水库电子档案管理初探

吕振东

烟台市牟平区龙泉水库管理所

水库电子档案管理初探

吕振东

烟台市牟平区龙泉水库管理所

水库电子档案管理是在传统档案管理工作发展过程中衍生出来的新生事物，随着现代社会信息化的不断发展，档案管理也开启了信息化，电子化的新的管理模式。档案的内容涉及水库工作内容的各个方面，特别是水库发展过程中一些大型工程的建设产生了大量的档案材料，因此，对于这些档案材料的管理是非常复杂的，对于档案管理工作提出了新的要求。

水库；电子档案；管理

1 水库做好电子档案管理工作的意义

1.1 是提升水库档案管理工作的要求 水库在管理和发展中会产生大量的档案，档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录，对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此，水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展，关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理，那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在，这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。

1.2 是对水库档案的更好的保障 传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式，无论是人员档案还是工程项目档案等，都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲，这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失，损坏等情况，不利于档案的长期保存。同时，由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现，因此，档案的真实性容易受到威胁。所以，在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式，这在一定程度上对于档案的保存也是有益的，减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。

2 水库电子档案管理系统的现代化功能

2.1 数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档，包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库，其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询，以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外，(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接，以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统，在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接，可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作，并能对文件进行修改和重新归档。

2.2 数据检索功能检索子系统安装在终端机上，提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后，首先选择需要检索的档案类型，再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息，若想用本地机上的系统浏览文件，可用“文件浏览器进行设置，在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下，可以直接浏览到所需信息的全文，可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后，应用“退出系统”关闭检索子系统，防止他人盗用用户的身份和权力。

2.3 统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如：案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

2.4 数据转换功能受网络建设和存储容量的限制，几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息，为了进行数据转换，首先需要进行转换关系的定义，即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

3 做好电子档案管理的措施

3.1 要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

3.2 要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而做到对电子文件进行特定的保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3.3 做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

3.4 优化专业结构，建立高素质的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。

4 结束语

电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋，水库方面需要针对目前存在的问题，做好相应的管理对策，提升档案管理水平，促进水库的全面发展。

考考文献：

[1]陈鲜.南江水库电子档案管理初探[J].经营管理，2014，33(4).

[2]修敏.浅谈电子档案管理理论方法[J].黑龙江科技信息，2011，26(18).