大科学工程项目档案管理实践——以神光-III激光装置建设项目为例

王伟国 张 茜

（中国工程物理研究院激光聚变研究中心 绵阳 621900）

大科学工程项目档案管理实践
——以神光-III激光装置建设项目为例

王伟国 张 茜

（中国工程物理研究院激光聚变研究中心 绵阳 621900）

首先界定了大科学工程项目的特点，进而引申出大科学工程项目档案管理的特点，紧接着介绍了神光-III激光装置建设项目档案管理工作中采取的措施，通过建立管理网络、前期进行总体策划、过程加强跟踪控制、加强交流培训、做好验收准备等，实现了大科学工程项目档案规范有效管理，顺利通过档案单项验收，受到验收专家好评，最后谈了经验与体会供借鉴。

大科学工程 项目档案 档案管理 实践

G275.9

A

2017-08-29

大科学工程又称大科学装置建设工程，是面向国家科技发展或国防建设的战略需求，经费投入大，具有明确任务目标与科学目标，处于国际科学技术前沿，为我国经济建设、国防建设和社会发展作出战略性贡献，同时是国家在国际相关学术领域占有重要地位的重大科学工程。

一、大科学工程项目的特点

大科学工程的建设一般采用项目制，因此大科学工程通常也叫大科学工程项目，其特点如下。

1.投资巨量，规模庞大，建设周期长。大科学工程项目动辄投资过亿元人民币，通常建设内容不仅包括大科学装置，还包括为装置建设配套的实验室建设、元件及设施建设等。大科学装置通常需要采用国内外先进的技术，配置的许多实验设备复杂且昂贵，还要建立相应的实验设施，整个项目建设下来规模十分庞大。且项目建设涉及众多的参建单位，需要投入巨大的财力、物力、人力。

由于大科学工程项目建设内容较多，规模较宏大，技术指标较先进，建造难度极大，还需严格按照项目管理流程实施，整个工程不可能在短时间内完成。建成后还需一段时间的试运行，验证达到设计指标后才能进行验收，之后才能转入正式运行。因此，大科学工程项目的建设周期特别长，一般需要几年甚至十几年的时间。

2.多学科交叉，技术复杂度高，系统集成度高。随着科学技术日新月异的进步，综合利用各相关学科的优势，进行跨学科合作，协同探索科学世界的奥秘，是科学研究的必然选择。大科学工程的目标是进行科学研究，且大多是基础科学方面的研究，其研究的内容通常位居国际前沿，需要的科学知识和技术必然是多学科交叉的，技术复杂度不是一般的高。

大科学工程是一项复杂的系统工程，大科学工程建设的装置由许多系统、子系统、单元组件组成，这些子系统或单元组件的数量成千上万，甚至更多，且类型各不相同，需由建设单位耦合众多外协单位共同合作才能完成。工程建造中，每个外协单位承担的工作都必须达到设计要求，才能进行系统总体集成和联合调试。工程对系统集成度要求相当高，否则无法满足科学研究需要的功能和技术指标要求。

3.具有工程和科研双重性质。大科学工程是为开展科学研究而建设的，具有工程和科研双重性质也是其一大特点。大科学工程一般采用项目制进行管理，按照立项、可行性研究、初步设计、工程设计、加工制造、试运行、验收等一般项目的实施流程进行操作。但在建设过程中，因为整个工程科学探索成分居多，其结果也在某种程度上具有不确定性，所以每一步都需要精心设计、精心制造，许多过程都具有创新性，都包含着科学研究活动，也有可能出现了最新的更好的技术，就会及时进行论证，作出优化方案，改进之前的设计，加以采用。

二、大科学工程项目档案管理的特点

大科学工程项目档案管理除具有一般档案管理的特点外，还有如下特点。

1.档案数量庞大、载体多样、内容复杂。大科学工程项目的特点决定了档案数量十分庞大，能达上万份甚至十几万份之多。这些档案包括文字、图表、照片、声像、电子文件、软件程序等多种载体形式，几乎涵盖了我们通常所见的载体类型。其内容包括文书、基建、设备、科研、采购等档案门类，既有工程性的，又有科研性的。这也是大科学工程项目档案的一个突出特点。

