基于灾难的高校档案应急预案建设刍议——从911事件造成的灾难谈起

陈 彬 夏红兵

（四川旅游学院 成都 610100）

基于灾难的高校档案应急预案建设刍议
——从911事件造成的灾难谈起

陈 彬 夏红兵

（四川旅游学院 成都 610100）

本文从灾难对档案造成的毁灭性损失出发，介绍了高校档案馆（室）从收集灾难档案、完善应急机构、健全应急制度、做好应急演练、坚持档案备份等方面进行应急预案建设的措施与策略，以求降低档案灾难程度。

灾难 档案 高等学校 应急预案 备份

G270

A

2017-07-04

2001年9月11日，美国纽约世贸中心和华盛顿五角大楼遭受恐怖分子劫持的飞机撞击，汇聚在世贸大厦的金融机构面临重大挑战，因其大量数据毁于一旦。灾难发生后，摩根士丹利（Morgan Stanley）虽然面临25层办公场所全毁、三千多名员工被迫紧急疏散等困难，但半小时内在灾备中心建立了第二办公室，第二天恢复全部业务。与之相反，纽约银行（Bank of New York）面临数据中心全毁、通讯线路中断等困难，由于缺乏灾备系统和有力的应急业务恢复计划，不得不关闭一些分支机构，最后破产清盘[1]。读到这里，我的心依然在颤动，在不安……从雪灾到汶川大地震，从玉树大地震到舟曲特大泥石流，再到恐怖行动、爆炸、战争或武装冲突，面对暴虐、惨烈、突如其来、循环往复的灾难，档案工作者如何行使自己的职责，排除各种灾难危机发生的可能性，从而使灾难程度降到最低[2]？

一、灾难与档案

档案是指“社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息”[3]，具有原始记录性、客观真实性、信息性和知识存储性等属性。档案馆（室）保存的历史档案除了储存知识、记载历史、保存资料的功能外，更重要的是承载了传承文化的、非凡的、弥足珍贵的重任，有些档案材料，因其原始记录的特性，甚至是不可复制的，一旦缺失，将造成不可估量的损失。例如，山西平遥收藏家彭令所发现的沈复《浮生六记》卷五佚文，日本人为什么出价千万收购？因为该佚文藏有震惊两岸四地及日本学界的史料——发现钓鱼岛的历史向前推进了76年！1884年，日本人古贺辰四郎“发现”该岛，是日本主张对钓鱼岛拥有主权的理由之一。从《浮生六记》卷五佚文可以看出，沈复发现钓鱼岛的时间为1808年，比日本人古贺辰四郎发现钓鱼岛早了76年。1808年，嘉庆帝下旨齐鲲、费锡章出使、册封琉球国王，沈复随同出使。《浮生六记》卷五佚文记载着大清使团出使琉球途中见闻，记述了琉球国钱币、酒类、民居、动物、粮食、寺庙、冠服、语言文字、交际礼仪、刑罚、“女集场”、国王宫室、大臣居所等诸多内容。使团入琉球时描写了琉球国迎接礼仪、琉球国王册封过程。“十三日辰刻见钓鱼台，形如笔架。遥祭黑水沟，遂叩祷于天后，忽见白燕大如鸥，绕樯而飞。是日即转风。十四日早，隐隐见姑米山，入琉球界矣。”[4]简洁描述了船行中硫边境时所见到的钓鱼岛领域祭海场景。

灾难是指自然的或人为的突发性事件带来档案业务功能特定时间内的严重故障或瘫痪，表现为档案业务停顿，或档案服务水平不被接受。2006年，国际档案理事会官方网站上公布《档案馆灾难预防与控制措施》，指导性发布了灾难管理政策与战略，以便全世界的档案馆和档案工作者实施使用。该指南第二项公布了档案馆灾难的类型：非人力可抗拒的自然灾难如地震、飓风、火山爆发、洪灾，只能通过预防和抗灾来减轻损失，疏忽或者蓄意造成的人为灾难如漏水、火灾、爆炸、恐怖行动、战争或武装冲突等[5]，大部分可以预防和制止。

