高校档案数字化建设研究

陶媛

（黑龙江大学研究生学院哈尔滨150000）

高校档案数字化建设研究

陶媛

（黑龙江大学研究生学院哈尔滨150000）

档案是社会发展的重要组成部分，高校档案更是整个高校运行必不可少的条件。目前高校档案已经不再是传统的仅仅依靠纸质文件来呈现和保存，更多的是数字化的档案，即运用与时代发展接轨的新信息技术来实现对数据的收集与整理的全过程。通过阅读近几年与高校档案数字化建设有关的学术文献，我对相关的文献数量和研究内容进行了汇总，本文将从高校档案数字化建设的概述、研究现状、存在的问题和相关对策这几个方面入手分析，较为详细地分析与这个课题相关的研究内容、学术贡献、研究空间和不足之处等内容，以期对以后更多学者的学术研究有一定的参考价值。

高校档案档案数字化数字化建设

G270.7

A

2017-05-06

一、数据来源

1.论文选取。选取中国知网“中国期刊全文数据库”作为检索工具，检索时间是在2017年2月22日上午十点，笔者采用“篇名=高校档案and篇名=数字化建设”为检索条件，可以发现，一共检索到95条结果，相关的论文发表的时间主要集中在2003年到2016年，因此我们主要是对这个时间段内的研究文献进行检索。不难发现，这个领域的研究层次主要是以下四个部分，分别是基础研究（社科）、行业指导（社科）、工程技术（自科）、职业指导（社科）。其中最早的一篇文献是在2003年8月25日发表的《高校档案信息化数字化建设初探》，作者是山东行政学院、山东省经济管理干部学院学报的李若秀，他的这篇文献被引用过两次，截止检索时被下载过73次，以下是详细的数据分析。

图1 2003—2016年高校档案数字化建设的论文年度分布图

图一是2003年至2016年高校档案数字化建设相关的文献数量统计情况，从图表的折线走势来看，文献每年的发表情况是很不稳定的，波动性很大，但是从总体上看，文献的发表数量还是呈上升趋势的。在后期，也就是2014年到2016年这两年期间，文献数量上升得最快，直到2016年，该领域的文献数量达到了最大值15篇。预计在2017年文献数量还会呈增长趋势，形势是十分可观的。

2.期刊分布。经统计，发表论文涉及的期刊共计63种，其中，发布一篇论文的有50种。表2列出了发表两篇论文及两篇论文以上的期刊。

表二 载文量在两篇以上的期刊分布

从图二可以看出：有13种期刊（其中有5种是档案学专用期刊）发文两篇及两篇以上，一共42篇文献，发表论文数占总数的44.21%，其中《兰台世界》和《城建档案》两种期刊是获取网络环境下高校档案数字化建设研究的重要来源。关于数字化背景下的档案建设的研究论文能在《兰台世界》这样的期刊上发表在一定程度上反映了其论文水平相对较高。同时，通过这个数据，也给我们一个指引，在哪获取有关高校档案数字化建设方面研究的信息以及学术论文参考等。在发文数量在两篇及两篇以上的这13种期刊中，有5种是核心期刊，占论文总数的18.95%，但是绝大多数刊登的期刊都不是知名期刊，而且总体刊登的论文数较少，高质量论文所占的比率也不是太低。

二、高校档案数字化建设的研究现状

1.现状概况。很显然，随着信息技术的进步，数字化进程明显加快，档案数字化建设也面临着新的机遇和挑战。通过对这一领域相关论文的统计研究，我们也可以看到，在当前背景下高校如何合情、合理、合法地建设档案数字化的研究虽然不是很多，但是各研究人员也在实践中得出自己的观点，这些观点也值得各档案部门借鉴参考。通过目前的研究发现，在高校档案数字化建设方面，学术界也存在研究不够充分的状况。因为在实践中，人们对于档案的认识也不充分，档案信息并没有像图书那样引起大家足够的认识和重视，在实际利用方面，对档案馆的利用也是少之又少。而通过对于有关高校档案数字化建设方面论文的查看，可以看到目前这一领域的研究，主要还是在高校档案数字化建设的技术优化研究方向，针对开发途径的研究还是在少数。

2.存在的问题。

（1）技术基础薄弱。在如今的信息化时代，传统的高校档案已经慢慢地无法适应社会的需要，现代化的档案越来越得到社会的关注，高校的档案数字化建设与技术息息相关。目前，高校在档案数字化建设方面的技术条件还是不够成熟。键盘录入和光学的字符识扫描输入作为档案数字化的很重要的两种技术方法，在发挥其独特优势的同时，也存在着一定的弊端。键盘录入是有一些不足之处的，比如费用比较高，录入工作效率低下，导致整个档案工作效率不高；光学的字符识扫描输入也存在一些问题，比如照片不清楚，符号类别较多，难以分辨等[1]93。针对这些问题，高校更应该重视档案数字化的技术基础建设，加快向现代化数字档案转型的步伐，把档案工作从理论推向实践。

（2）制度不够完善。高校档案数字化建设是需要遵循一定的制度和规范的，依据一定的标准，高校档案数字化工作才能进一步开展。目前的高校档案数字化进程缓慢，而且没有特别规范的标准来约束档案数字化工作，这就使得在数字化建设过程中会出现很多问题，无法用公平、公正的方式去处理[2]60。其实，高校的档案作为一个独立的系统，没有形成统一的管理标准，因此这个系统内的数据与数据之间的关联度不高，如果要进行统一的管理恐怕有难度。

