新形势下升格高校档案工作刍议

金满银

（贵阳幼儿师范高等专科学校档案馆贵阳551400）

新形势下升格高校档案工作刍议

金满银

（贵阳幼儿师范高等专科学校档案馆贵阳551400）

档案管理是高校管理体系上的一个基础环节，对于升格高校来说，正确认识档案工作的作用和地位，增强群体档案意识，加强档案工作，是摆在升格高校面前的一个紧迫课题。文章通过对新形势下高校档案工作面临的问题的分析，结合升格高校的实际，提出加强档案工作的建议，以期能够引起相关方面的重视，促进升格高校档案工作健康发展。

新形势升格高校档案工作刍议

一、升格高校档案工作面临的困境

学校升格转型，其办学层次、办学定位、学科和专业设置、培养目标、规模建制等方面将会发生较大变化和调整，就档案工作而言，正常情况下随之而来的是档案数量急剧增长，档案种类的日渐丰富，档案业务的日益增多，相应地档案工作应该得到加强。然而，观照当下，仍有不少升格高校的档案工作不但没有得到加强，反而为其他千头万绪的工作所湮没，档案业务无法正常开展，工作停滞不前，频频暴露出诸多问题。

1.硬件建设投入不足。学校升格初期，最紧迫的任务就是稳定并扩大办学规模，加强基础建设，迎接评估，提高办学质量等，因此大量人力物力都投入到“燃眉”工作上，对档案工作的投入远远不够。首先表现为不少高校由于经费和政策的倾斜，尚未成立符合要求和标准的档案馆（室），大量重要档案资料被分散保存在各内设机构，档案管理设施设备缺乏，档案保管条件差。二是虽然名义上成立档案馆（室），但是档案馆（室）不是独立的职能部门，而是隶属院（校）办、图书馆、党委办公室等，其地位不高，档案管理规章制度执行不力，工作局面无法打开。

2.“软件”建设尚有较大空间。

（1）人员配备有待完善，工作网络急需构建。高校档案工作的开展，基础设施建设只是提供了物质基础，人才是生产力中最活跃最根本的因素，遗憾的是，目前升格高校档案管理队伍建设很滞后。人员配备和工作网络的构建是当前升格高校档案工作面临的突出问题。首先，从人员配备上看，专职人员编制较少，一般在高职院校只有1至4名不等，本科院校情况稍微好点。其次，由于档案专业人才自身高期望与高校现实待遇的矛盾，升格高校难以配备学科齐全、学历达标的专业人才，又因高校档案馆（室）的“附属”地位，其主管人员大多是非档案学或者相近专业出身，而且往往“身兼数职”。第三，专兼职档案员队伍极不稳定，且很少有参加培训提升的机会。

（2）规章制度有待建立健全，且执行不力。高校升格，大体有以下三种情况。一是中等职业学校升格为高等职业学校，这类学校过去往往对档案管理这一块比较重视，但整体档案工作基础薄弱，制度很不完善；二是从高职学校升格为本科院校，这类高校档案工作有一定的基础，但仍存在规章制度不健全的问题；三是普通本科院校升格为重点高校，这类学校由于领导重视，档案类别较多，开发利用效果好，档案工作基础较好，但仍然存在规章制度执行不力的情况。

（3）群体档案意识不强。如前文所述，升格高校由于各种工作的牵扯，档案工作对于不少人来说很陌生，提到档案，第一反应就是与自己切身利益相关的人事档案，而对于教学、科研、基建、财会等档案知之甚少，群体档案意识极其薄弱，这首先体现在领导缺乏档案意识，对档案工作的关心重视度低，往往由于其他工作的缘故，对档案工作缺乏规划，甚至较少过问工作开展情况。更有甚者，认为“档案工作就是收收齐，管管好，有人用就查一查，对学校工作不会有什么大的影响”[1]247。某高校升格之初，召开首次档案工作会议，竟有领导感叹“浪费时间”。其次是部分专（兼）职档案员的专业知识极度缺乏，责任意识淡薄，归档意识不强，资料积压，乱丢乱放，甚至“弃档”等现象时有发生。再次是部分人员图利用方便，视档案为本部门财富，拒绝移交档案馆（室），自设“专柜”保管。这样从短期看，比较省事省力又方便，但从长远看，一旦发生人事变动或机构调整，工作交接不妥，必然导致大量珍贵文件材料的散失。最后是档案部门服务意识不强，这与整个档案工作的环境和氛围有很大关系。目前，不少升格高校仍存在重保管、轻利用，疲于应付，不思进取，工作缺乏积极性、主动性和创新性的问题。

