加强农业档案的收集与管理

2017-03-10王茂波

环球市场 2017年22期

关键词：农业科研档案管理科技

王茂波

洮南市农经总站

加强农业档案的收集与管理

王茂波

洮南市农经总站

农业综合开发档案管理是项目管理的一项重要内容，是项目建设的依据和必要条件，也是国家、省、市对项目竣工验收检查的主要内容之一，它对农业开发事业的承前启后持续发展有着重要的推动作用，更具有总结过去、指导现在、规划未来的参考价值。因此，做好农业开发项目档案管理工作具有十分重要的意义。

农业科研档案；收集及管理；措施

1.加强组织领导，提高对档案工作的认识

农业开发档案是农业开发项目实施管理的真实载体和历史记录，科学、规范、齐全的档案资料对于指导项目实施、保证项目顺利验收、为领导提供决策依据具有十分重要的现实意义。因此要加强对农业开发档案的管理工作。一是加强领导力度，成立档案管理小组，确定一名副主任直接负责档案的管理工作，确定一名项目管理人员专门负责收集日常项目档案资料，确定一名专门档案管理人员对所收集的所有档案进行分类、归档、管理等日常工作。二是加强基础建设，配备档案管理所需要的铁皮柜、电脑、复印机、灭火器等档案归档设施。三是建立健全档案管理的各项规章制度，保证档案管理工作规范化、制度化和科学化。

2.各种类别农业科技档案在各个形成阶段之中归档范围以及收集目标

2.1 农业科研类型档案的收集工作

农业科研档案是农业科技档案的一个重要组成部分，在农业科学研究与经济发展中具有重要的作用。农业科研作为一个多学科、多专业的庞大科学体系，决定了农业科研档案除具有科技档案的一般特点外，还具有内容繁杂、形成和作用的广域性、系统性、周期长和区域性的特点。因此，对农业科研档案的收集要把握其主要特点，并兼顾农业科研活动的特殊性，遵循农业科研档案形成的自然规律进行收集。

2.2 农业基建档案收集

农业基建档案是指一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用全过程中形成的应当归档保存的文件材料，其具有按项目成套的特点。由于一个建设项目的完成会涉及若干个单位(如建设、勘察、设计、施工、监理等单位)，因此，围绕一个建设项目的进行会形成规划决策、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等项目档案，主要包括：建设工程可行性研究报告、设计任务书、实施计划、工程预算、工程选址、地质勘察、土地使用文件、各种检测报告与原始记录。

2.3 农业科研设备以及仪器方面的档案收集工作

农业科研设备在农业科学研究过程中有着较为突出的作用，所以要全面的记录好科研设备的各方面信息，尤其是农业科研设备相关的管理性文件以及技术性文件，才能保证档案的完整、有效。在实际的档案管理过程之中档案管理人员可以从以下的三个方面入手。

(1)设备采购阶段的记录

为了保证农业档案的全面、准确性，对于科研设备而言，需要在设备的采购阶段就开始进行记录。另外，由于现代科技的发展、全球的联通，使得我国一些先进的农业科研设备是从外国引进过来的，所以也要记录好在选择科研设备过程中判断依据，以及设备的进口批文。

(2)设备验收阶段

在设备长途运输过程中，有可能会对设备部件、外壳等结构产生影响，所需要工作人员能及进行全面的检查并将检查结果记录在档案之中。

(3)设备运行阶段

科研仪器设备操作规程、设备使用管理规定、设备故障维修更换部件记录报告、设备定期检查记录。

3.确定农业开发归档资料的内容，制定合理的分类标准

农业综合开发开发档案应分文书档案、科技档案、会计档案等三个一级类目，在一级类目下还应设若干二级类目及三级类目。

文书档案分为指导类和综合类。指导类应包括领导讲话，上级来文，有关管理规定、办法，会议材料，上机机关批准的项目规划，实施计划等。综合类应包括本单位工作总结，典型材料，统计资料及简报等。

科技档案应分土地治理项目类和产业化经营项目类两类，并按照形成时间、项目建设二条线整理。

土地治理项目类档案的内容应包括：项目前期形成的文件，项目请示，包括项目建议书(申报书)，扩初设计及其审定意见，项目批复文件(复印件)，项目区的规划设计等；项目建设过程中形成的文件，包括工程施工记录，项目变更请示及其变更设计、项目变更批复，工程招投标文件，工程建设承包合同，机井卡片、造林密度、成活率调查卡片，中低产田方田卡片等；项目完成后形成的文件，包括项目完工验收单，工程竣工预决算表，项目区建设工作总结，项目竣工验收请示，项目竣工报告，项目资金审计报告，有关工程建设的图片资料、录像、照片，工程建后的管护制度，工程移交资料等；土地治理项目科技档案，包括项目申报材料，项目合同书，相关的请示、批复文件等，科技项目培训的要有培训计划，培训会议通知，培训资料，培训人员签到表，培训记录(讲课内容，授课人员，授课人员的资质证明，培训对象)，培训总结报告，有关图像照片等。

产业化经营项目类档案的内容应包括产业化经营项目请示，有偿资金财政承诺，产业化经营项目建议书，项目前期立项的审计报告，项目批复(复印件)，项目建设变更请示及变更设计，项目变更批复，项目实施计划，工程招投标文件，工程建设承包合同，项目设备采购合同，项目建设工作总结，项目竣工验收请示，项目竣工报告，项目资金审计报告，有关工程建设的图片资料、录像、照片等。产业化项目科技培训培训计划，培训会议通知，培训资料，培训人员签到表，培训记录(讲课内容，授课人员，授课人员的资质证明，培训对象)，培训总结报告，有关图像照片等。

4.提高档案人员的业务素质，狠抓归档资料的管理

农发工作的特殊性要求档案管理人员既要熟悉农业开发工作的具体业务，又要掌握档案管理的专业知识，因此，档案管理人员要加强学习，掌握农业综合开发项目建设的各个流程，自项目立项论证准备初期就对项目档案工作进行全盘考虑和统筹安排，做到心中有数。在学习掌握项目知识外，还要加强档案管理专业知识、计算机操作技能的学习，以提高他们的专业素质和档案管理知识。