突如其来的灾难事件，档案部门如果没有相对应的预防、应对措施，对档案资料造成的损失是难以弥补的，有的损失甚至是永久性的、毁灭性的。例如，1966年，意大利国家中心图书馆200万卷文件资料因佛罗伦萨洪水遭受冲毁；1976年，唐山7.8级大地震摧毁了90%以上的建筑物，唐山市档案馆、唐山市区各大高校图书馆的馆藏文献受到严重破坏；2002年夏天，洪水给波兰、德国和捷克的档案馆和图书馆带来了巨大损失；2003年4月10—12日，短短三天时间，伊拉克成千上万的反映两河流域历史文明的档案文件、历史记录、古籍、古地图和照片因战火而永远消失；2004年9月，德国数以万计的珍本、善本图书因魏玛图书馆突发的大火而遭到毁坏；2004年，印度尼西亚班达亚齐省档案馆80%的照片档案因印度洋海啸而失去，Ace文献信息中心失去了全部文件，Sekretairs Wilayah省政府办公厅160箱文件遭到损失；2008年5.12汶川大地震，四川省受灾档案馆共118个，占全省档案馆总数203个的58.12%；四川省受灾档案共9137205卷，占全省各级综合档案馆馆藏总数12760817卷的71.60%，其中处于危房的档案1861510卷，占受灾档案总数的20.37%；四川省受灾档案馆面积共186885平方米，占全省各级综合档案馆建筑总面积277761平方米的67.21%[6]。这些灾难性后果，促使人们更加关注濒危的档案资料，要求档案工作者更好地行使职责，以求最大限度地降低灾难程度。

二、高校档案面对灾难的应急预案建设

1.收集灾难档案，建立健全灾难预防系统。档案是历史的记忆，是了解一个地区或国家的第一手权威性资料。那些专门记载和描述灾难发生经过、预防灾难发生的灾难档案地域性强，记录灾情比较详细，能够为未来赈灾和减灾工作的具体预案提供重要参考，有助于认识灾难的发生、发展规律，提高公民防灾意识，减少灾难损失。众所周知，孟加拉国是一个非常容易遭受飓风侵袭的低洼国家，但该国以史为鉴，不断总结历次遭受飓风侵袭的经验和教训，从飓风侵袭造成的损失对比中可以看出，该国的飓风侵袭预警体系日益完善，有效减少了飓风侵袭的损失：1970年飓风“波罗”造成50万人死亡；1991年飓风“哥奇”造成14.3万人死亡；但2007年11月号称孟加拉国130多年来的最严重飓风“锡德”侵袭孟加拉国，只造成15000人死亡[7]。日本是一个地震灾难频繁的国家，为了更好地防震、抗震，日本注重吸取每次灾难的教训，尤其是1923年关东里氏8.2级大地震后，不断改进和完善预防地震灾难的措施，比如建筑获得开工许可，必须提交能够抵抗7级以上地震的抗震报告书。建筑抗震、防火等安全性方面复杂而严格的规定、地震中如何自救的知识普及、灾难实战演习的演练活动等保障了日本人从容应对突如其来的地震，减少了日本历次大地震造成的损失，取得了很好的防震抗灾效果：1923年，日本关东里氏8.2级大地震，造成10万多人死亡，4万多人失踪；1933年，日本宫城县南三陆町发生8.1级大地震，造成3008人死亡，12053人受伤；1995年，阪神7.3级大地震，造成6000多人死亡；2011年，日本东北海岸9.0级特大地震，造成上万人死亡[8]。因此，通过收集灾难档案，有助于掌握一个地区或国家的灾难史，有助于充分吸取过去灾难中的经验和教训，有助于增强公民的灾难防范意识，有助于增强灾难自救，预防次生灾难发生。

就高校档案馆（室）而言，由于高校所处地域的人文、地理和环境状况以及历史变迁，各种自然灾害的性质和发生规律不同，反映灾害事件发生的事实及相关数据，事态进展、救灾措施及效果，救灾指挥机构的组建及工作方案等的档案材料必定大不相同，因此对于这类档案，高校档案馆（室）必须收藏，以便编制应急预案。比如位于长江中游的武汉高校，相较于位于四川盆地的成都高校，在编制应急预案方面侧重点应不相同。武汉面临长江汛期的水灾，故应强调水灾的预防，成都则因位于地震多发地带而应强调地震的预防。同时，对于灾难发生后灾难救助过程中产生的具有保存价值的录像、照片、实物、录音、纸质材料等，以及能全面、深入反映灾害事件过程及影响的档案材料，高校档案馆（室）也应该予以收藏，尽可能做到应收尽收，应归尽归，从而有助于高校档案馆（室）编制具有针对性的档案应急预案。

