论时间管理①

2017-03-09夏庆利罗一清

黄冈师范学院学报 2017年4期

关键词：管理

夏庆利，罗一清

(1.黄冈师范学院教务处，湖北黄冈 438000；2.黄冈师范学院商学院，湖北黄冈 438000)

论时间管理①

夏庆利，罗一清

(1.黄冈师范学院教务处，湖北黄冈 438000；2.黄冈师范学院商学院，湖北黄冈 438000)

通过梳理管理理论的历史沿革，认为时间管理既是逻辑起点，亦为管理的重要目标。从时间的资源属性切入，指出时间管理的自律属性和高成本属性。通过分析时间管理的聚合效应、轮序效应、滴漏效应、鲶鱼效应，提出时间管理的策略建议。

时间；管理；策略

干部不论大小，都在某个组织中承担一定的管理职能。干部的执行力体现为管理的效率，效率很显然与时间的利用有关，美国著名管理学家杜拉克说过：“时间是最稀有资源，也是一种罕见的资源。”[1]因此，如何管理好时间是我们必须关注的重点。

一、管理理论回顾

管，原意为细长而中空之物，其四周被堵塞，中央可通达，表示有堵有疏、疏堵结合。理，本义为顺玉之纹而剖析，包含顺规律的意思。所以，管理犹如治水，疏堵结合、顺应规律。[2]管理按种类划分，可分为行政管理、社会管理、工商企业管理、人力资源管理、情报管理等。每一种组织都需要对其事务、资金、人员、物资等所有资源进行管理。每一个人也同样需要管理，比如管理自己的起居饮食、时间、健康、情绪、学习、职业、财富、人际关系、社会活动、精神面貌(即穿着打扮)等。对于一个群体，无论是社会还是组织，管理人是最根本的，而人的时间观念是受到社会生产力发展水平和科学技术进步制约的，[3]随着时代发展日新月异，对个人时间的管理提出了更高的要求。

亚当·斯密 (Adam. Smith,1723-1790) 在《国富论》(1776年)中首次提出劳动分工理论，这是管理理论的萌芽。他认为分工可以实现专业化生产，从而提高劳动熟练程度，减少工作转换时间，利于发明专用工具、设备，最终提高劳动效率。[4]“科学管理之父”弗雷德里克·泰罗(Frederick Winslow Taylor，1856～1915) 认为：“管理就是确切地知道你要别人干什么，并使他用最好的方法去干。”[5]在泰罗看来，管理就是指挥他人能用最好的办法去工作，最终目的是提高效率，并指出提高效率措施包括：标准化作业、标准化工作量(工作定额原理)、培训、计件工资制。亨利·法约尔(Henri Fayol，1841～1925)认为管理由五项要素组成：计划、组织、指挥、协调和控制。他的管理原则共十四条：分工、责权对等、纪律严明、统一指挥(一个下属只接受一个上司的命令)、统一领导(目标同一的活动只能在一个领导人和一项计划的指导下进行)、个人利益服从整体利益、薪酬激励、集中、下级服从上级、人人有事干事事有人干、公平、人员相对稳定、鼓励首创、团结(禁止滥用书面联系的方式)。这实质就是健全地形成和维持组织并促进组织发挥机能的准则。[6]韦伯(Max Weber，1864-1920)的组织理论提出“理想的官僚组织体系”(Bureaucratic Model)即科层管理，其特点是：明确的分工、清晰的等级、详尽的规章、非人格化的关系(理性意志代替个人情感)、管理人员职业化(固定的薪金和明确的升迁制度)。[7]梅奥(George Elton Myao，1880-1949)的霍桑试验提出了著名的“人际关系学说”，开辟了行为科学研究的道路。人际关系学说的主要内容：工人是社会人，非单纯的经济人；企业中存在着非正式组织，非正式组织与正式组织是相互依存的，对生产率的提高有很大影响；生产效率的提高，关键在于工人工作态度，即工作士气的提高。而士气的高低则主要取决于职工的满足度，这种满足度首先体现为人际关系，如职工在企业中的地位是否被上司、同事和社会所承认等；其次才是金钱的刺激。现代管理学之父，彼得·杜拉克(Peter F．Drucker，1909～2005)在1954年提出了一个具有划时代意义的概念——目标管理(Management By Objectives，简称为MBO)，即更高的成就目标可以激励自我做得最好而不是敷衍了事，从而使得我们能用自我控制的管理来代替由别人统治的管理。在所有组织中，90%左右的问题是共同的，不同的只有10%。优秀的管理队伍是组织最昂贵的资源，需要多年的时间和极大的投入。[8]斯蒂芬·P·罗宾斯(Stephen P. Robbins)是当代美国著名的管理学教授，组织行为学的权威，他认为管理是同别人一起，或通过别人使活动完成得更有效的过程。即为实现预定目标而进行的计划、组织、人员配备、领导、控制或合理组织和有效利用有限资源以达到既定目标的过程。[9]

