浅谈电子档案管理

2017-03-10姚洋

环球市场 2017年22期

关键词：原始性纸质档案管理

姚洋

平泉市集贸市场服务中心

浅谈电子档案管理

姚洋

平泉市集贸市场服务中心

随着科学的发达和人类社会的进步，原始的抄写、整理、存档、统管、需要时翻阅的档案管理方式已经适应的新形势，新时代的要求，电子档案管理问题就很自然地摆上了档案管理工作的议事日程，成为档案管理的重要形式。对于档管工作的这一新课题，保存过阅读大量资料，结合平时档案工作实际，对电子档案管理问题进行了初步的探索。

电子档案；基本要求

一、电子档案的基本要求

1.1 完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。

1.2 原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.3 真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.4 安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

二、电子档案特点

与纸质档案相比，电子档案主要有以下特点：

2.1 纸质档案可以直接阅读，而电子文档是数字化信息技术的产物，对技术设备依赖性强，以磁性介质或光盘为载体，具有非直读性。

2.2 电子档案存储量大，但对保存条件和环境有新的要求。电子档案受存贮介质质量、载体存在环境、存储信息的有交往期等条件的影响较大，而对天南地北的温湿度、防磁性等条件的要求很高，存放不当数据将全部丢失。

2.3 电子档案有利于保密，但对系统的安全性要求更高。计算机的保密系统比较完备，能针对不同级别的档案，设置不同密码，对不同的人群授予不同的权限。但由于计算机与网络本身的技术性原因，会遭到黑客的攻击或病毒感染，因此，对系统安全性保护提出更高要求。同时个人若操作不当，信息也将受到损失。

2.4 电子档案查询方便、快捷、有利于实现资源泉共享。虽然传统的纸质档案具有直观可视性，电子档案要在特定的计算机硬件与软件系统环境下才可视，但有关资料经计算机分类处理后存档，可非常方便、快捷地在电脑上对档案资料进行查询检查和下载打印。

2.5 电子档案资料方便进行修改和复制。这对加强管理提出了新要求，传统的纸质档案不易被修改，修改了也容易看出。电子档案容易被修改，且不留痕迹。缺点是丧失了原始面貌和依据。

2.6 电子档案对工作人员素质要求更高。由于电子档案管理是一个新事物，对计算机等技术设备的依赖性很强，因此，要求档案管理人员不仅要熟悉档案管理知识，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。

三、做好电子档案管理的措施

1.要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式或对部分电子文件加密，从而做到对电子文件进行特定的保护。

3.做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

4.对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件

由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况(如战争、长时间停电、病毒感染等)，致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此有必要在文件档案管理中有适当的纸质文件备份。