档案信息化管理存在的问题及对策

2017-03-10沈方方

环球市场 2017年22期

关键词：保密档案管理软件

沈方方

中国水利水电第一工程局有限公司

档案信息化管理存在的问题及对策

沈方方

中国水利水电第一工程局有限公司

当今社会信息化高速发展，档案管理工作面临着极大的挑战，新时期下如何有效地利用信息化手段提高档案管理水平已成为档案管理工作的重要课题。本文通过分析档案信息化管理的现状，旨在提出档案信息化的紧迫性和必要性，进而探索一条档案信息化的实现路径和方法。

信息化；档案管理；问题；对策

1 档案信息化管理的意义

1.1 适应经济社会和科技发展的需要

传统的档案材料是以纸张为主，辅以各种书写材料，形成传统的档案。这种传统型的档案是建立在手工管理基础上的，其档案信息的服务，也是以手工服务为主要手段。随着计算机应用的日益广泛，档案管理工作也加快了计算机的应用，主要用于档案目录的分类、存贮和管理，利用的方式是单机型的，也有个别档案部门建立了单位内部联机的档案管理计算机系统。这些计算机档案作为信息宝库中的重要信息源之一，在管理及其系统和功能上是大体相同的，主要为档案目录的存储检索，是档案人员管理工作的工具，还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务，或由用户自行上机检索档案情息。因此，这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会的进步和经济的快速发展，在办公、商务、管理、信息传递等各个方面正在实现自动化和网络化。文件从产生到处理结案形成的档案都是用电子文件的形式在网上发布，并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。面对这—发展趋势，档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展，才能适应经济社会科技发展的需要。

2 档案信息化管理存在的问题

2.1 缺乏严格的档案管理标准

档案的信息化管理离不开严格的标准。但我国社会经济结构较为复杂，增加了档案自身的复杂性与多样性。此外，档案存在较为明显的地区差异和行业差异，分散管理特点突出。在档案管理系统建设中，过分强调本单位特殊，管理方式不可更改的情况时有发生。在现阶段，虽然各行业、各单位都把档案信息化管理作为档案管理建设的重要环节，但受到经济条件、硬件设备、软件技术等因素的影响，档案信息化管理水平较低，数据不完整现象仍然明显。这些都致使档案发展存在着很大的盲目性。档案管理现代化发展进程受到标准化程度较低的影响，出现了大量低水平的重复建设，计算机档案管理系统也因此只能发挥辅助管理的职能而无法继续向前发展。

2.2 缺乏专业人才

档案管理是一门科学，尤其在新形势下，档案管理拥有更加先进的技术、丰富的内容、专业的分工，从而对档案管理人员的综合能力素质提出了新的挑战和要求。档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员这三个等级层次构成了现代档案管理人员。较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术则是高级档案管理人员应该具备的基本能力与素质，他们精通档案业务，能科学有效地制定政策和档案事业的发展规划，能更好的组织协调档案业务发生过程中的各种问题，进而能科学及时地制定决策，在学术理论研究上有很高的造诣。而档案管理人员群体的学历层次普遍偏低，掌握现代化技术的高级管理人才更为缺乏。据河南省档案部门调查，高校档案管理部门的人员素质是各级档案管理部门中最好的，但其档案工作人员的学历远远低于高校教师的学历，如：教师中研究生的比例达24%以上，而档案员只有2%，教师中大学本科的比例为74%，而档案员只有56%，大学本科以下的老师只有4%，而档案员中却有42%。

3 档案信息化管理的措施

3.1 法规上的保障

档案信息化网络的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性，在网上实现档案资源的开发利用和共享必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。一般地说，与国家安全和利益，与社会秩序有关的档案，或与集体、个人秘密有关的档案因其合法权益受到法律的保护，均属于限制利用的范围。因此急需制定政策，制订法律法规确定档案的上网等级。如可规定一级保密的档案不能上网，二级保密的档案上内部网，三级保密的档案可上Internet网。对于二级保密的档案，如技术、专利等可提供一部分普通的信息。在具体工作上，可以对现存的档案进行经常、及时的鉴定，做到该保密的一定要保密，该外放的一定要及时开放。总之，档案信息的开发利用与保密是对立统一的，在开发利用工作中必须正确处理二者之间的关系，既要积极开发档案信息资源，为各项工作服务，又要坚持保密原则。因此，制定出相关的档案信息化管理的政策法规是建立档案信息网络安全的最基本保障。

3.2 开发优秀档案软件

开发优秀的适用于档案信息化管理的软件，是实现档案信息化管理的前提。这种软件具备强大的功能，其中包括对不同密级档案利用的保密功能。目前，档案信息化管理的软件开发中当务之急是尽快制定出全国统一的软件发展规划和行业标准，使档案管理软件及其系统按统一标准执行。一个技术水平高的档案管理软件不仅在管理档案业务方面有较强的通用性，适应不同类型的档案管理，而且对不同应用人员素质和应用研究水平有较强的适应性。软件在设计阶段就要考虑到利用人员素质的多层次性，注意增强软件功能使用的易用性和可扩展性，增强软件的容错能力和提示引导能力；软件在开发编程阶段应考虑到软件要适应用户的要求，并可按各自的需要作必要的改进，增强软件的易维护性、可靠性和安全性。要实现档案管理信息化，开发优秀的软件是当前重要的基础工作之一，必须集合多学科的相关人员联合攻关，共同开发。