当前管理理论强调系统化、重视人的因素、重视非正式组织、强调效率与效果的统一、强调创新、重视战略。未来管理理论趋势：科技融入深(技术更新速度加快、IT的发展)；国际化(市场国际化、跨文化)；竞争性(基于资源和顾客、环境)；知识性(出现劳动雇佣资本现象)和人本性。对管理理论发展沿革的简要回顾，不难发现管理就是为了提高效率。只不过采取的措施和路径不同。亚当·斯密从劳动分工切入，认为专业化可以提高劳动效率；泰罗从作业切入，认为标准化可以提高劳动效率；法约尔从组织建设切入，认为组织管理可以提高劳动效率；韦伯认为官僚体系比一般组织更能够提高劳动效率；梅奥从人的心理和行为关系切入，认为良好的精神状态是提高劳动效率的关键；德鲁克认为成就目标可以实现自激励，从而自觉提高劳动生产效率；罗宾斯融合了前人成果，通过设立组织目标和组织管理提高劳动效率。现代管理借助现代通信技术和系统论的思想，将管理的视域扩大到全球，精准到每个细节，基于大数据管理，实现劳动效率的无穷大。[10]2

二、时间的资源属性

(一)平常性和不可交易性非洲缺水，我国广袤的新疆缺水，整个华北平原都缺水。因为水资源的稀缺性，现代社会水越来越宝贵，从而使它具有了经济价值。高原缺氧，所以出现了高原景区向游客兜售氧气罐的新营生。但是时间对于非洲人民和高原居民与对欧美发达国家的富人并没有差别，而且到目前为止还没有交易的可能。正是这种平常性和不可交易性，通常让人们忽视了时间的珍贵。

水资源的短缺，促使各国政府出台了节约用水、防止水污染、强制水土保持的法律；大气污染促使各国出台了森林保护，节能减排的法律，国际上也正在积极推进碳排放权交易机制的建立。但是到目前为止，没有一个国家出台也无法出台防止时间浪费的法律。珍惜时间全靠自律，没有任何对等的经济回报，因此，人们往往忽略它的流逝。

(二)稀缺性和不可替代性王贞白(唐)在《白鹿洞二首》中写道：“读书不觉已春深，一寸光阴一寸金。不是道人来引笑，周情孔思正追寻。”自此“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”便成了我国家喻户晓的古训，教导人们珍惜时光。时间的宝贵还体现在它的边际价值递增效应，即时间的价值和作用随着社会的发展和科学技术的进步而日趋增大。在不同生产力水平时期，时间投入与产出比例有较大差异。社会越进步，每一单位的时间的边际价值就越大。每浪费一分钟，将付出更大的机会成本。

网络上有个趣味测算，如果一个人可以活到80岁，真正用于创造价值的时间只有3.3年，尽管这个测算不很科学，但是令人警醒，所以成功学里有个通行的说法，一个人的成就有多大，完全取决于他怎样利用自己每一分钟的时间。

(三)公平性和不可再生性人的寿命是有限的，生命终结意味着这个生命体的时间资源耗竭。尽管世间每时每刻都在诞生新的生命，但绝不意味着任何生命体时间的再生，只不过是一个新生命体的时间耗散的开始。乞丐一天24小时，精英一天也是24小时，他们的不同在于对时间的规划。杜拉克曾经说过：“不能管理好时间，你就什么也不能管理”。成功的人善于合理规划时间，用有限的时间创造更大的价值。

胡润研究院曾走访了逾500名千万级别的富豪，他们平均工作日睡眠6.6个小时，三成亿万富豪工作日睡眠不足6个小时。腾讯董事会主席兼CEO马化腾经常凌晨下班，华为有种“床垫文化”——每人都有一个垫子，加班的时候用来休息使用，苹果CEO蒂姆·库克(Tim Cook)每天早上3点45分起床，一直工作到深夜。雅虎CEO玛丽莎·梅耶尔(Marissa Mayer) 每周的工作时间多达130小时。

