政府信息公开背景下档案管理制度优化

梁宇慧

中山市南区妇女联合会

政府信息公开背景下档案管理制度优化

梁宇慧

中山市南区妇女联合会

近年来，随着社会民主的不断深入和政府管理职能部门的不断转变，政府部门一直努力坚持把权利放在阳光下，建设透明的服务性政府。在不涉及国家机密和个人隐私的情况下，对信息进行公开，充分保障了公民的知情权。因此，为了更好的平衡二者的关系，本文就在政府信息公开背景下如何对档案管理制度优化进行探讨。

政府信息公开；档案管理；制度优化

在信息高速发展的今天，信息的保密工作越来越难做。同时，信息民主是现代民主的重要组成部分，不仅能够保障人民行使民主权利，更能加强政府的自身建设，有利于督促政府部门。但如果完全适用信息公开的规定，满足了公众的知情权，势必和档案法有一定冲突，甚至对档案保密工作带来一定难度，为了使二者能够更好的一体发展，对档案管理制度的优化势在必行。

一、政府信息公开制度与档案管理制度的冲突

(一)档案信息的利用限制严格

档案管理制度规定，首先，在时间上限制比较严格，自形成档案之日起，要三十年才可以向社会开发，不论是否涉及国家机密和个人隐私，公众都不能获得信息，这对需要及时获得信息的公众制造的极大的障碍。其次，在利用的范围上，相关规定表示，立档单位保存长达10年之久，尚未向档案馆移交的档案，主要供本单位使用，其他单位、团体、企事业单位或组织个人如需要使用，必须获得保存单位的批准。而当社会公众实际需要利用未开放的档案时，就会面临重重困难，究竟该找谁申请，在什么时间申请，以及申请之后面对政府部门的无理由驳回毫无办法。

另外，《实施办法》规定：“档案中涉及到国防、外交、公安、 国家安全等国家重大利益的，以及其他到期不宜开放的档案，其向社会开放的起始时间可以延长到档案形成之日起满五十年，满五十年开放仍有可能对国家重大利益造成损害的，可以继续延期开放。”此规项规定中，涉及国家重大利益本身就是一个模糊概念，怎么判断可不可以开放，没有一个明确的标准，这只会导致许多应该开放的档案被管理人员以各种理由拒绝开放，滋长了执法部门滥用职权之风，阻碍了公众接触档案信息。

(二)政府实行信息公开的现状

政府信息公开的主体是掌握公共信息的国家机关，政府信息公开制度是指，行政主体依据职权或者行政相对人员请求，将行政信息向社会公开展示，允许公众通过查阅摘抄和复制等制度。政府信息公开制度实施以来，取得了一定的成就，不过尚且存在一定的问题。首先，就服务范围来讲，目前，许多机构提供有效的信息对象比较局限，仅针对于党政领导和公务员，对社会公众服务较少，与真正保障公民知情权，发展社会民主法制有很大的差距。其次，大多数普通民众对政府信息公开的方式热情不高涨，受传统的的政府保密原则意识禁锢，产生了多一事不如少一事的思想，这种想法使得民众想要远离政府的思想更加迫切，因此公众甚至更愿意从报纸电视或亲朋好友处获得信息。

二、政府信息公开制度与档案管理制度的优化政策

(一)适当加大公民利用档案信息的利用权

在现阶段，政府部门的透明制度，没有得到有效地施行，放宽政府档案的限制，才可以使大众加大信息量的获取。例如针对“三十年向社会开放的条例”，可以提出相应的对策，只要不涉及商业和国家机密和隐私，就可以向公众开放，而非必须达到30年才可以面世。相对的也制定出确切的申请获取信息的规定，以及提交申请的相关流程，确保公民有序的获得有用信息。

建立健全档案信息的自由使用权，为了切实保障公民的利益，法律也可以出台相关政策来保护公民的信息使用权。对于正常的途径获得的信息，而受到阻挠或者打击的情况，公民应该运用法律维护自身的权利。赋予公民随时可以获取信息的权利，使以往政府的内部人员才可以享受的权利可以更好的服务于大众。

(二)定位机关档案室的职能

政府信息公开是新增的一项职能，成立一个专项部门来承担此项工作固然是最好的方法，但势必需要投入更多的人力和物力，增加机构成本。为了更好的节源，对机关档案室的职能进行重新定位是必然选择。机关档案是政府的机要部门，具有很强的内定性，因此对职能进行重新分配，必须符合机关内部工作条例，应建立健全文件材料的归档制度，分配专人来管理档案室信息的开放问题，允许公众自由的通过各种方式，随时的获取信息，确保公众对政府信息的获取权。也可以应用现代电子技术，对档案进行电子归档，编码，条目，方便更好的查阅和监管。在保证权益的同时，制定相关的法律法规，对于管理人员造成的档案缺失或者公众获取信息过程中造成的信息损坏或资料缺失，进行相应的处罚，避免出现差错时因责任不明确出现互相推卸责任的情况。

(三)监管政府信息安全审查

政府部门的运作是为稳定社会和谐发展，是社会的管理核心机构，从社会产生，但高于社会，对人民的主权起着代理和主导作用。所以，在信息社会中，政府信息公开工作的有序开展，为推进信息透明提供了有利保证。在实践工作中，为了保证政府信息公开工作的有利推行，应采取的监管措施有：首先，可以加大信息透明化的宣传力度，利用一切可以利用的机会宣传这项事业，建议从中央到地方的根据需求，制定一系列可行的的规章、制度，为全面落实信息化公开做好硬件准备。同时，为了方便民众获得信息，政府部门在加强档案管理时，应合理提供有利的渠道，组织和安排专人进行社区档案管理、网络信息管理，及时发布各种最新信息，以及更新有用的信息。最后，加强监管应做到监察监管违法操作，对恶意散播不良信息进行严格处理，才能真正做到为人民大众服务。

结束语：

总之，在我国市场经济快速发展的大环境下，政府信息公开是打造新型政府管理模式的必经之路，而针对我国基本国情制定一些专门的法律法规，才能使政府信息真正透明化。同时，通过优化和改革档案管理制度，有利于保证信息公开和档案管理制度能够更好的兼容互补，以提高档案资料的利用价值，从而更好保障公民的权益，最终达到促进社会民主健康发展的目的。

[1]刘国强.政府信息公开背景下档案管理制度优化探析[J].科技展望，2015，(23)：203-203.

[2]蒋冠.政府信息公开背景下档案管理制度优化探析[J].档案学研究，2009，(6)：44-46.