2.档案工作周期长，时间紧迫，工作难度大。项目档案是伴随项目实施产生的，项目档案工作贯穿于项目建设全过程，应做到二者同步进行。大科学工程项目建设周期长的特点决定了其档案工作周期也相当长。虽然档案工作周期长，但时间相当紧迫，要在限定的时间内完成档案的收集、整理、著录，同时还要配合提供借阅利用，为项目审计和竣工验收总结提供档案资料。还要准备档案验收的相关材料，包括验收申请，汇报材料，档案工作情况，自查报告，项目招投标、合同、单项工程划分、设备、主要参建单位等清单，档案分类方案、移交清单、参建单位归档说明、档案指导检查等材料，及项目建设大事记、专题文件汇编、工程介绍、工程图集等档案编研材料。做好这些工作，还必须同众多参建单位和本单位相关部门打交道，工作难度大可想而知。

3.要在限定时间内完成档案工作，并顺利通过档案单项验收。这是固定资产投资项目档案管理特有的一点。《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》规定，“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行现场竣工验收”，“应在项目档案验收一个月前向项目档案验收组织单位报送验收申请”，这意味着所有的档案管理和验收准备工作已经完毕，才能报送档案验收申请，并且还要考虑好档案验收整改及验收通过后给项目竣工验收留出相应的时间。因此，至少在项目建设周期到期三到四个月前完成档案验收准备，并提交档案验收申请。

三、神光-III激光装置建设项目档案管理实践

神光-III激光装置是我国开展激光惯性约束聚变研究的主要实验平台之一。该建设项目（以下简称神光-III项目）是一个涉及多学科、多单位参与、集成度高、技术复杂度高的大科学工程，它不仅要完成上千台套高精度非标设备的研制，还要完成规模庞大、技术复杂的实验室土建及安装工程。贯穿项目建设全过程的档案管理活动也相当复杂，难度也非常大，需要精心进行统筹，谋划得力措施，才能做好这项工作。

1.明确责任，建立项目档案管理网络。从神光-III项目建设开始，就在《神光-III项目管理大纲》中，将档案工作作为项目管理的重要组成部分，纳入了项目的领导层、组织层和执行层的岗位职责，形成了完整的组织管理体系。在项目管理组织架构中，项目两总（总指挥、总设计师）系统为项目实施组织体系中的领导层级，项目总指挥是项目级组织体系的行政责任人，负责项目实施过程中的最终决策，对项目建设第一责任人负责。项目总设计师为项目技术负责人，负责项目技术管理和产品质量控制，对项目总指挥负责。两总系统是项目档案工作的领导层。本项目专门成立了神光-III项目管理部，专职负责项目组织实施和管理工作，是项目档案工作的责任主体，配备专职的文件资料管理人员，负责归档材料收集、整理、预立卷和归档工作。各相关职能及管理实体，负责按照职责分工负责分管专业板块文件的收集、整理、归档工作。档案管理部门全程进行跟踪，监督、指导项目档案工作，负责项目档案接收和统筹组织档案验收工作。

2.档案部门积极介入，做好项目档案工作总体策划。《神光-III激光装置建设项目档案管理大纲》作为项目档案工作总体性文件，主要包含以下内容。

（1）细化项目档案归档范围。根据项目实施方案和项目全周期实施计划，按照项目的五个子项及其实施流程，分别梳理了项目全周期生成文件（见图1），形成项目生成文件清单，作为项目档案的归档范围。这样就解决了项目实施人员不清楚具体该将哪些文件归档的问题，项目管理人员和档案部门人员也有了收集和归档的依据。

（2）确定项目档案分类方案。神光-III激光装置建设项目包含神光-III激光装置、神光-III项目标记实验室、神光-III精密装校系统、神光-III光学元件供货网络、神光-III精密光学制造车间五个子项。其中，神光-III激光装置实验室和神光-III精密光学制造车间两个子项为土建工程，其余三个子项为主工艺设备建造。据此我们搭建起了本项目档案的分类框架，即两个土建工程子项档案按基建类档案管理，其余三个主工艺设备建造子项档案按设备类档案管理，项目报批等管理过程中形成的管理文件按管理类档案管理，将项目档案整体上分成三大类别进行管理。其中较为复杂的主工艺设备类又可按系统、分系统、组件、单元组件等层次划分进行分类组卷。

