科技档案编研探析

郝莎

（中国卫星海上测控部江阴214431）

科技档案编研探析

郝莎

（中国卫星海上测控部江阴214431）

通过介绍科技档案编研含义、原则、工作方法和常用编研成品，使人们认识到科技档案编研是科技档案信息资源开发利用的重要手段，既扩宽科技信息服务的途径，又优化科技档案信息，增加科技信息密度和系统性，为利用者搭建高效信息平台，实现科技档案价值最大化，提升科技档案管理工作水平。

科技档案编研原则编研成品编研方法

“科技档案是机关、团体、单位或个人在科技活动中形成的、作为历史记录整理留存的信息载体。”[l]15它具有知识性和信息性、原始性和记录性、成果性和社会文化性等重要性质，是进行科技生产活动、日常工作学习和技术研究等不可缺少的重要理论依据，一直被大量传阅、借阅、查询、复印。中国卫星海上测控部科技情报资料室作为科技档案和技术资料主管部门，存储各类科技档案和技术资料数目庞大，种类繁多。但库藏科技档案缺乏系统性，科技人员需要逐份查阅相关科技档案，花费大量时间精力“大海捞针”才可能找到有用信息。鉴于此，科技档案管理人员经过充分调研，在掌握客观需求基础上，对丰富的库藏科技档案进行多角度、深层次编研，提炼整合，编制成各种针对性强、具有重要现实价值和历史价值的科技档案编研成品，充分开发科技信息资源，提升科技档案利用率，使科技档案焕发新的生机和活力，为上级领导机关谋划工作开拓思路，为科技人员学术研究、创新成果搭建高层次技术平台，为科技档案管理部门拓展职能，多渠道提升服务质量提供重要技术手段。

一、科技档案编研含义和特点

“科技档案编研，是指根据客观需要，集中相关科技档案信息，对它们进行分析研究，并将它们加工成拥有一定主题的、不同形式的编研成品的科技档案资源开发工作。”[2]281科技档案编研首先以满足某种特定社会需要为目的，按照设定主题，将数量多、存储散的科技档案信息汇集，以一定体例加工整理、编辑成专题成果，是一项专业性强、具有创新性和系统性的研究活动。

1.科技档案编研是创新性科研活动，它不是将科技档案简单罗列串联，而是对科技档案信息进行定向科学研究和加工整理，是一种高层次智能控制，具有科学研究性质和较高的专业技术含量。

2.科技档案编研是对科技档案信息的系统化。编研人员将所有关联科技档案信息按照主题要求，判断逻辑关系，区分不同价值，将突出反映主题的档案内容整编组合，使原本分散、无序的档案系统化，主题清晰，脉络层次分明，涵盖信息内容更加丰富、完整、直观，满足科技人员对科技档案不同层次的需求。

3.科技档案编研是有明确方向的主动性服务。科技档案管理部门根据任务需求、科研课题、单位发展前景，充分调研领导机关、科技人员对科技档案的热点和重点需求后确定编研专题，具有针对性强、利用效能高的特点。

4.科技档案编研以真实可靠的科技档案为基础，其凭证价值与原件等同，可以尽量减少对原件的磨损、损坏或丢失，有效保护原件，延长使用寿命。

5.科技档案编研工作是提高单位科技档案管理水平和服务质量，扩大科技档案利用范围，深化科技档案影响力，实现科技档案管理工作最终目标的重要手段。

二、科技档案编研成品基本类型

“科技档案编研成品是科技档案编研工作知识成果的总称。”[2]286即科技档案管理部门结合科技活动及管理的客观需要，在科技信息分析基础上，将大量分散的科技档案信息科学加工编排，形成形式多样、系统性的信息成果。科技活动的广泛性、科技档案内容的丰富性、不同层次人员对科技档案需求的多样性决定了科技档案编研成品具备多种形式，常见有以下几种。

1.科技成果简介。这是一种对科技档案内容和特征进行提炼，以文摘形式进行简介的编研成品。测控部按年度编制的《科技成果简介》中，详细介绍了科技成果综合情况。按照“序言、总目录、档案编号、成果名称、研制背景、课题立项及批复情况、主要完成人员、研究起止时间、创新点、内容概述、主要战技指标、经济效益、专利情况、应用推广、成果鉴定意见、成果评审、成果批复文件、获奖证书、成果配套材料目录等”栏目设置，对自研设备项目还需配置设备研制及安装、应用图片。科技人员通过查阅《科技成果简介》，可以很方便地找到需要的综合数据，还可根据档案编号找到所有原件档案深层利用。

