简析档案管理及其完善

2017-03-10吕志广斯琴高娃

环球市场 2017年4期

关键词：档案室现代化利用

1.吕志广 2.斯琴高娃

1.乌兰浩特市职业技能鉴定指导中心 2.乌兰浩特市妇幼保健院

简析档案管理及其完善

1.吕志广 2.斯琴高娃

1.乌兰浩特市职业技能鉴定指导中心 2.乌兰浩特市妇幼保健院

现代档案管理是以现代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，使档案管理实现系统化、定量化、信息化、智力化，以最大限度地延长档案寿命，为社会进步和经济发展服务。本文简述了加强档案管理的重要性，对完善档案管理的策略进行了简要分析。

档案管理；现代化；重要性；措施

档案现代化管理是其向前发展的必然要求，因此档案现代化管理必须具有新思维和新方法，坚持与时俱进，树立大服务理念。

一、加强档案现代化管理的重要性

加强档案管理的重要性表现为：(1)是档案数量和增长速度的要求。随着改革的深入发展，档案管理也面临着许多亟待解决的问题，档案的数量越来越多，增长的速度越来越快，传统的档案管理手段暴露出许多问题，已经远远达不到现代化管理的要求，给保管和提供利用带来了很多困难，管理方法手段的落后直接影响文书和档案质量等，只有实现档案管理现代化，才能解决这些问题。(3)是档案记录方式多样化的要求。当今世界已经进入信息化时代，微机和网络技术迅猛发展，档案的记录方式出现了多样化的趋势，越来越多的社会活动记录不在采用传统的纸质方式，而是以微缩型、声像型、机读型等新型的记录方式，传统的档案管理手段已经不能适应新形势。

二、完善档案现代化管理的策略

1、转变档案管理观念。档案管理观念现代化是当今档案管理工作的灵魂。没有档案管理观念现代化，是不能解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案现代化管理的意识。只有实现了思想观念的转变，才能适应当前改革开放的形势和新技术革命发展的需要，为社会提供档案信息。

2、合理应用档案现代化管理方法。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。利用现代化档案管理的信息技术突破传统档案管理方式的局限性，实现对档案的有效管理。完善档案管理的基础工作，档案基础业务质量的高度直接影响着档案管理的现代化进程。在推行档案管理的现代化过程中，要有步骤、有计划、有方法地尽全力实现对档案现代化管理，减少物资与人力或者物力以及财力方面的浪费，全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。

3、完善档案服务手段。(1)建立档案室网页，开展网上利用服务。随着档案室内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案室利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的重要形式之一。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。(2)建立电子档案数据管理中心。档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案室的服务器上归档。(3)开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

4、提高档案管理人员的综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习。