（3）强调项目档案管理制度。该项目强调以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》和《中国工程物理研究院国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》作为开展档案工作的依据性文件，项目档案的收集和归档按照本单位制定的文书、设备、基建、照片、声像、电子等档案管理实施细则执行，项目档案整理组卷分别按照《归档文件整理规则》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

（4）明确项目档案归档要求。明确了项目档案的归档时间从项目实施开始，到项目建设批复周期截止日期，各子项的归档完成日期；归档方式上，确定分子项进行归档，各子项内基建类按实施阶段归档，设备类按系统归档，分别纳入年度归档计划实施归档；对归档质量要求方面，除归档原件、制作材料耐久性、图纸线条清晰、符合标准化等要求外，还特别强调电子版文件采用通用格式编写，对使用特殊软件编写的文件，应同时提交阅读软件。

3.加强跟踪控制，强化过程管理。

（1）统一文件格式，规范文件管理。为便于管理，使神光-III项目文件与其他文件区别开来，做到统一、规范、鲜明地显现神光-III项目标记，我们编制了《神光-III激光装置技术文件编制格式及归档质量要求》及《神光-III激光装置加工制造阶段技术文件编制格式及归档质量要求（外协部分）》两个规范性文件。对各阶段形成的文件、图表和记录的名称、格式、封面、编号、纸张、装订等作了详细要求。前者主要规范单位内部产生的文件，后者规范外部协作单位提交的文件。

（2）使用“工程验收图”章，创新版本标识。神光-III激光装置工艺设备在研制过程中进行技术改动是很正常的现象，这样就会形成多个版本的技术图纸，为了便于以后装置的运行维护，很有必要将最终版图纸加以标识存档。但实际上这类图纸既不同于工艺定型图纸，也不同于基建竣工图纸，没有可以直接拿来用的标识图章，最终我们在基建竣工图的基础上加以改进，取名叫“工程验收图”（见图2）。并编写了《神光-III激光装置工程验收图归档要求与管理规范》，规范与强化对主工艺设备图纸的审核与管理。

图1 神光-III激光装置项目全周期生成文件示意图

图2 工程验收图章样式

（3）加强过程跟踪，强化关键节点控制。在基建类文件资料管理方面，作为甲方派现场代表监督检查关键环节和部位的资料形成，工程竣工验收前项目管理部门会同档案管理部门初步审查项目施工过程文件和竣工资料，形成建设单位自查报告，报请中物院固投项目管理中心审查，整套文件材料通过审查后才能召开工程竣工验收会。在设备类文件资料管理方面，在合同签订时列明文件资料交付专门条款，档案人员参与设备到货开箱，检查随机资料交付情况，将设备资料交付与进度付款相关联，有效约束外协单位按时完整交付资料。

（4）把牢设备合同验收关。对于大型非标研制设备，往往分批次分阶段交付文件资料，我们会组织会议进行合同验收，将文件资料交付情况作为验收的内容之一。验收会前，档案人员同工程技术人员先对资料进行集中审查。验收会上档案人员作文件资料交付情况专题报告，对合同整体文件资料交付的齐全完整和真实有效性作全面汇报，由现场领导和专家进行包括技术准确性在内的综合审查评估，审查合格后才能通过合同验收。

4.加强培训交流，提高管理水平。项目档案管理涉及许多部门、单位和人员，档案的形成、收集、整理和归档要靠大家的共同努力，必通过不断地培训交流，才能统一思想、统一认识、共同提高。每年组织档案专兼职人员参加国家和院外单位开展的培训交流，并把获得的相关知识同其他人员宣传和交流，使档案全程管理理念深入人心。在项目实施过程中，档案人员经常与外协单位合同负责人交流讨论，共同讨论解决遇到的问题，向他们宣贯档案管理的要求，强化了档案意识，增强了认同感，能够按要求交付资料。

