浅谈山西省肿瘤医院物资采购现状与改进措施

王鸿鹄，周惠琴，黄凯

(1.山西省肿瘤医院，山西 太原 030013，2.山西医科大学第二医院，山西 太原 030001)



浅谈山西省肿瘤医院物资采购现状与改进措施

王鸿鹄1，周惠琴1，黄凯2

(1.山西省肿瘤医院，山西 太原 030013，2.山西医科大学第二医院，山西 太原 030001)

近几年，国家卫计委对医疗机构改革力度不断加大，公立医院改革不断深入。无论在业务形式上还是经营内容上，医院经营都产生了很大的变化，随之而来的是风险也逐步增大。目前，我国公立医院的内部控制现状并不乐观，内部控制没有充分发挥应有的作用。医院后勤物资采购内部控制制度的建设与完善得不到相应的重视，也缺乏一个清晰的模式或标准可以参照。医院物资供应工作是一项繁杂而细致的工作，它直接或间接地参与医院的医疗活动。物资供应是否及时、数量是否充足、质量是否合格、性能是否良好、资金占有量的大小都直接影响着医院医疗、预防、教学、科研等工作。

1 物资采购存在的问题

1.1 物资采购未实现归口管理

在后勤科室中，除基建科不直接采购物资外，其他科室均有直接采购物资的权利，总务科负责采购医院零星工程维修物资；院容科负责采购花卉、树木、洗衣设备等物资；动力科负责采购水泵、电机、燃煤等动力设备与燃料；物资科负责采购办公用品、印刷品、卫生用品、被服用品、低值易耗品、办公家具、电器、水暖电力维修材料等物资。在这些采购部门中，除物资科有物资申购、采购、验收、入库、出库制度外，其他各科室采购制度均不完善。部分物资采购归口管理不明确，不利于集中管理，内部控制实施成本高、难度大。

1.2 编制计划不准确

库房物资需求计划全部由库房保管员依据经验靠主观估计，这样做经常造成部分库存物资挤压而部分物资短缺。采购计划只统计需采购物资数量，并没有详细规定货物品牌与规格。由于现有物资管理信息系统功能简单，并不支持月度、季度、年度单项物资用量统计功能，所以物资使用历史数据并未得到利用，无法使用信息系统帮助库房保管员提升计划编制水平。

1.3 物资请购权限模糊

根据现有请购审批流程，常规物资由物资科统一编制采购计划，非常规物资由使用科室书面申请。但目前并未明确规定哪些物资属于常规物资，没有明确的常规物资目录，造成使用科室不知道自己申请的物资是否应该写书面申请报批。

1.4 预算控制不合理

医院行政管理部门中设质控室，该部门负责对后勤物资进行费用控制，目前质控室只对文具卫生用品库房的支出费用有费用控制，对其余库房均不设置费用控制。文具卫生用品库2011年—2015年年均控制费用额每年为1 306 738.65元，而文具卫生用品库2011年—2015年年均出库发生额为726 326.13元，实际发生费用占控制费用的55.58%，可见控制费用标准不准确，没有有效地起到控制作用。

1.5 供应商选择缺乏依据

公开招标确定的只是入围供应商，并没有确定唯一一家，采购同一货物时，该货物所处标段会有三家供应商入围，如何在这三家供应商之间做选择并没有具体的选择办法与考评依据。目前物资科关于购买的物资只签订框架性的采购协议，协议只包含招标目录内物资的采购价格，对其他物资的价格、品牌、参数、规格并没有详细的规定，执行过程没有依据可循。目前经过招标确定的物资均有招标价格，各个供应商所供应物资均不能超过该项物资的最终招标价格，对于非标段目录中包含的物资则由采购员询价后采购。然而目前询价并没有具体的实施方法，询价过程也没有记录。物资价格缺乏跟踪，无法掌握单项物资在一定时期的价格变动情况，没有建立物资采购价格数据库。

1.6 对供应商缺乏后续评价

招标确定供应商后，并没有进一步建立评价机制，对供应商提供的货物与服务缺乏相应的评价与记录，对供应商缺乏实时管理，没有建立明确的考核评价体系，没有建立供应商数据库与考核系统，没有对供应商的供应质量进行跟踪管理。

1.7 内部监督缺失

审计科作为医院内部监督的机构，虽然对后勤采购活动每年都会进行审计，但是只对单笔采购额较大的采购活动进行审计，并且审计方式也只局限于事后审计，对于零星采购物资则更是监督不到位。而医院后勤物资的采购特点却恰恰是零星、琐碎、分散的，这种内部监督方式存在设计缺陷。医院后勤相关采购部门为了规避审计的审查，往往采取化整为零的方式，小金额、高频次逐步审批的方式进行采购活动，规避事前审计和付款环节的控制与审核。

2 物资采购改进措施

2.1 设立集中采购机构

医院后勤由于其采购业务具有小而杂的特点，不易于内部控制与监督管理，内部控制成本高于收益使得内部控制缺失现象在医院后勤物资采购中尤为严重，为此要解决这一问题，首先要从采购机构设置上进行改革，建立医院后勤物资集中采购制度，实施物资采购归口管理，增加物资科人员配备，由其负责医院所有后勤物资的统一采购，实现物资采购招标全覆盖，这样审计科可以及时参与，便于审查监督。

2.2 依靠数据合理制订计划

使用先进的信息管理系统，运用计算机与大数据的优势，动态分析历史库存数据，有针对性地对各项物资分门别类地进行管理，使用多因素分析的方法，合理过滤季节性波动与人为性波动造成的库存数据失真情况，将库存编制计划的精度细化到每个领用科室，减短信息传输的链条，降低“牛鞭效应”所带来的影响。

2.3 合理确定各岗位审批权限

对物资分门别类设定审批与采购权限，从单价、数量、金额、采购频次、采购时间间隔、物资属性等多维度设立综合全面的权限分类，合理赋予不同岗位在不同环境的权限。既做到高效便捷，又不违反内部控制原则，保证权责相当，责任到人。

2.4 合理优化预算控制

质控室不仅应该控制文具卫生用品库的费用，还应该将低值易耗品库、被服库都纳入质控费用当中去，根据以往各科室发生的费用，参照当前科室规模变动情况，基于数据分析合理制订控制费用标准，切实保证控制费用真正控制了科室的不合理之处。

2.5 完善价格数据库建设

建立采购价格数据库，对任何一种物资，记录供应商的供货价格，比较不同供应商的供货价格与服务质量，对于物资价格的变动要严格分析，分析采购价格变动的原因，合理确定采购周期与采购数量，努力控制采购成本，定期撰写分析报告。

2.6 建立供应商考评与动态评价体系

对不同供应商建立档案，对每次的采购活动与质量进行记录，采购人员与科室使用人员形成充分的信息反馈机制，对供应商产品质量与售前、售中、售后的服务质量动态评分与滚动排名，并将考核结果作为日后采购选择的依据之一。

2.7 加强内部监督

审计科具备独立审计的功能，对采购活动的监督要贯穿全程，对事前、事中、事后各个环节的内部控制监督都要参与，将日常监督与专项监督相结合，负责采购流程内部控制有效性的评估，通过不间断的监督检查发现内部控制的缺陷，将医院后勤采购工作内部控制情况纳入物资科绩效考核。

2017-02-19

(本文编辑：王作利)

王鸿鹄(1970— )，男，山西省运城市人，高级经济师，主要从事医院管理工作。