文书档案管理中存在的问题及对策

王丽娟

摘 要：文书档案作为信息的重要载体，其管理工作是档案管理工作的重要组成部分，为有效保障文书档案的完整性和规范性应加强文书档案管理工作。本文针对文书档案管理中存在的问题展开了详细的分析，并给出了具体的解决措施，以提升文书档案管理的整体水平。

关键词：文书档案；管理；问题；对策

一、文书档案管理的含义及特点

（一）文书档案管理的含义

文书档案是指企业在活动中所产生的以及已经形成的具有一定价值的或者是应该归档的文件，根据一定的要求和标准规定进行有效地安排和管理的过程。

（二）文书档案管理的特点

第一，管理工作的复杂性。档案管理工作涉及到收集保存等工作。工作的复杂度较高，涉及的范围较为广阔。因此，文书档案管理工作具有一定的复杂性，相关工作人员应不断加强工作能力提升文书档案的管理效率。

第二，文书档案管理工作主要是进行文件的采集整理以及记录，这也是文书档案的形成过程。因此，从很大程度上而言，文书档案直接影响了文书档案管理的整体质量，主要体现在人事以及财务等方面。这也是文书档案管理工作丰富性的体现之一。随着科学技术的不断发展，文书档案的载体也在不断丰富，内容的多样性以及载体的多样性对文书档案管理工作人员提出了更高的要求。

二、文书档案管理中存在的问题

第一，重视程度不够。现阶段许多单位对于文书档案管理的重视程度较低，只是进行简单的文书整理工作，并没有设置专职的人员进行档案的分类和归档处理，进而影响了文书档案的管理效果。

第二，文书工作以及档案管理工作没有进行有效的衔接，而是互相进行的。但实际上文书工作与档案工作具有直接的密切关系，但是多数企业的文书档案管理人员并没有清楚地认识到两者之间的区别和联系，进而造成管理过程中出现脱节现象，在很大程度上降低了文书管理工作的效率和效果，文书的管理工作应将文书工作以档案工作进行紧密的结合，建立完善的工作体系，进而达到良好的文书档案管理效果。

第三，文书档案工作人员的素质有待进一步提升。现阶段，担任文书档案管理工作的人员多数是没有参加过专业和系统的培训，无法完全掌握档案的分类和立卷等程序，专业能力无法达到的文书档案管理工作的要求。即使有一部分工作人员是持证上岗的，但是在工作之后并没有接受继续教育，对档案管理工作的认识欠缺，思想观念陈旧，无法及时进行文书档案管理工作知识的更新，难以跟上时代发展的步伐。除此之外，档案管理工作人员队伍的整体素质有待进一步提升，管理人员，无法全面系统的掌握文书档案管理工作技能，很难达到良好的工作效果。

三、提升为书档案管理工作水平的对策

（一）不断完善文书档案管理制度

为有效提升文书档案管理工作效果，首先应建立健全文书档案管理工作制度，确保文书档案管理工作能够做到有法可依、有章可循，进而提升工作的规范性和专业性。科学的档案管理制度，有助于文书档案工作的顺利实施，进而提升文书档案管理工作水平和工作效率，为企业的发展奠定良好的基础。在进行文书档案管理过程中应严格按照所制定的规章制度进行执行，确保檔案不随便外借提升文书档案的安全性完整性和规范性。

（二）有效衔接文书工作与档案管理工作

进行文书工作以及档案管理工作的良好衔接是提升文书档案管理工作效果的重要途径。因此，在进行文书档案管理工作过程中应进行两者之间的良好衔接，实现两者的互相促进。制定文书工作以及档案管理工作所共同遵守的标准和规定，加强对工作人员的管理，促进文书信息的标准化和规范化。与此同时，提升档案管理工作人员对文书工作的了解程度，及时的进行文书资料的收集整理和归档，并对未能按照规定进行记录的文书，进行及时的完成和后期的资料整理和管理。其次，应加强文书工作人员以及档案管理工作人员之间的通与交流，进而提升二者的工作效率和工作质量，确保文书工作与档案管理工作共同发展良好衔接。

（三）进一步提升文书档案管理人员的综合素质

首先，应不断提升档案管理工作人员的综合素质水平，通过定期的教育培训来丰富文书档案管理人员的专业知识和管理水平；其次，应不断进行档案管理工作办法的创新，进行管理内容的外延并不对不断深化档案管理工作的内涵，充分发挥档案的信息作用，充分发挥档案管理工作对于企业的重要作用，因此档案管理相关领导应不断加强对新知识、新业务的学习，并主动学习现代化的档案管理知识和信息化技术以及现代管理等有关知识，充分利用信息技术和计算机网络技术进行文书档案的管理工作。因此，相关人员应不断提升自身专业素养，提高工作的规范化和标准化，每一个岗位形成电子文档。文书档案管理人员应全面了解纸质文件和电子文件之间的区别与联系，明确文书档案管理工作职责，不断学习和提升自己，进而适应当前社会的发展需求。

参考文献：

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