（3）基础设施落后。我们都了解，经济基础决定上层建筑。如果我们把建设高校档案数字化所需要的基础设施当作基础，同时依靠这些基础设施对高校档案进行数字化，就能够更好地保存档案，从而提高档案的利用效率。目前，各大高校对学校教学设备的投入不多，对档案基础设施的投入更是少之又少，这在一定程度上阻碍了档案数字化的发展进程。另一方面，数字化也面临着网络安全问题，如病毒、黑客及网络系统本身的安全故障等，都会影响高校档案的完整性。

（4）专业人才缺乏。高校档案数字化建设不是一朝一夕的事情，需要人才和技术双管齐下。高校需要对档案专业人才进行一定的培训和管理，尤其要重视档案管理人员的培养，档案的收集和整理工作是基础，要给予更多的关注。当然，对于档案管理相关技术人员的培养也不能忽视[4]86。只有在保证档案专业人员具备一定的知识素养和综合素质的基础上，才能对高校档案进行更好的管理，高校档案的数字化进程才能更快发展。

三、对策分析

1.对高校数字化档案进行规范化管理。一个国家一个民族的发展需要一定的政治经济制度来加以约束和管理，档案不论多少，也需要一定的规范化管理手段进行制约。扬州职业大学的苏莉认为要实现高校档案数字化建设就要有一个统一的行业标准[5]3。这种标准不是由高校自己制定的，而是由国家档案行政管理部门制定出宏观的规范和标准，然后各大高校进行遵循。

2.对高校数字化档案增加资金投入。档案数字化建设是一项很重要的工作，但是很多高校对其重视不够，对档案工作的重视程度不及教学工作的三分之一。从根本上来说，还是经费不足。也就是说，各大高校对档案工作方面的资金投入很少，档案进行数字化建设又需要大量的技术支持，因此资金是很重要的因素。由于互联网技术的不断发展，技术手段也上了新台阶，高校档案数字化建设需要更多资金的投入。像是技术引进、人才引进等问题都需要一定的资金来满足和实现。

3.为高校数字化档案提供安全保证。伴随着社会的进步和发展，档案的数字化进程明显加快，高校档案的数字化建设也在加快，这就使得档案信息资源安全成为各大高校需要高度重视的问题。我们可以从几个方面入手去落实档案的安全性问题。首先，各大高校可以借鉴或者使用先进的档案管理系统，把校内档案通过互联网合并到一个信息数据库之中，便于信息资源共享和管理。其次，各大高校可以尝试采取较为稳妥的档案信息保密机制，可以加强广大师生的档案信息安全意识，培养档案管理人员的保管和管理技能[6]15。同时，也可以对重要的档案进行备份，以免数据丢失而造成损失。各高校甚至可以使用安全监控系统来保证档案的安全。在保证档案资源安全的基础上，高校才能长远地发展。

4.开展高校档案人员的系统化培训。我们都知道，纸质档案最早是由档案工作人员进行保存的，高校的档案也同样如此。各高校要对档案管理人员进行系统化的培训。高校档案管理人员并不都是专职的，如果不进行系统培训就难以实现数字化。现阶段，数字化进程在不断发展，与档案相关的资源也越来越多，在这样的背景下，我们更应该想方设法提高档案管理人员的业务水平。第一，档案专业人员要培养较高的职业素养，把档案工作当成一种责任，时刻保持勤恳的工作态度。第二，操作系统要让专业的档案人员进行操作，避免信息出现大量错误或者是由于档案人员自身原因导致的档案处理能力和效率下降等问题。工作人员最基本的工作环节就是档案收集与整理，高校档案管理人员的档案技能得到有效改善，高校档案数字化建设的进程才能稳步向前。

四、结论

伴随着数字化程度不断加深和互联网技术的不断进步，对高校的档案也进行数字化管理目前已经发展成新的潮流。依靠新型的信息技术和手段，数字化的档案能够节省人力、物力和财力，同时也能够实现更大存储范围的数据库的信息资源共享。目前，各高校在学校档案利用方面还存在一定的缺陷，那是因为对高校档案数字化建设缺乏深入的认识。因此，为了更好地满足档案信息用户的信息需求，很重要的因素就是对档案信息资源进行深度的挖掘，加强高校档案的数字化进程。

[1] 袁琳.试论高校档案数字化建设[J].黄冈师范学院学报,2004,24（1）:93-95.

[2] 海涛,宋文凤.高校档案数字化建设中存在的问题与对策[J].现代交际,2013（11）:60-61.

[3] 郑象虹.高校档案信息数字化建设的对策研究[J].浙江海洋学院学报（人文科学版）,2010,27（2）:122-125.

[4] 柯峰,冯冬.高校档案数字化建设刍论[J].西北工业大学学报:社会科学版,2005,25（2）:86-88.

[5] 王建萍.浅谈高校档案数字化建设[J].常州工程职业技术学院学报,2007（3）.

[6] 苏莉.高校档案数字化建设亟待解决的问题及对策[J].科技情报开发与经济,2005,15（18）:254-255.

Research on Digitalization Construction of University Archives

Tao Yuan
(Graduate School of Heilongjiang University,Harbin 150000,China)

Archives are an important part of social development,university archives is a dispensable condition for the operation of colleges and universities.At present,the archives of colleges and universities are no longer presented and saved by traditional paper documents,but more digitalized,that is to say,the process of collecting and collating data is realized with new information technology in accordance with the development of times.By reading the academic literature about the digitalization construction of university archives in recent years,I summarize the related literature quantity and research contents.Starting from the generalization,research status,existing problems and related countermeasures of digitalization construction of university archives,this paper analyzes the contents of research,academic contribution,research space and shortcomings related to this topic,and provides some reference to the future academic research.

university archives;archives digitization;digitalization construction