2.完善机构，健全制度，加强档案应急培训。高等学校应当成立由校长任组长、分管副校长任副组长、各个职能部门第一负责人为成员的档案馆灾害应急处置领导小组，档案馆（室）负责人任应急处置领导小组办公室主任。其职责是定期开展档案安全情况通报和预警工作，发生灾情时，负责协调、调度工作，并及时向学校党委、行政和上级机关汇报灾情；在专业救灾部门到达前组织人员进行救灾，负责档案资料的抢救疏散工作和人员疏散、撤离指挥；负责将应急处置指令迅速传递到相关人员和部门，做好灾害抢救期间档案馆（室）内外各方面通讯联络，起草灾情汇报和信息报道等有关材料；维护灾情现场秩序，做好已疏散和抢救档案资料的安全保卫工作，紧急救护灾害中受伤人员。

制度是行动的先导，“制”有节制、限制，“度”有标准、尺度之意，合而言之，制度就是节制人们行为的尺度，制度就是为实现某种功能和特定目标的规范体系。就高校档案馆（室）而言，档案应急预案制度包括档案安全管理办法，以及针对地震、飓风、火山爆发、洪灾等自然灾难，漏水、火灾、爆炸、恐怖行动、战争或武装冲突等人为灾难的预防、避险、避灾、自救、互救措施。

学校档案馆（室）应配合防灾减灾领导小组办公室，通过定期培训、讲座、进修以及QQ群、微信、微博、网站宣传等多种形式，宣传《档案工作突发事件应急处置管理办法》《国家突发公共事件总体应急预案》《中华人民共和国突发事件应对法》《国家自然灾害救助应急预案》等应急法律法规，宣传档案的预防、避险、避灾、自救、互救等应急预案制度，有组织、有计划地为档案馆（室）工作人员和相关人员提供防灾减灾知识和技能培训，增强防灾减灾意识。同时，为提高应急处置能力、积累实战经验，档案馆（室）应定期开展应急处置实战演练，锻炼队伍，确保应急处置机制能够正常运转。

3.牢记档案备份，保障档案服务的连续性。具有五千多年历史的璀璨、悠久的中国文明，虽然历经朝代更迭的战乱以及统治者的“焚书坑儒”、“罢黜百家，独尊儒术”、“文字狱”等多次文化灾害，为什么能在五千多年的历史长河中经久不息地传承？而同中国文明一起号称四大文明的古埃及文明、古印度文明、美索不达米亚文明为什么却相继灭亡？不间断文字记载的、连续充实的档案信息是中国文明得以绵延至今的重要原因。美国明尼苏达大学通过研究灾难发生后恢复公司业务系统的耗用时间情况发现，如果公司业务系统无法在两个星期内恢复，业务将会完全停顿的公司占75%，将再也无法开业的公司占43%。IDC（互联网数据中心）研究了1991—2000年间美国发生过各种灾难的公司，其统计数字表明，55%的公司当年倒闭，剩下的45%的公司，因为数据丢失等原因，29%的公司两年内倒闭，仅16%的公司得以生存。Gartner Group通过比较研究经历大型灾难而导致系统停运的公司发现，至少40%的公司再也没有恢复运营，而恢复运营的公司，也有1/3在两年内破产[9]。因此，重要数字资源和珍贵资料合理、合适的备份，不仅有利于档案的鉴别、收集、整理、利用等工作，而且有利于维护国家安全，有利于维护公众利益及社会稳定。

