基于网络的多校区学籍档案服务体系构建研究

李晓艳 陈晓媛 张延冬

（合肥工业大学档案馆合肥230009）

基于网络的多校区学籍档案服务体系构建研究

李晓艳 陈晓媛 张延冬

（合肥工业大学档案馆合肥230009）

在目前诸多高校实行多校区异地办学的形势下，很多高校的档案部门面临着各校区间档案资源难以共享、档案利用条件异常不便的难题，具体到面对广大在校生和毕业生的学籍档案，这个问题尤为突出。本文以合肥工业大学档案馆为例，探讨高校档案部门如何顺应新时期的工作要求，利用现代网络技术手段，构建基于网络的多校区学籍档案服务体系，解决多校区办学带来的档案工作新问题，并以此为契机，进一步提升自身的服务质量和工作效率。

多校区办学现代网络技术学籍档案服务体系

G273

A

2017-05-19

一、多校区办学与学籍档案服务

随着我国高等教育规模的逐渐扩大，管理体制改革的不断深化，越来越多的高校通过合并重组或新建扩展而走向了多校区办学的模式。多校区大学指具有一个独立法人资格，在两个或两个以上地理位置不相连的校园办学的大学，这种地理位置上与主校区不相连的独立的校园在学校内部称为校区[1]。多校区办学在拓展教育发展空间、优化学科结构建设、整合办学资源、弥补教育资源不足和提高高校竞争力等方面都起到了一定的作用，解决了一些矛盾。但多校区办学存在的综合管理、资源配置、校园文化的整合与优化等问题就成为我们面临的十分重要而又迫切需要解决的课题。而学生管理与服务工作作为高校教育教学工作的重点工作之一，也将面临新的困难和挑战。

对于中国相当部分高校档案馆而言，随着办学历史不断累积，办学规模不断扩大，各类档案资源的利用量日益增加。学籍档案是高校档案馆重要的、独具特色的档案之一，也是各高校学生服务工作的重要组成部分，在校生和毕业生在应试、就业、职务晋升、出国留学、移居海外等环节均需利用各类学籍档案。这就给高校档案馆提出了一个值得关注的问题：如何在多校区办学的背景下，科学管理并有效地开发和利用学籍档案资源，为学生提供更便捷、更完善的学籍档案服务。

在目前的信息技术飞速发展和互联网接入条件较成熟的大背景下，高校档案馆需要跟上时代与技术进步的步伐，充分利用发达的网络技术，开发利用现有档案资源，主动提高自身的管理和服务水平，以适应新形势下高等教育的发展趋势。本文以合肥工业大学档案馆所开发建设的学籍证明服务综合平台为例，探讨如何在新形势下构建基于网络的面向多校区的学籍档案服务体系。

二、服务体系建设的目标与原则

合肥工业大学是教育部直属、国家“211工程”重点建设和“985工程”优势学科创新平台建设高校，设有屯溪路校区、六安路校区、翡翠湖校区和宣城校区，并与合肥市共建合肥工业大学智能制造技术研究院，形成了“一校五区”的办学格局[2]。为解决多校区办学带来的校内资源共享难题，合肥工业大学档案馆积极适应新时期新阶段的工作要求，建立远程网络学籍档案服务平台和体系，探索出一条利用现代信息网络技术完善档案管理和服务的新路径。

1.总体目标。（1）构建稳定、安全的信息化档案服务体系，为教职工、在校生、毕业生提供“一站式”的成绩及学历档案利用平台，并在生成档案信息的同时，通过技术手段建立数据查询库，满足后期的防伪查证需求。（2）构建安全、开放、灵活的用户管理体系，实现档案馆和学生之间协同工作，借助现代网络技术，减少异地多校区办学带来的工作不便。在确保档案信息准确的基础上，可根据档案利用目的的不同，灵活调整学籍档案中的个人基本信息、课程成绩、课程类型、学分绩点及排名等内容的显示方式，满足个性化需求。（3）以开发学籍档案服务体系为契机，建设以人为本、适合学校档案工作发展、提高服务和管理水平的档案资源利用平台，并紧密结合数字化校园工程，为档案信息交流、证明出具、资源共享提供一个高效快捷的电子化手段。

2.建设原则。（1）实时与真实原则：服务体系可以通过学校数字化校园公共数据平台连接教学管理系统，保证档案馆出具的学生成绩和学历证明实时、真实。（2）可靠与稳定原则：从技术措施和管理途径等方面保证系统可靠，具备良好的运行保障体系、多元化的存储和备份手段及先进的故障恢复手段，并配备有效的日志管理功能、数据远程自动备份功能，以确保系统的稳定性。（3）安全性与保密原则：档案这一特殊的信息介质，有严格的安全性和保密性要求。系统必须能够针对不同的网络通信环境，采取不同的系统安全机制，且根据用户类型不同设置数据存取的权限等，既实现档案信息资源的充分共享，又注意信息的保护和隔离。（4）开放与标准化原则：系统能够预留开放且符合主流技术标准的接口，能够与当下通行的硬件环境、软件环境及网络通信环境相匹配，并能实现后期与校内综合信息门户各板块功能的对接。

