够得到适当的培养，并且以高度的社会责任感投入到档案收集和整理工作中，促进学校档案收集和整理水平的逐步提高，为档案资源的有效利用创造良好的条件。同时，借助宣传教育，也能够促进档案管理人员自觉加强自身综合素质的培训，保证能够与时俱进对档案收集和整理工作方式、方法等进行适当的调整，有效增强档案收集和整理工作与时代发展的契合度，真正发挥出档案收集和整理的重要作用，促进档案资源有效利用率的提高，为学校的稳定发展提供良好的支持。这样就能够在宣传教育的辅助下改变过去被动管理的尴尬局面，从被动管理转变为主动探索和服务，为档案管理工作的全面优化创造良好的条件。

2.建立健全学校档案管理制度，对档案归档范围进行合理确定。完善的档案管理制度和明确的档案管理范围对档案管理工作的优化开展产生着至关重要的影响，所以在当前档案管理工作要求和技术手段发生一定变化的情况下，学校应该加强对档案管理制度建设的重视，并对档案归档范围进行明确规定，希望能够有效促进档案管理工作的全面优化开展。在具体探索档案收集和整理工作的过程中，借助完善的管理制度，针对具体情况对档案收集和整理工作进行分析，能够让学校师生以及档案管理人员对档案管工作的重要性形成新的认识，并且在明确职责范围的作用下，档案管理人员在全校师生群体的配合下积极开展档案收集和整理工作，能够促进档案收集和整理工作的全面性和系统性，促进档案管理工作水平的提高[5]。同时，在当前档案收集和整理技术水平不断提高的社会背景下，学校加强对档案管理制度的构建，能够积极引导全校师生共同参与档案收集和整理，并且在完成档案收集和整理后，直接由档案管理人员进行统一的归档，档案收集和整理的及时性和准确性必然会有所提高。此外，为保证档案管理工作全面优化，学校各级领导也应认识到档案管理工作的重要性，并在对学校各类型档案归档和保存情况进行全面分析的基础上，对档案管理人员的工作行为进行有效监督。唯有如此，档案管理工作才能够呈现出新的发展状态，整体管理水平也必然会显著提高，对学校档案资源的利用和档案管理作用的发挥产生一定的积极影响。

3.有效沟通，促进档案收集和整理工作的顺利推进。学校档案管理工作涉及全校师生和教研人员，因此良好的沟通在档案管理工作中发挥着至关重要的作用。在学校档案管理人员积极探索档案管理工作的过程中，应该明确有效沟通和交流的重要性，在开展档案收集和整理工作时，注意与不同科室的工作人员进行和谐的沟通和交流，争取获得各科室工作人员的支持，能够在各科室工作人员的积极配合下取得理想的档案管理成效[6]。这样，通过有效沟通和交流，档案管理人员能够与其他部门之间构建和谐的工作关系，进而在多部门的努力和配合下，档案的收集和整理质量必然会得到显著的提高，并且归档效率和归档准确性也能进一步增强，能够为档案资源管理作用的发挥提供相应的保障。

4.引入更为先进的方法促进档案收集和整理工作的优化。在学校建设发展过程中，全面加强对档案管理工作的重视，主要是为了能够借助对档案资源的有效利用促进学校综合管理工作的稳步开展，增强档案管理工作的科学性、系统性和全面性，为档案管理工作的有序推进提供相应的支持。所以新时期背景下，结合档案管理工作呈现出的新变化，应该尝试将先进的网络信息技术、数字资源处理技术等引入到档案管理工作实践中，辅助档案管理工作的开展，增强档案管理工作的科学性和实效性[7]。同时，学校也应该针对档案管理信息化建设的实际需求加大资源投入，引入更为全面的信息技术促进档案管理工作的优化，这样能够有效减少纸质档案占用的存放空间，档案资源的查询和借阅也更为便捷，有助于将被动的档案收集和整理转变为主动的档案资源供给服务。此外，在探索学校档案管理信息化建设的过程中，需要明确注意的是信息安全会对档案管理工作成效产生一定的影响，所以要想全面提高档案管理工作的实际质量，就应该从多角度入手对档案管理工作进行系统的分析，希望能够加强档案信息安全，保证档案收集和整理信息化建设效果，为学校各项工作的开展提供有效的数据支持。

5.全面加强档案管理人才队伍建设，提供人才保障。档案管理工作的开展与档案管理人员的素质存在紧密的联系，要想保证档案的收集和整理，最重要的工作之一就是加强人才队伍建设，为档案收集和整理工作的开展提供相应的人才支持。所以，在学校开展档案收集和整理工作的过程中，应该正确认识人才的重要性，并结合新时期档案管理工作呈现出的新变化对档案管理工作进行优化调整，希望能够循序渐进地改善档案管理现状，提高档案管理水平，促进档案收集和整理工作的优化开展。在具体操作方面，学校应该全面加强档案收集和整理人才队伍建设，对档案收集和整理人员的职业素养和业务能力加以培养，并且在继续教育实践中，融入思想道德素质，希望能够提高档案管理人员的责任意识和工作积极性，为档案收集和整理工作的优化开展贡献出一定力量。同时，为了保证人才培养效果，学校可以尝试阶段性地组织本校档案收集和整理工作人员参与到日常教育培训活动中，对档案管理人员的新修养加以培养，为档案收集和整理信息化建设创造良好的条件[8]。唯有如此，学校档案管理工作才能够循序渐进的推进，档案资源的有效利用率也会明显提高，对档案资源的利用和学校综合管理工作的开展产生着一定的积极影响，甚至能够为我国教育事业的发展提供良好的支持。

综上所述，学校档案管理工作与学校的建设和发展存在紧密的联系，在新时期背景下，随着学校综合管理工作中对档案资源的广泛利用，学校档案管理人员也应该认识到自身管理工作的重要性，并积极探索相应的管理措施，希望可以循序渐进地改善档案管理现状，促进档案管理水平的逐步提高，为学校档案管理工作的全面优化开展提供良好的支持和借鉴，希望能够为学校综合管理工作的顺利推进和学校在新时期背景下的持续稳定发展创造良好的条件。

[1] 贺莉莉.探究加强学校档案收集与整理工作的相关措施[J].科技创新导报,2016（33）:159-159.

[2] 谢维.新时期如何加强学校档案工作的思考[J].黑龙江史志,2015（13）:45.

[3] 王雪纯.加强高校实物档案收集整理之我见[J].黑龙江档案,2016（6）:68-69.

[4] 张一之.如何加强学校档案收集工作[J].办公室业务，2015（9）:67.

[5] 李莎.浅谈学校档案的收集、整理和利用[J].青年时代，2016（32）:255-255.

[6] 刘扬.加强档案收集与整理工作的对策[J].母婴世界，2016（4）:229-230.

[7] 吴一非.高校人事档案收集与整理管窥[J].档案管理，2016（3）:93-93.

[8] 谢华.浅谈如何加强乡镇机关档案收集与整理工作的思考[J].经营管理者,2015（26）:56.

杜婷婷，海口经济学院助理馆员，研究方向或主要工作性质为档案管理。