二、加强升格高校档案工作的建议

升格高校由于面临基础建设、内部管理体制调整、招生办学、迎检评估、吸引生源、招揽人才等问题，难免会顾此失彼而忽略档案工作，使档案馆（室）成为被遗忘的角落。长此以往，势必会影响高校档案工作的正常开展。因此，升格高校应积极采取措施，加强档案工作。

1.加强硬件建设。各高校应从学校整体发展和长远规划的大局出发，严格依据国家档案局、建设部、发改委联合制定的《档案馆建设标准（建标103-2008）》的相关要求，结合高校自身的实际，合理规划布局，改善档案工作环境和条件，严格实行办公室、库房、借阅室三分开。更重要的一点，鉴于高校档案馆（室）的行政管理和业务服务这两大主要职能，应根据国家档案局、教育部第27号令《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）的相关规定，结合学校办学规模，设立建制为县处级的档案保管机构——档案馆（室），并根据档案工作的需要，适时配置办公设备，比如多功能打印机、计算机、摄像机、温湿度记录仪、冷冻消毒柜、防磁柜、密码柜、档案装具等。尤其重要的是，为适应档案数字化需要，应配置档案管理软件、高拍仪、高速扫描仪等数字化设备。硬件设施是开展档案工作的必备条件，应该引起升格高校的格外重视。

2.加强“软件”建设。

（1）加强组织领导。由于升格高校档案工作刚刚起步，各方面都不成熟，处于摸索阶段，另外，加之高校档案工作点多面广，在实际工作中会遇到各种各样的问题需要协调，这就更需要加强组织领导，因为“学校档案工作的开展离不开领导和干部职工的支持，它是档案工作发展的推动力。”[2]77根据《办法》第三条的规定，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。第五条明确了高校档案工作的领导体制是校长负责制，并规定了校长和分管档案工作的校领导的职责。根据这些规定，升格高校要着眼长远，确定一名校级领导分管档案工作。此外，各高校应成立学校档案工作指导委员会，并明确其职责，为学校档案工作集中统一领导和分级管理提供一定的组织保障。

（2）加强队伍建设，构建档案工作网络。但凡一项事业的发展，靠的是两翼齐飞，一翼是理论，一翼是实践，而人才则是理论和实践的结合部，高校档案工作的开展，同样离不开人才引领。一方面，升格高校要根据本校办学规模和档案规模，配备数量相当的档案学或者相近专业的专职档案员，作为本校档案工作的中坚力量。有条件的高校，要通过人事管理制度的倾斜，以招聘、引进、外聘等形式，吸引在档案业务和学术研究方面具有一定专业水准的高素质人才，作为学校档案工作的拓荒者和领军人物。另一方面，高校档案工作头绪多，涉及面广，需要各个部门的密切配合，要顺利开展，必须构建档案工作网络。部门归档制度决定了各单位负责人是高校档案工作的领导力量，主要负责督促落实本部门档案工作，出面协调问题。兼职档案员则是高校档案管理的重要力量，他们肩负着本部门文件材料收集、预立卷、平时归卷、整理归档的重任。因此，升格高校要明确各单位负责人为本单位档案工作的主管，明确其责任，再由单位主管落实兼职档案员，明确兼职档案员的责任，建立有分管领导分管、主管领导主管、专（兼）职档案人员具体管理的三级管理网络，形成自上而下、齐抓共管、配合协调的工作网络。需要注意的是，由于岗位的频繁变动，专业的错位，加之工作上的压力，专（兼）职档案员在档案工作中常感力不从心，对档案事业发展动态不了解，对前沿的学术理论、法律法规知之甚少，因此，加强培训，提高其业务、理论水平不可忽视。高校应邀请上级档案行政管理部门领导或校外档案界知名人士对全体档案工作人员作相关的专题培训，对全体教职员工作档案管理法律法规的宣贯；要建立内部激励机制，鼓励专职档案人员继续深造，给予专（兼）职档案员一定的外出学习、交流的机会，让他们了解档案管理领域的新理论、新技术、新设备、新方法，熟悉档案管理的基本理论、基本业务及流程。