档案异地备份。档案是国家和社会的宝贵财富，档案异地备份是档案副本的保存策略。我国地处环太平洋地震带和地中海－喜马拉雅地震带的交会部位，强度大、震源浅、分布广和灾害重的地震，气候变化相关灾害，如台风、暴雨、洪涝等灾害的发生频率高、范围广，突发公共事件、“台独”威胁、“中印领土”之争、与南海周边诸国的“领海”之争等人为威胁严重考验着档案资源的安全保存。中国共产党和中国政府历来重视档案异地备份工作。早在20世纪30年代，周恩来就明确要求，党中央的所有档案要印制三套分送中央文库、中央特科、共产国际。同时，档案异地备份的必要性也在实践中得到检验。例如，北川县档案馆的镇馆之宝——记录北川历史、记录1700年羌族文化的500多页的《石泉县志》（石泉为今北川曾用名）在2008年汶川大地震中被毁，但幸运的是，2008年9月北川县委、县政府借助绵阳市志办保存的《石泉县志》（清道光版、民国二十一年版，以及清乾隆版、木刻版），重刊《石泉县志》，北川历史档案《石泉县志》得以灾后“重生”。因此，针对突发性灾害的无法预测性和对档案破坏的不可逆转性，异地备份的档案对于类似灾难中“中招”的风险防范具有非同寻常的意义。同时，有助于档案馆（室）灾后迅速恢复职能，保持档案馆服务的连续性[2]。

档案异质备份。档案异质备份是档案信息不同载体间的转化备份。馆藏纸质档案数字化是档案部门异质备份通常使用的方法。同时，鉴于软硬件环境不稳定、不兼容，电子档案本身的易修改特性，电子档案介质和信息技术的不断发展等特性，电子档案能否保证最终还原并顺利识读存在诸多不确定因素，电子档案异质备份显得十分必要。因此，从长久记录人类社会发展历史和维护档案安全的角度，电子档案的磁性类介质（包括但不限于磁带、磁盘、磁卡、磁鼓等）、光盘类介质（只读、可擦写光盘）、感光类介质（包括但不限于缩微胶片、胶卷等）三种存储介质应与纸质档案分别归档、交叉保存，形成彼此独立完整、内容完全相同的多套档案，确保档案的安全有效和最终可读。

云备份。档案云备份不同于传统的档案备份方案，储存量大、利用率高、安全性能好、成本低，可实现档案管理、利用以及备份自动化等优势，它是档案数字资源备份的策略。档案云备份通过集群应用或分布式文件系统等技术，将档案数字资源的关键数据保存在本地一份，并在网络的备份节点再各保存一份，当某个备份节点失效时，与之相连接的正常的备份节点会自动代替其正常运行，从而确保档案数字资源的存储安全，实现档案数据的实时共享，提高档案数据的灾备能力。

综上，档案突发事件应急处置预案是档案工作“三个体系”建设的重要内容，健全完善档案突发事件应急处置预案是新时期档案工作者的重要职责，有助于档案工作者应对、预防和处理突发事件，有助于保障档案资料处于安全环境，从而把档案损失降到最低。

[1]http：//news.hexun.com/2013-12-19/160724395.html[EB].

[2]夏红兵.灾难面前档案工作者的社会责任[J].兰台世界，2010（24）.

[3]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001.

[4]http：//news.sohu.com/20100621/n272938763.shtml.

[5]丁枫.国际档案工作动态[J].中国档案，2006（8）.

[6]四川省档案局.山崩地裂 灾难突袭：汶川大地震档案系统灾情实录[J].四川档案，2008（3）.

[7]http：//news.sohu.com/s2007/jufengximeng/[EB]；

[8]http：//blog.sina.com.cn/s/blog_4c3b65fb0102w9mv.html[EB]；[9]美国企业的容灾备份（http：//blog.sina.com.cn/s/blog_a32b46b90 1019u27.html）[EB].

Discussion on the Emergency Plan Construction of University Archives Based on Disasters——Starting From the Disaster on September 11,2001

Chen Bin,Xia Hongbing
（Sichuan Tourism University,Chengdu 610100,China）

Starting from the devastating damage to archives by disasters,the paper introduces the measures and strategies of the emergency plan construction from perspective of collecting disaster archives,consummating emergency mechanism,perfecting emergency system,reinforcing emergency rehearsal,keeping archives backup and etc.in order to reduce the damage to archives in disasters.

disaster;archives;colleges and universities;emergency plan;backup

四川省教育厅重点课题“高校档案工作突发事件应急预案建设研究（16SA0101）”。

陈彬，四川旅游学院副研究员；夏红兵，四川旅游学院研究馆员。