试论事业单位档案管理创新的思考

王 超

公主岭市中小企业服务中心

试论事业单位档案管理创新的思考

王 超

公主岭市中小企业服务中心

当今社会经济发展迅猛，我国各个单位都开始革新，而对于事业单位来说，档案管理工作是该单位最为重要的工作内容之一，也是当前面临的巨大挑战和发展机遇。可是在事业单位各种政策革新的同时，面临了许多问题，因此，事业单位必须将档案管理制度逐步完善，将档案管理工作作为管理工作的重中之重。

事业单位；档案管理；完善

一、事业单位档案管理的现状

事业单位的档案中存在着许多重要信息，这些信息与事业单位的发展息息相关。档案内容包括单位职工的个人信息、工作流程的详细记录、薪资的具体情况、单位的重大事宜等，如果档案管理工作稍有疏忽，就可能会造成数据信息资料外漏、个人隐私被侵犯等严重后果。因此，加强档案管理，保护档案信息是事业单位不可忽视的重要工作。然而，现如今许多事业单位却忽视档案管理工作。事业单位普遍认为档案管理不会为单位带来收益，更不会对单位的发展起到促进作用。单位不会为档案管理拨出额外的经费，也没有更新档案管理方法。如有的事业单位仍旧采用传统的纸质版管理档案的方法。档案管理人员只是把档案、资料进行整理归类存放，并没有经过系统性的整理。更有一些档案管理人员，极其不负责任，管理档案也只是敷衍应付了事。这样的档案管理不仅会影响他人查阅档案的查阅效果，更会对单位的长远发展造成不利影响。

二、改善事业单位档案管理工作

1、抓好档案管理人员业务培训

档案管理有其内在规律和特定要求。应选用政治上可靠、作风正派、责任心强的同志从事档案管理工作，根据单位档案管理工作量配备档案人员数量。不论专职还是兼职的档案员，都要定期或不定期地进行业务培训，不断学习和掌握档案管理的新知识和新技能。可采取参加档案部门培训班、上级机关组织的档案管理工作交流和平时档案工作的检查指导等形式，通过学习培训提高档案管理人员业务素质。基层事业单位的档案工作人员应该做到多专多能，只有这样，才能适应收集、分类、编研等工作的需要。

2、加大资金投入力度

多年来，我国科学技术一直高速发展着，并且也越来越成熟，在人类的生活工作中都应用了新型的技术和新型的设备，那么档案工作也应该如此，把先进的现代技术和新设备应用到档案管理工作中。可是我国每个区域的经济发展都有所不同，所以目前使用的某些档案管理设备不能满足实际需要，因此各个相关的档案管理部门应该充分重视起来，帮助某些单位向有关机构组织申请经费，完善档案管理工作的环境、引进新技术新设备，达到建设现代化档案管理的目标。各相关部门应该组织研究出一套科学的、完备的、合理的档案管理体系，方便实行统一的策划和协调，节约工作时间，节省人力物力财力的费用。最终有效的提升事业单位的工作效率。

3、事业单位档案管理的新模式

要想实施事业单位的档案管理的新模式，就必须先进行档案部的人员改革，招聘或培养新的技术型人才。只要他们具有一定的资料管理能力以及计算机的操作能力，都是符合基本标准的。最终面试时要注重其诚信程度，因为档案管理人员是接触员工资料机会最多的人，也是泄漏员工档案最有嫌疑的人，因此档案部员工的诚信素质是最高的要求。在给员工发放表格的同时发放印好员工姓名和工作编号的档案袋，由员工进行核实无误后将表格装入档案袋后，按照档案部发放的时间表，分批去档案部，亲自上交档案。在上交时由档案部员在员工面前核查表格，确定一切信息无误后，档案部员将员工的档案保存到档案室中。这样便避免了传统的档案管理模式收集工作和保存工作的失误，最大程度上保证了员工信息的安全性。

4、加强宣传，增强档案意识

依法治国是我国的国策，《档案法》的出台标志着依法进行档案管理的已经步入了法治的轨道，提高全员档案意识，使相关档案的管理人员具备相关的法律知识，是保证档案完整的基础。首先要加强档案工作的宣传工作，让事业单位更多的员工认识到这点，为档案管理的相关工作人员提供更好的工作环境。其次档案工作人员，对于单位里面的人事变化要密切的关注。和党委和人力部门保持密切的联系，并且利用各种机会跟单位的员工介绍档案的重要性，让员工认识到档案对其前途的影响.把档案工作落实好，坚决避免因为出国或者离职导致的人档分离现象，坚决维持好档案完整和合法性。

5、加快档案现代化管理进程

社会经济的发展将档案管理信息化提上日程，为了促进档案现代化的管理进程，必须将档案信息化列入工作日程。面对科技发展过程中出现的机遇和挑战，事业单位档案管理工作必须对现存的在档案工作上存在的不足进行理性的思考和总结。一方面，需要将先进的科学技术，比如缩微、声像等灵活运用于档案管理中，另一方面，也需要加强对相关管理工作人员的技术培训。在此基础上，根据单位的实际需要，有效的借鉴先进的管理方法和经验，最大限度的使档案管理工作适应于社会发展的需求。

6、对事业单位档案管理的未来展望

在对事业单位档案管理模式的创新的基础上，我们还可以考虑采用一种新的档案保存模式，那就是数字档案馆。在这个数字档案馆中，所有员工的档案资料都以数据的形式呈现，这就省去了繁琐的文本档案管理和提取的工作步骤，提高了档案管理和提取的效率。在这个数字档案馆中，只有档案部的工作人员有资格进入并进行档案的修改和整理，其余任何人都不能进入数字档案馆。而员工的资料有变动的情况下，就需要员工报告上级，上级经过审核后将员工资料有变动需要修改的地方以文字的形式交给档案部进行修改。同时，这个档案提取也不是任何人都可以进行的，只有通过了上级的批准，才能对员工的档案进行提取。而提取的过程也存在着严格的保密性。首先档案提取人必须手执上级盖章的凭条，到档案部申请提取，这时档案部会给予提取人一个邮箱的帐号和提取密码(每个邮箱都只对应一个员工的档案资料)，提取人在数字档案馆的网站登录并提取员工的只读资料后，一旦退出了这个网站，其邮箱的提取密码会立刻改变，无法二次登录。若想再提取该员工的资料，则要再次进行提取申请了。这就是数字档案馆严密的资料管理模式。