2.科技工作年鉴。以年度为时限，条目记事体为体例结构，由“前言、编辑说明、目录、正文、统计表、图片、附录、索引”等组成，总结概括某特定单位“隶属结构、人员编制、资源管理、科技活动情况、技术研究及学术交流、试验训练、设施建设、会议情况、大事计、各项基础统计数据、重大活动影视图片资料”的综合性编研成品。年鉴全面系统反应某特定单位建设和发展状况，也为撰写各种史料提供真实、可靠的第一手材料。

3.科技史料。以本系统或本单位科技档案为基础编写，真实、全面反应本系统或本单位科技活动历史面貌和成果的史料性质编研成品。如测控部组织编撰的《测控雷达》、《导航设备》、《通用电子仪器仪表》、《航海》、《船姿船位》等工程技术手册，就以库藏各种科技档案，如设备预研、使用需求与批复文件、关键事件总结、厂所提供的设备图纸、使用手册、实战数据和维护维修记录等作为原始资料组织撰写，全面介绍测控设备原理、指标测试、资质质量、参试情况、使用与维护方法、常见故障及排除等。该系列编研成品出版后立即得到广大科技人员赞誉，不但成为新技术人员熟悉设备的实用教材和工程实践技术指导手册，更成为参试设备生命履历的记录簿，其使用范围遍及各部机关及船站。

4.专题汇编与摘编。专题汇编是按照特定专题选取适用科技档案，采用复制方法对分散的科技档案部分或全文汇集加工的编研成品。摘编是按照专题，以提供科技档案精华内容为目的，对科技档案摘录、整理编辑的编研成品。两者选题范围广泛，内容灵活，通过将分散的科技档案信息有机整合，使利用者在最短时间内获得最大信息量。且不改变档案原件、原图内容，既有凭证作用，又包含巨大使用价值，是目前编研主导形式，如测控部编撰的《试验任务资料汇编》、《探索与实践——科技论文汇编》、《标准汇编》、《科研试验针对性训练工作资料汇编》、《工程研制建设总结报告汇编》、《测控设备质量管理研究系列成果》、《质量管理规章制度汇编》等编研成品，均使用这两种编研方式，从型号任务、学术交流、新技术研究、工程建设、质量管理等多角度、多层次反映单位综合管理情况。如《试验任务资料汇编》中，汇集试验任务从预案调研到总结撤收所有相关方案、请示及批复、会议报告、领导指示、实战数据、技术总结、数据处理、质量管理等科技档案信息，还将各厂所、院校提供的相关档案信息组成支撑文件清单一并编入，使其成为记录任务最翔实、可靠、完备的资料，既是执行任务成果展示，也为大事记及科技史料、年鉴提供真实、系统、全面的凭证。从检索、借阅、复制等统计分析情况看，此类编研成品使用频率最高，利用范围最广泛。

5.图集、图册。将设备生产、工程建造、测绘及某些专业性图片、图样，如设计图、施工图、示意图、完工图等，配置必要的文字或数据说明，按照专题汇编成集册的编撰成品。其专业性、通用性强，可以直观反映产品、设备或工程项目的技术数据和特征、用途，是相关专业技术人员重要的参考资料和工作依据。如本部编撰的《船艇史料集》，汇集测控部自组建以来所有船艇设计、建造、下水、试航、实战系列图片和相关设计图、施工图及完工图册，是最全面翔实的船艇历史资料，具有极高的现实价值和珍贵的历史价值。

三、科技档案编研原则

科技档案编研工作优化了科技档案信息，增加了信息密度，实现了科技档案价值最大化。为合理利用库藏信息资源，提高编研工作质量，满足多层次多角度利用，开展科技档案编研工作应遵循以下原则。

1.事实原则。科技档案与科技活动相生相伴，是科技活动的真实记录，具有原始性、真实性和凭证性，这也是科技档案编研成品具有权威性与凭证价值的原因。科技档案编研事实原则本质就是要尊重历史、尊重科学，维护真实。尊重记述内容事实，始终保证编研材料真实性和提供科技档案信息客观性。选材中存在疑问或歧义的信息必须经过多方考证，无误后方可使用。信息加工整理方法也必须尊重科技档案原始性和历史真实性，不能带有个人偏见或局限性，使用夸张语言表述或从脱离成文年代的视角来阐释信息。

2.需求原则。科技档案编研以定向主动服务、最大限度开发科技档案信息资源、提高档案利用率为目的，需要投入大量人力物力财力，只有提供满足科技生产科技管理客观需求、针对性强、先进和实用的编研成品，才能使其有吸引力和影响力，进而实现利用价值。为此，首先要做好领导机关和一线科技人员需求调研，了解他们对科技档案需求重点和利用要求，找准课题方向。其次，根据利用者层次制定科学高效的编研方案，明确编研方法和要求，确定信息加工深度和广度，保证编研工作顺利、持续开展。