三、时间管理效应

(一)聚合效应杜拉克提出过一个“整块时间”的概念——就是自己可自由支配而不被打扰的几个小时。脑力劳动的时间有零整差别，两块零散的时间效率不等于一个相同时长的整块时间的效率，即1+1<2。对于管理者，由于大都属于知识工作者，这些人的工作特性就是用脑工作，这与用手工作截然不同。凡用手工作的，就像织毛衣一样，有空就可以接着干，而用脑工作一旦中断就像掉线的计算机，一切都得重新来过，这就意味着前面的时间耗费低效或者完全无效。杜拉克举了个写报告的例子，连续做五六个小时能完成的一份报告，如果每次花15分钟，每天两次，两个星期累计亦达七个小时了，结果恐怕还是一张白卷。用脑工作的人都是如此，包括科技研究人员。于是，他强调：“即使是只想获得最低程度的有效性，管理者的绝大部分任务也需要相当多的整块时间。如果每一次所花的时间少于这个极限，事情就做不好，所花的时间就是浪费，再做就得从头开始。”

(二)轮序效应时间有先后轻重差别，举一个“石头、沙子和水”的故事，先填石头的人，是有大局观的人，他们会先把自己人生框架搭建起来，然后填充沙子和水使人生完美；有的人没有想到用大石头搭建起大的人生框架，直接将瓶子中填满沙子和水，这意味着琐事占满了人生，他的一生将碌碌无为。把时间用在刀刃上，管理学中“二八定律”指影响一件事物重要的因素只占20%，而不重要的因素占80%。学习时间管理，提高时间的利用率, 就要找出最重要的 20%的事情, 将主要时间花在最重要的 20%的事情上, 重要的事先做。[11]

(三)滴漏效应大脑是一个喜欢接受新鲜刺激的器官，一旦搜索到超出自己理解范围之外的信息，就会无比亢进和兴奋，让你注意感官刺激的信息。思科电子公司在2012年进行了一项调查发现，18岁到30岁的人群中，有60%会强迫性地打开智能手机查看社交网站更新。[12]现代化的信息社会恰恰就是利用了这一点，进行“博眼球营销”，“圈粉”挣流量，提升自身市场价值。这种蚂蚁搬家式的蚕食，最容易让时间在这“看一眼，再看一眼”的过程中一点点消失，而且碎片化人们的时间，影响创造性劳动的效率，这也被称为“科技时间陷阱”，这种陷阱最直接的受害者是黄金年龄的学习者，是时间边际效率最高的一个群体，因而其危害更大。

(四)鲶鱼效应医学研究认为，当一个人保持一定紧张的工作和生活节奏时，心脏往往要通过加强收缩并排出更多的血液，使人更专注，防止时间滴漏。同时，适度紧张是健康的促进剂，可延长人的寿命29%，相当于赋予人更多的时间资源。这正如暴风雨中的船，在承载能力范围内适当的负重可以更好地抵挡暴风骤雨的侵袭，而空船时最容易倾覆。所以善于控制情绪，及时制定目标任务，保持适度紧张能获得更大的时间产出效益。

四、时间管理策略

(一)善于整理“碎片时间” 成大事者始于时间管理。时间是无法调节、无法贮存、无法替代的资源，因此，一个有效的管理者最显著的特点就在于珍惜并善于利用零星的时间。上班的时候，以及深夜大块时间独处学习的时候，要减少干扰源，包括视觉干扰源、听觉干扰源，防止自己在多件任务之间频繁切换。因为任务A切换到任务B是需要调整状态的时间成本，所以要减少干扰，节约状态调整的时间损耗，高效率地做事情。利用好上、下班途中的“碎片时间”，包括等车、乘公交、换乘、走路、买菜、做饭等，可以利用移动终端，完成零星的识记任务；或者了解重大热点新闻事件，捕捉与自己工作、专业相关的信息；或者简单计划或反思一天的工作，以便更好地组织管理时间。

(二)建立有效的工作秩序有效的工作秩序就是做好计划。杜拉克认为，有效的管理者要善于设计有效的工作秩序，为自己设计优先秩序，并集中精力坚持这种秩序。很多中层经理人可能在劳累中持续付出无效成本，因为他没有在提升下属的技能、优化团队的沟通模式、提升公司的流程改良、优化沟通成本、加速项目完成、提升产品质量等方面得到切实效益。当人们被紧急而不重要的事情绑架了注意力的时候，他们的“认知带宽”就会下降，然后造成“执行控制力”下降，低效办事，从而导致自己没有多余的精力去思考长远的事情，做出长期决策。同时需要确定明确目标，实现目标管理。帕金森在其著作《帕金森法则》说过：“你有多少时间完成一项工作，那么工作就会自动变成需要那么多时间。”[13]所以，要严格规定完成期限，减少干扰。