（3）建立健全档案工作规章制度，并加大执行力度。“制度问题更带有根本性、全局性、稳定性和长期性。”[3]67不建立健全档案工作规章制度，或者相关规章制度执行不力，工作就缺乏约束和基本遵循。对于升格高校档案工作来说尤其如此。档案工作制度很多，但是对于升格高校来说主要有以下四个:第一，档案管理规定。第二，部门立卷归档制度。应明确归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等。这一制度既是立卷部门开展材料归档工作的基本规范，也是档案部门督促、检查立卷工作的依据，该制度是否建立健全、执行效果的好与坏，直接关系到高校档案资料的完整、系统性，更关系到档案工作的效率和进馆档案质量。第三，档案管理软件操作制度。这是关系到档案信息化发展的重要制度，应明确档案管理软件操作人员及其职责、档案管理软件的操作规程和要求等。第四，电子档案管理制度。这一制度要明确学校各个信息系统中形成的电子文件的归档、管理和利用要求。

（4）完善各类档案业务规范。它是开展档案工作的基础和指导，使专（兼）职档案员的工作有一个基本遵循。升格高校主要抓好以下四个方面的档案业务规范建设：第一，档案实体分类方案。第二，文件档案整理规范。第三，文件材料归档范围和档案保管期限表。这是档案工作开展的基础，它以表册形式列举档案来源、内容、形式、保管期限、归档部门，是鉴定档案保管价值和划分档案保管期限的依据和标准。第四，特殊载体档案整理规范。应明确各种载体档案收集、整理归档的要求和保管条件。

（5）规范高校管理体制，提高群体档案意识。高校规范化管理要求将整个学校的每项工作都纳入一个管理体系，在这个体系里面，各个层级、单位和个人都有明确的分工，上下配合、协调一致、按章办事，确保每项工作都有条不紊地进行，从而提高工作效率。就学校的整体管理而言，档案工作属于“学校‘微观管理’的范畴，但它必须获得‘宏观管理’的依法指导，否则就会偏离方向和失去控制，因此不能让其游离于学校管理体系之外”[1]247。档案工作涉及每一位教职员工，事关大家共同利益，更关系到高校的长远办学，需要将其纳入学校管理体系，然而，再好的制度也要靠人执行才有效果，正所谓“制度的生命在于执行，执行离不开责任担当”[4]1。否则，制定再多的制度，没有执行的话，难免陷入形式主义泥潭，成为华而不实的花架子。

升格高校档案工作起步之初，校级领导要加强对档案工作的组织领导，做好档案工作的顶层设计，将档案工作纳入高校管理的“法制体系”；校长应支持和关心档案事业，批准或制定学校档案管理相关规章制度，尤其要将档案管理“三纳入、四同步、四参加”制度落到实处；身体力行，做贯彻执行国家档案法律法规和学校档案管理规章制度的带头人；建立档案工作长效评价机制，将档案工作纳入岗位经济责任制，倒逼相关人员增强责任意识；各处室、部门领导要督促部门兼职档案员主动熟悉档案业务，认真履行岗位职责，做好平时的资料积累、归卷工作，按照相关规定归档。尤其要强调的是，升格高校应从学校发展大局考虑，着眼长远，加强对专（兼）职档案人员的业务培训，提高他们的业务素质，增强其责任意识、现代意识、档案意识和服务意识。

三、结束语

新形势下，高校档案工作机遇与挑战并存，升格高校只有正视当前面临的问题，并且认清这些未来的发展趋势，真正重视档案工作，并积极采取措施理顺内部管理制度，规范管理，加大软硬件建设投入力度，并形成自上而下，统一协调，权责清晰，管理明确，全员参与的良好局面。只有这样，升格高校档案工作才能跟上时代步伐，获得可持续发展。

[1]彭志斌.谈档案工作在高校管理中的“缺失”[J].文教资料，2010（6下）.

[2]陈敬暖.高校档案工作如何赢得重视和支持[J].衡水师专学报，2002（4）.

[3]陈丽菁.对推进中国政治制度改革的思考：重读邓小平《党和国家领导制度的改革[J].济宁学院学报，2013（1）.

[4]姜洁.制度的生命在于执行，执行离不开责任担当[N].人民日报，2015-08-18（1）.

金满银，贵阳幼儿师范高等专科学校档案馆工作人员，主要研究方向为档案管理、高校年鉴编纂等。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.19

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2017-04-12