3.保密原则。有些科技档案如科技成果档案、专利档案等具有保密性特点，不能因为要扩大利用范围而不顾保密要求随意公布，在材料选择和加工中要避免使用密级度高的科技档案。涉密材料汇编成集册后较单份档案，密级度会提高很多，对此种编研成品必须严格按照最高密级定义管理，严控知密范围和利用对象，杜绝失泄密事件发生。

四、科技档案编研工作实施

科技档案编研是一项专业性、技术性很强的科研工作，必须遵循科学的工作程序和要求进行。编研工作包含“选题、方案拟制、适用科技档案筛选、加工与编排、序言与说明、审校与批准”等关键步骤。

1.选题，即确定科技档案编研题目。选题揭示和概括了编研成品中心内容，直接影响使用价值和经济效益，是编研工作首要环节。选题必须建立在拥有丰富库藏科技档案的基础上，反映科技活动实际需求或重点需求，以最大程度激发科技档案潜在价值实现为目的，具备先进性和实用性。

2.拟制编研方案。编研方案是组织和协调编研工作的计划纲要和实施依据，也是编研工作得以顺利开展的前提和保障。（1）设立编研组织机构，明确人员与职责分工。（2）确定编研主题、服务对象、质量要求、类型结构、编研目的、主要内容、体例、编写要求。（3）确定科技档案取材范围和具体要求。（4）确定编研工作时间进度和阶段成果。

3.选材。即选择和确定与编研主题相关的科技档案素材，是保证编研成品质量的关键环节，必须做到全面、丰富、真实、相关，能够反映主题从发生、发展至结束的全过程。做好选材工作需要编研人员树立高度责任心和事业心，发挥主观能动性，多渠道检索、广泛收集，细心考证鉴定、反复核对，从中筛选出最有价值的档案材料。

4.加工与编排。加工是指依据事实原则，对选取的科技档案素材进行分析研究和优化的过程。使用考订、摘录、注释、改写、绘图、制表、复印、扫描等方法，转录、提炼或升华科技档案真实信息，规范格式、数据单位，使科技信息识别更加准确、科学。编排是指按照编研原则和确定的体例形式，对加工完毕的素材进行科学系统的组织和排列。不同编研成品体例有不同编排方式。如型号任务资料汇编，可按照任务执行流程编排；年度科技成果简介可按照获奖等级编排，也可按照专业性质编排；科技史料和科技工作年鉴可按照时间编排；图集、图册可按照研制建造顺序编排，也可按照设备性能编排。编排以保持科技档案材料间的有机联系、内容条理清晰、符合逻辑、结构严谨、体例统一为原则，使材料形成完整体系。

5.序言与说明。序言一般置于目录前，由编者以直接、集中、独立的形式概要介绍编研原则、背景、目的、适用范围、使用档案材料情况。说明主要介绍编研成品使用科技档案状况、编研加工情况、存在问题。

6.审校和批准。审校是编研人员为保证编研质量，从选题、选材、加工、内容、编排等全面审核和校对编研成品初稿的行为。批准是相关领导或机关部门对终审后的编研成品审核定稿并确定传播方式。

科技档案编研工作既解决了科技档案数量庞大、存储分散与利用者渴求针对某一专题获得最大信息量的矛盾，又解决了科技档案原件数量有限与利用需求广泛的矛盾。科技档案管理部门应夯实基础工作，提高业务水平，加大科技档案开发、编研力度，使科技档案利用方式由被动型、看守型、粗放型转向主动型、创新性、智能型，进一步提高科技档案利用率。

[1]霍振礼，王恩汉.现代科技档案管理[M].北京：国防工业出版社，1996.

[2]王传宇，张斌.科技档案管理学（第三版）[M].北京：中国人民大学出版社，2009.

Exploration and Analysis of the Technical Archives Compilation and Research

Hao Sha
(China Satellite Maritime Tracking and Control Department,Jiangyin 214431,China)

This article introduces themeanings,principles,workingmethods and common finished products of the compilation and research of technical archives,which makes people realize that the archival compilation is an essential way to develop and utilize those archives information resources.Such compilation expands the methods of technical information service, improves the archives information,and increases their density and systematicness.It also builds a highly efficient information platform for users,achieves themaximum value of the technical archives,and enhances themanagement level.

technical archives;principle of compilation and research;finished products of compilation and research;methods of compilation and research

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.18

郝莎，中国卫星海上测控部科技情报资料室工程师，研究方向为档案管理。

G273.5

A

2017-05-03