国企离退休人事档案管理制度的实践与思考

彭 玲

河钢集团邯钢公司离退休职工管理部

国企离退休人事档案管理制度的实践与思考

彭 玲

河钢集团邯钢公司离退休职工管理部

近几年，离退休职工人数急速增加，离退休职工为企业乃至国家付出了自己毕生的心血，提升离退休职工的人事档案管理，服务这些“有功之臣”是构建和谐社会的必要举措。随着我国企业的不断发展，各大企业的管理方式都在不断的创新，其中人事档案管理制度也在不断的创新和发展，在如今企业发展阶段中，做好企业离退休人员人事档案管理，有助于推进企业离退休人员集中管理服务工作，完善的管理机制是做好企业离退休人员档案管理工作的制度保障[1]。

离退休；人事档案；管理制度

离退休人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、选拔和任用等工作中形成的有关离退休人员个人经历、政治思想、职业技能、业务技术水平、工资水平、工作表现、工作变动以及参加社会保险等方面组成的文件材料，是历史地、全面地、真实地反映退休人员情况的重要依据，是企业开展离退休管理工作和为广大离退休职工提供服务过程中形成的原始记录，关系着离退休职工的的身体健康与生活和谐幸福，与个人切身利益息息相关。

一、企业离退休人员人事档案的管理现状

当今社会，国家的经济建设、国防科研迅猛发展，人们生活质量提高的同时对个人的权益保障、社会保障有了更高的要求，但是作为保障离退休人员正当权益的重要依据来源-离退休人事档案管理，未能跟上时代的快节奏，仍然存在着这样或那样的问题，需要不断完善和改进，以适应发展的需要[2]。

1、管理滞后

企业离退休人员人事档案管理制度不健全，亟待完善。离退休管理部门虽然加大了对离退休人员人事档案的管理力度，但在档案管理制度上仍然存在一定的缺陷。人事档案管理制度不健全，体现在档案材料收集不完整齐全，对档案的利用、保密、交接等方面管理不够规范，导致档案管理混乱，缺乏规范化和标准化，严重影响了离退休人事档案管理工作，降低了企业离退休人员人事档案的真实性和利用率[3]。

2、档案管理员业务素质较低

由于移交档案人员属于各单位兼职档案员，对人事档案的管理业务不够熟悉，没有经过正规的业务培训，对人事档案的收集和归档工作以及档案整理工作不够规范，导致离退休人事档案的材料不齐全，分类混乱，缺少重要材料，不符合人事档案的整理规定等等诸多问题，这就会影响到档案的正常利用及由此带来的不必要的麻烦。

3、企业重视度不够

企业在创造效益的同时，多把精力投放在生产经营管理和销售、财务管理等能够创造直接经济效益的方面，认为对于不能直接创效的档案管理工作无足轻重，把它看成是简单的保管性质工作，认为档案不丢失、不泄密就行了，对人事档案工作的认识也就出现了偏差。

二、加强制度建设，完善档案管理措施

1、完善离退休人事档案管理制度

人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃、严谨细致的工作，健全完善的管理制度是做好企业离退休人员档案管理工作的制度保障。形成一套适合企业人事档案管理规范化、标准化的管理制度，如：企业离退休人员人事档案管理规定、档案管理人员职责、离退休人事档案保管保密制度、离退休人事档案和档案材料收集制度、鉴别归档制度、离退休人事档案查阅借阅制度、转递制度、检查核对制度等，使离退休人事档案的管理制度更加完善、严谨和行之有效。

2、规范人事档案的移交和接收工作

对离退休人员人事档案移交的要求，正式办理离退休手续完毕后，离退休审批手续等材料齐全完整归入本人档案，由移交单位填报职工基础信息(包括职工姓名、性别、工号、职别、离退休时间等)明细表，并要对移交档案进行登记造册。在档案的立卷和整理上，对需要移交档案的各类材料按照《公司人事档案整理规定》进行收集归档装订成册，每卷档案中目录与档案内容(实体档案材料)对应一致，确保每卷档案的内在质量及外观整洁。接收档案时，档案管理人员对需移交档案要按移交名册核对是否一致，逐卷检查档案材料及装订归档是否符合要求，对移交单位不符合要求的档案，要将该档案退回移交单位，应责成移交单位重新整理后再移交。移交时提供档案移交汇总表和移交明细表各一式两份，待验收档案符合要求后，交接双方签字，各保存一份。

3、强化学习意识

离退休人事档案工作既是政治性工作，又是专业性工作，所以档案管理人员必须刻苦学习、精通业务，储备扎实的专业工作能力。随着社会的进步，科学技术的发展，档案管理工作的科技含量也要提高，档案管理人员必须牢固树立终身学习的意识，通晓档案基础知识，切实提高服务技能，平时注意涉猎与专业相关的各种知识，不断开拓视野，优化自己的知识结构。通过不断更新知识，达到自我完善、自我提高。

三、转变传统的档案管理观念，要实现离退休人员人事档案管理信息化

在离退休人员人事档案管理过程中，现代企业应根据自身发展情况以及离退休人员的管理情况建立较为科学，完善的离退休人员管理制度，同时应以一定的信息化技术管理，使离退休人员的档案管理起到一定的有效性。

四、总结

离退休人事档案既是企业的宝贵财富，又是社会的宝贵财富。保存档案的目的既是为了保存历史，又是为了记录前人的智慧、经验和成果，以供后人查阅、借鉴和享用。而离退休工作综合资料档案、离退休人事档案、离退休专业技术档案、离退休专家档案的建立是企业综合档案建立的延续，它不仅服务于老同志，为企业服务，所以离退休档案人员不仅要认真抓好收集、保管、利用三个关键环节，还要努力提高个人的综合素质，注意研究在档案工作中出现的新情况，解决新问题，只有加强对档案的利用与研究，才可以使我们继承和借鉴前人经验，充分认识过去，开创未来。

[1]刘静，如何加强企业离退休职工人事档案管理工作，《卷宗》2014(6)

[2]张建华，人事管理改革与人事档案管理改革探寻[J]，《市场观察》，2015(Z2)

[3]王博珍，新时期人事档案管理规范化的探究[J]，《科技风》，2014(5)：238-239

[4]杨群英，新时代人事档案管理制度与模式的创新探索，《劳动保障世界》，2015(S1)37-38

[5]王玉钰，人事档案管理制度与模式的创新与探讨，《办公室业务》，2013(3S)124-125