5.周密进行验收策划，做好验收准备。

（1）提前进行周密策划。神光-III项目进展十分紧促，档案验收准备工作非常繁重，时间相当紧迫，为确保顺利通过档案验收，提前进行周密的档案验收准备工作策划。研究成立了由项目负责人和各相关部门领导组成的领导小组，详细列举了需要完成的准备事项，明确了责任人和时间节点，做到“任务分解、责任到人、明确时限”。

（2）利用“两会”制度，解决实际困难。项目建设后期，档案工作进度受项目建设直接影响，各项准备工作时间节点都是按照项目工作进度和总体验收时间倒排的，弹性很小，为确保工作顺利开展，我们充分利用好“两会”制度，为验收工作排除困难。充分利用月例会制度，汇报档案工作进展，协调各板块和环节遇到的问题，使各阶段节点目标顺利完成；对月例会上不能解决的问题，召开档案专题会议，对出现的问题开展有针对性的讨论，制定有效的应对办法。

（3）归档前系统审查。为保证项目档案的完整、准确、有效，建设单位在归档前组织有关专业人员和档案人员对档案资料进行全面审查，每个合同问题开一张“单子”，问题“单子”及时发给责任单位进行整改。并按照档案验收要求，形成档案自检情况报告，为项目档案顺利通过验收做好充分的准备。

（4）分子项进行验收。根据项目各子项实施完成情况，按照项目管理要求，分子项进行验收。先进行子项所级综合验收，所级验收通过后，及时向档案验收主管部门提交验收申请报告，进行院级（代国家级）验收。

四、结语

神光-III项目共形成归档文件两千余卷，包含各类文件及图纸数万份，正是由于采取了上述有效措施，档案工作一开始就与项目建设同步开展，实现了文件资料的系统化和规范化管理，档案资料格式规范、分类清晰、齐全完整，受到验收专家的好评，顺利通过了档案单项验收。总结经验的同时，也有一些体会，供大家借鉴。

1.领导重视是做好项目档案工作的前提。领导重视非常关键，从项目负责人到各相关部门领导，从上到下，都真正重视和支持档案工作，项目档案工作才能真正开展好。档案工作是项目工作的重要组成部分，各级领导除了人、财、物支持，还要将档案工作真正纳入领导责任制，亲身参与协调档案工作同其他板块工作的关系，研究解决档案工作中遇到的问题，做到全方位地支持档案工作。

2.前期一定要做好总体策划。凡事预则立，不预则废。前期一定要做好总体策划工作，对项目档案工作作一个总体安排，归档具体范围、分类组卷方案、归档方式、总体时间进度、验收方式等都作总体上的计划安排。这就好比有了“纲”，纲举才能目张，才能始终使档案工作行驶在正确的轨道上，不偏离总目标和大方向。

3.档案人员和项目管理人员要多交流学习。档案人员和项目管理人员除了要在工作中密切配合，还应多交流学习，在档案总体策划时应相互讨论，档案人员应向项目管理人员多了解学习项目实施情况，方能做好分类立卷工作。在神光-III项目档案工作中，根据项目目标分解确定了项目分类框架，但实施并未完全按目标分解进行，我们通过向管理人员了解，及时进行了微调，在保持分类框架不变的同时，按实际实施情况进行立卷和排列，做到了组卷科学合理。项目管理人员应多向档案人员了解档案管理的要求，才能将这些要求纳入项目管理中，才能做到档案工作同项目工作高度融合。

4.加强项目档案信息化建设，深入推进项目档案信息化。在项目档案工作中，我们深刻感受到纸质档案及其目录电子化的管理模式难以满足项目档案高强度工作的需要。档案工作本来就任务重、时间紧，特别是验收准备阶段，还要为项目总结、财务审计、安全环境卫生验收工作提供档案利用，严重影响档案验收的紧张准备。从项目档案管理和验收的角度讲，加强项目档案信息化建设，深入推进项目档案信息化，十分有必要。深入开展项目档案信息化建设，力求内部文件电子化、外来文件数字化，实现全流程文件的信息化利用，避免项目总结、财务审计等各环节的大规模借阅影响项目档案工作进度。

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