(三)重视“分享阅读”模式所谓“分享阅读”模式，规则较为简单：大家交换读书笔记，用一个人的读书笔记，撬动许多人的读书笔记，这样你就可以得到更多的读书笔记总量。按一个人读一本书需要一天计算，那么一年平均只能读300多本书，但是100个人一起读书的话，一年你就拥有多达上千本的阅读量。因为他们的读书笔记，很可能帮你读完了某本书，所以这样的读书效率会帮助节约许多买书、选书、挑书的时间。读书到最后有趣的是将两本不同的书籍结合起来看共同点(即找规律)，这就是“思维认知带宽”的扩展，你可以有各种方法去处理同一个问题，类似精通各种编程语言的开发人员，可根据项目的特点，确定用合适的开发语言，最方便、最高效地编写程序语句。如果你只会一种语言的话，就会陷入开发困局。“分享阅读”模式其实是“共享”理念的一种特例，只不过这种模式共享的不是实物，而是思想；其支付的不是货币，而是共享者的思想。效果是一样的，即追求思想领域的“零边际成本”状态。[10]102

(四)积极利用“动力定型” “动力定型”是巴甫洛夫学说中的一个概念，指一种由固定程序的条件作用在大脑皮质中建立的暂时联系系统，即自动化了的条件反射系统。“动力定型”形成后可以大大节省我们的脑力和体力上的消耗，减轻我们的负担而提高功效。比如汽车驾驶，随着驾驶技术的娴熟，动作越来越流畅，操控快捷而且准确，甚至可以在驾驶过程中收听音乐和新闻，实现“一心二用”。其实“动力定型”就是日常所谓的习惯，好的习惯终生受用，坏的习惯遗恨终生。所以要建立积极的“动力定型”，革除消极的“动力定型”，比如懒床就是典型的坏习惯，有的人知道自己懒床，不从改习惯入手，反而从定闹钟入手，有的手机还专门设置了懒人闹钟，这种消极的“动力定型”是时间管理的大敌。

(五)善用“甘特图” “甘特图”由亨利·劳伦斯·甘特(Henrry L. Ganntt)提出，内在思想就是运筹多个任务，优化时间管理。[14]比如，上班族早上起床后，假如要完成晨练20分钟、洗漱15分钟、烧开水10分钟、蒸早点15分钟、沏茶2分钟、吃早餐10分钟、喝茶2分钟、更衣2分钟等任务，累计耗时76分钟。如果改用甘特思维，烧开水、蒸早点的时间可以与晨练同步，节约25分钟，在洗漱时间里，茶水和早点可以打开盖，降降温，实现常温进食和饮茶，还可以节约时间5分钟。这样计算下来，原来76分钟的任务完全可以在45分钟左右完成，而且避免过热进食和饮茶，有利于健康。如果坚持这种习惯，形成动力定型，还可以节约更多时间。这类似于商品生产过程中的统计质量管理，把检验过程从生产末端移动到生产中的不同环节，及时纠正错误，减少无用成本。同样由于甘特图的特性，可以在完成一项工作中尽可能减少无用时间消耗，提高时间利用效率。

注释：

①本文根据“黄冈师范学院第二期提升基层管理人员履职尽责能力培训班”上的报告整理。

[1]彼得·杜拉克.杜拉克管理思想全书[M].苏伟伦编译. 北京:九州出版社，2003：89.

[2]张俊伟．极简管理：中国式管理操作系统[M].北京:机械工业出版社，2013：8.

[3]冯淑文. 论时间管理──汲取我国古代时间思想的精华加强时间管理[J]. 人文杂志,1996(06)24-27.

[4]亚当·斯密.国富论[M].译林出版社，2011：12.

[5]弗雷格利克·泰勒.科学管理原理[M].北京：机械工业出版社，2013：23.

[6]亨利·法约尔.工业管理与一般管理[M].北京：北京理工大学出版社，2014：36.

[7]马克思·韦伯.经济与社会[M].上海：上海人民出版社，2010：56.

[8]彼得·杜拉克.卓越成效的个人管理[M].北京：机械工业出版社， 2014：87.

[9]斯蒂芬·P·罗宾斯.管理学[M].北京：中国人民出版社，2012：27.

[10]杰里米·里夫金.零边际成本社会[M].中信出版社，2014.