新时期进一步创新档案工作的若干探讨

罗明珠

蔡甸区水利技术推广中心站

新时期进一步创新档案工作的若干探讨

罗明珠

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档案工作的意义在于可以为全局工作提供信息资源。本文围绕档案工作的创新，从事前介入、事中参与的新型档案管理工作理念入手，对创新档案管理途径，提升档案管理科技水平等层面进行了探讨。

档案工作；创新思路；可持续发展

档案工作的发展，应保持与时俱进，不断创新，才能使我们的档案工作适应于社会发展，服务于社会各项事业，才能使档案工作充满生机和活力。当前，档案工作者的重要使命就是要充分开发和利用好档案信息资源，有条件的要尽可能地通过计算机网络为用户提供准确、快捷、优质的服务，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设服务。

一、思维理念和工作意识的创新

创新思维，解放思想，牢固树立档案服务工作的理念，贴近社会、贴近现实、贴近百姓的服务思路，是作为新时期衡量档案工作发展水平的重要尺度和标准。创新就要更新观念，充分认识到发挥档案工作的社会服务功能的重要性，把档案工作注重实体利用，转化成注重档案内容的开发利用，从注重档案原始凭证性同时，转向对信息内容的关注。

1.管理思路的创新。档案工作如何创新，如何主动、超前地为经济建设服务，这首先需要在档案工作管理思路上要有创新意识。因此，要改变档案工作现状，应努力使档案工作形成由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念，尽可能地通过计算机网络为用户提供准确、快捷、优质的服务，不断创新档案服务机制，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务，展示我们档案工作是经济建设不可缺少的重要组成部分。

2.管理模式创新。档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。其中包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐的操作步骤。如在组卷的形式到装订的手段上，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行立卷工作，能起到事半功倍之效。

3.管理机制的创新。长期以来，档案工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新了。应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，从而使挡案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，每个人随时都有被淘汰的危机感，从而激发每个人的工作活力使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。同时，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，进行考核，并与劳动报酬、晋职严格挂钩，努力营造一种鼓励创新的气氛和环境，促进档案工作的良性循环。

二、服务手段的创新

1.建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网业，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位的网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。目前许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务，已成为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索。

2.建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案(馆)室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案(馆)室，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用律高。

三、服务机制和组织结构的创新

1、服务是档案工作永恒的主题，改变档案服务理念，改变计划经济时代模式，是创新机制价值规律的要求。强化档案管理人员的素质，就要有良好的职业道德和理想，有一种为档案工作高度负责的责任感，有一种兢兢业业工作的态度，甘为人梯的奉献精神。使个体融入集体，发挥整体效益，创造性地完成好档案管理工作。强化档案管理干部素质，就要更新知识，坚持档案人员岗位培训制度，实行持证上岗，具有准确的鉴别与取舍、优化知识的结构的能力，同时，要掌握一定的市场信息和相关法律知识，做到依法开展档案工作，不断提高执法自觉性和执法能力。

2、培养档案人员的沟通能力。传统档案工作以文献整序为中心，客观上存在着业务流程上部门界限，工作流程设定线型结构被网络化，形成了网络化横向结构，管理成了金字塔型模式，给档案的利用和开发带来了障碍。新的网络化横向结构，引入协调思想和全馆一盘棋思想，调动所有工作人员参与决策的权力和义务，增强了档案人员的认同感和责任感，从原有的档案管理中“等、要、靠”的方式中解脱出来，变成为档案建设、发展服务的先行者和创造者，逐步形成档案管理工作由事后的收集材料变为事前介入、事中参与、事后跟踪的档案管理工作理念，极大地增进了档案人员的工作的主动性和目的性，真正发挥档案人员的服务功能。

档案人员的自身价值得到社会的承认，就必须树立好服务观念，大力宣传馆藏，把利用者的需要放在第一位，搞好自己的社会地位。良好的人际关系，能增进竞争力和凝聚力。只有培养档案工作者的创新能力和发挥档案人的创造性思维，把领导的智慧与群众的发散思维和工作激情相结合，才能保证档案的创新工作顺利实施，争取社会各界的理解、支持和配合，使档案工作更灵活、更有特色，为构建和谐社会，造福于民，体现出企、事业单位档案人奉献的风采。