社保档案管理必要性及其管理措施探究

高 丽

无锡市职业培训指导中心

社保档案管理必要性及其管理措施探究

高 丽

无锡市职业培训指导中心

社会保险作为社会保障的中心，对社会保险档案实施有效管理是开展社会保障活动的重要依据。社保档案管理工作贯穿并渗透到社会保险业务工作的各个环节。因此，本文就社保档案管理的必要性及相关管理措施进行了探讨，以便促进社保档案规范管理。

社保档案；管理；必要性；措施

社会保险档案是社会保险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障国家、企业和参保人员的合法权益。如何做好社会保险档案管理工作，使其更好地发挥作用，已成为档案工作者亟需解决的问题之一。

一、目前社保档案管理现状

目前，在社保档案管理中普遍存在社保档案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后，档案意识薄弱，档案工作参与者少等问题。具体来讲，虽然各级经办机构都统一了认识，加强了领导，组织了专班，增加了对档案工作的投入，由于档案宣传力度不大等原因档案管理整体意识仍然薄弱，部分领导重视业务工作轻档案管理工作，社保经办人员对社会保险业务档案管理知识和有关文件知之甚少。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。

二、加强社保档案管理的必要性

社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。

1.加强社保档案管理，是深化社会保险制度改革的需要。随着社会保险制度改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社保部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，就要求我们建立完整安全的个人信息系统，即安全有序的社会保险档案系统。否则，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

2.加强社保档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。档案作为最原始的参保资料，记载着参保人的一切详细信息，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

三、社保档案管理的原则

1.集中统一管理原则

集中统一管理原则作为档案学的一项重要理论，不仅是国家档案管理事业的一项基本组织原则，也是档案工作实践的一项重要准则。其主要内容包括：建立档案行政管理系统；运用法律法规保护档案事业；建立各级各类档案管理机构，对档案实施集中管理等。这一原则的应用既有利于我国档案管理工作向标准化、制度化、科学化转变，又有利于档案的管理、查询和维护，真正实现档案的利用服务目标。

2.尊重档案形成规律的原则

档案管理和档案整理的核心原则就是要尊重档案的形成规律，这一原则也是档案管理区别其他管理的特有原则。尊重档案的形成规律，保持档案的历史联系，就是要已既有的历史为基础，既要保持历史的真实性，又要保持档案形成的原来系统，在整理和管理档案过程中不能破坏档案形成的原来系统。尊重档案形成规律是保持档案历史联系的关键，凡是尊重档案形成规律的，就能保持档案历史联系，反之就会破坏档案历史联系。

四、社保档案管理的有效途径

1.加大社保档案知识的普及与宣传力度

社保档案是社会保障事业中的一个分支，可社保档案的作用常被社会大众忽视。然而随着社保体系的逐步完善，社保档案显得越来越重要，它是记录社保工作的重要载体，对社会保障事业现阶段或未来发展具有很大的指导作用和借鉴意义，它的收集、整理、保存和开发利用是一项具有重要意义的工作。因此，社保档案工作要发展，要实现其社会价值，首先要让社会大众从思想上认识到社保档案的重要性，这就需要档案部门采取多种形式加强宣传，使社保档案为社会大众了解和认识。

2.建立健全规章制度

社保经办机构和企业应建立社会保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案的建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。因此，要加强对社会保险档案交接环节的管理，可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证社会保险档案管理的延续性。

3.加快社保档案工作的信息化建设

各级社会保险部门应克服资金紧张的困难，购置先进的微机设备装备档案室。在机型上在一个省内要尽力做到统一，以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计。如对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；并可以实现系统的网上互联。

五、结语

社保档案的高效管理不仅有益于促进社会保障体系的建设，还有益于推动社会保险事业的持续发展。目前，就我国的社保档案管理工作方面还存在诸多问题，为了保障社保人员的切身权益，促使社保档案管理工作进一步的发展，我们要统筹兼顾，善于总结发展经验，构建健全管理体制、提高管理人员素质，使得档案管理工作发挥更好的保障作用。

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