三、服务体系的构建路径与运行机制

1.技术构建路径。（1）学籍档案服务体系共有四大技术板块构成，数据中心、数据管理后台、信息输出前台及信息认证平台。实现中英文课程成绩单、中英文四六级成绩证明、中英文在读证明、中英文毕业证明、中英文学位证明、中英文高考录取登记表等学籍档案的查询、调阅、打印、认证等功能。（2）服务体系中的数据中心连接学校公共信息平台，直接读取各校区教务部门的教学管理系统上传的各类数据，从学生学号、姓名、专业等基础数据到学生课程成绩和学历信息，形成一整套完整、规范的学籍档案。并根据学生个人信息建立规范的用户权限管理体系，确保用户身份的唯一性。（3）服务系统满足档案馆及学生的业务需求，满足接入数字校园的技术要求，实现与学校数字化校园平台的统一认证、统一门户、统一数据的集成，在个性化门户上进行功能聚合和集中展现，通过开发的网络验证码实现用户档案查证。（4）严格遵循计算机软件行业的各项国家标准以及教育部颁布的《教育管理信息化标准》，同时参考相关的行业标准和规范，兼顾校内的自定义标准，使制定的标准具有良好的兼容性。开放的平台可以灵活调整服务接口的相关参数，预留了面向数字校园平台、微信服务平台、手机应用终端、财务收费系统等各项服务的接口功能，并保障接口数据的安全性。（5）系统在学校已有数字化校园平台基础上作整体规划、设计，采用面向对象、基于组件的设计和开发方式，符合当前教育行业的发展趋势，并采用成熟、先进、稳定和规范的技术手段，选取基于Java的J2EE体系架构构建，遵循J2EE规范，方便地实现多层结构和分布式计算。系统内部实现工作流管理，用户可以自定义日常管理流程，快速响应学籍档案业务变更，修改或搭建新应用和新功能。

2.运行与管理机制。在四大技术板块中，数据中心处于服务体系的核心，承载着连接学校公共信息平台、实时读取各校区教学管理系统数据、接收档案管理者和利用者提供的数据信息并做出反馈的功能。其他几大板块在数据中心的统一调度下，分别完成档案数据信息的接收、调整、输出、验证等环节的工作，跨越多校区异地办学的限制，为各校区的学生提供个性化定制的学籍档案服务（如下图）。

多校区学籍档案服务体系工作流程示意图

具体的运行与管理流程如下：（1）档案利用者通过系统入口进行登录。档案馆网站提供学籍档案利用的申请入口，数据中心将一校五区的在校生和毕业生信息统一纳入数据库，使各校区学生能够通过互联网便捷登录系统进行申请，并建立规范的用户权限管理体系，确保了用户身份的唯一性。（2）数据管理后台进行信息输入、调整和维护。学生通过登录系统后，进入数据管理后台的申请页面，提交办理学籍档案的相关证明或文件，并可以根据利用目的的不同，提出个性化需求，如定制学籍档案的具体种类、申请修学课程进行学分替代、选择学分绩点及排名的显示方式等。档案馆相关工作人员以管理员身份登录管理后台，根据学校的档案制度和具体政策对学生提交的申请和证明文件的合理性进行审核，及时给出反馈信息。同时，对于审核通过的申请，根据学生的个性化需求进行数据的调整和维护。（3）信息输出前台进行各类学籍档案的生成和打印。根据数据中心读取的各校区教务管理系统数据和数据管理后台的调整维护信息，前台界面输出各类学籍证明供调阅或打印，打印采用专用防伪纸张、系统专用打印机和统一的学籍证明格式，并通过特殊技术手段，使每一份打印的证明均自动生成带有唯一SN序列号的PDF文件并存入指定的备查文件库，以供后期档案信息的调取、校核和验证。（4）档案馆完善各项后续服务。根据档案利用者的不同需求，档案馆工作人员提供后续的签字、盖章、专用信封密封、邮寄、档案出具单位信息填报等个性化定制服务。（5）档案信息认证。作为学籍档案服务体系的重要组成部分之一，信息认证平台采用独立的域名地址，并打印备查文件库进行关联，档案接收方根据打印在各类学籍证明上的SN序列号验证码和域名地址，登录专用网站，查询学籍证明的电子信息，再现打印内容，进行真伪验证。

四、结语

档案服务是档案工作的永恒话题，档案部门只有为用户准确、快速地提供本领域内最权威信息服务，档案工作才能获得公众的认可，才能获得进一步发展的空间[3]。在面临多校区异地办学、档案资源难以共享、档案利用条件不便的形势下，合肥工业大学档案馆主动面向学生需求，积极利用现代网络技术，建立远程网络学籍档案服务平台和体系，为各校区学生提供统一、便捷、快速的学籍证明办理通道，在确保学籍档案可靠性和严肃性的同时，也大大地提升了自身的服务质量和工作效率。

现代信息和网络技术的飞速发展，给我们的档案工作带来了压力，但同时也带来了动力，我们必须顺应技术发展的形势，不断改革创新，做到“以人为本，服务先行，面向技术，提升自我”，才能适应新时期新阶段的工作要求，开创档案管理与利用工作的新局面。

[1] 陈运超，沈红.浅论多校区大学管理[J].清华大学教育研究，2001（2）:111-118.

[2] 合肥工业大学简介[EB/OL].http://www.hfut.edu.cn/ch/html/xxgk.html.

[3] 张卫东,王萍.档案用户需求驱动的个性化服务模式研究[J].档案学通讯，2001（2）：82-86.

安徽省高等学校档案工作协会2016年度基金重点研究项目“高校学籍档案服务教学管理研究”（项目编号：2016zd02）。

李晓艳，合肥工业大学档案馆硕士，研究方向：档案学基础理论、档案管理、档案信息化建设等；陈晓媛，合肥工业大学档案馆硕士，研究方向：档案学基础理论、档案管理、档案信息化建设等；张延冬，合肥工业大学档案馆硕士，研究方向：档案学基础理论、档案收集与管理、声像档案等。