试论交通运输档案管理的信息化建设

王文杰

(省高速公路管理局哈尔滨处， 哈尔滨 150001)



试论交通运输档案管理的信息化建设

王文杰

(省高速公路管理局哈尔滨处， 哈尔滨 150001)

社会主义市场经济体制的建立为我国教育事业的发展奠定了坚实基础，也给我国交通系统工作的发展提供了极大的动力支持。交通档案属于交通事业中的重要组成部分，这一工作水平的高低与交通事业发展之间的关系非常紧密。在这样的大环境下，要抓住机遇，借助信息化技术来不断强化交通运输的档案管理工作，以便其更好地适应当前社会经济发展的需要。

交通运输；档案管理；信息化建设；分析；对策

1 档案管理信息化建设作用分析

1.1 对档案管理的方式进行更新

信息化技术在我国交通档案管理中的有效应用可以加强对档案材料的控制和管理，由于交通运输档案自身特有的复杂性特征，在很多公路工程档案的归纳中，就会耗费大量的精力，而且还要求工作人员将更多的时间投入到实施和整理当中。因此，为了能够保证公路阶段工程档案资料的完整性，进一步强化公路阶段工程档案的信息化管理非常有意义。可以借助信息化建设来保证交通运输档案管理工作的有效进行，并对资料档案实施规范化的管理，进而达到节约人力物力的目的，促进我国交通运输事业的蓬勃发展。

1.2 能够实现档案的专业化管理

在之前传统的交通运输档案管理中，档案的载体一般都是以纸质材料出现的，这样就会导致人们在查看资料的时候非常不方便，而且很多资料在查找的时候也需要耗费大量的时间。并且在查找资料之前，还要借阅人到档案管理部门对资料进行借阅，在借阅期间还要严格的按照管理要求来进行操作，由于档案资料是纸质的，所以备份起来非常困难，这也导致很多交通运输档案没有备份，也就是说一旦这一份资料被别人借走，其他人还想借阅这份资料，就需要等上一个人把资料归还之后才能够进行借阅，这也给借阅人员以及档案管理人员带来了非常大的麻烦。自从实现了信息化管理之后，不仅可以防止因档案期限归还带来的不便，而且还能够有效保证档案在借阅的过程中容易造成损坏现象也都能够充分考虑进来。除此之外，借阅人员在需要查阅资料的时候，利用信息化管理就可以随时随地对相关问题进行实时的查询和询问，这样不仅可以缓解纸质档案在借阅期间出现的空挡，而且还能够实现档案信息管理和实体管理之间的分离问题，有效降低了工作人员的工作难度，而且也提升了交通运输档案的信息化建设进程。

1.3 能够满足时代的发展需求

在信息技术不断发展的情况下，要想让我国的交通运输更好地服务于群众，就一定要对交通运输中与之相关的档案管理工作来进行不断的更新和完善，进一步做好管理工作的信息化。在实际的档案管理中，要积极的采用信息化管理手段，促进工作效率的提升，提高档案管理的服务水平。除此之外，在交通运输档案管理的过程中应用信息化技术，保证档案在归档期间不至于出现重大的错误，也能够有效减少信息的加工费用，进而保证档案管理工作可以更好地顺应社会经济的实际发展需求。

2 档案管理信息化建设的有效措施

2.1 增强管理意识

要充分结合当前市场的实际变化情况，在档案管理信息化的建设中，建设相对完善的档案信息资源管理体系，进一步明确档案工作目标，对信息化建设中存在的问题进行有效的协调和处理，并对工作人员的实际工作职责进行全面的落实，严格履行档案管理工作的相关责任，做好监督管理工作，将交通运输档案的信息化建设工作成功的融入到工作计划中，这样也能够对监督管理部门实施科学化、合理化的考核。

如果在交通运输档案管理中，没有档案资源可以开发，那么信息化建设也就无从谈起。所以交通运输部门要借助信息化系统，将相关的档案信息按照规范化的程序运行，进而实现资源共享，这样也能够进一步提升档案管理中档案的利用率。除此之外，在信息开发期间，工作人员也要摆脱传统观念带来的影响，树立正确的信息观念，完善信息交换管理机制。

2.2 进一步完善电子文件的管理

在交通档案管理中，电子文件受损害的时候非常多，而且其稳定性也非常差，现如今已经有很多的重要文件被传输到网络上。如果此时仅仅是依赖单个交通运输部门的力量很难完成数据传输，一般都是需要多个部门共同协助才可以。像网络技术部门和档案部门想要进行文件传输的时候，就可以利用网络管理建立专业的信息传输系统来完成相互之间的文件传送。这样不仅可以方便数据信息与信息之间的高效传输，还能够提升其自身的稳定性。而且各个部门之间还可以充分发挥自己的特长，取长补短，进而形成质量很好的电子文档。工作人员再对电子文档进行数据更新和维护，进一步促进电子文档的高效运用。

2.3 实现档案管理的规范化

在交通运输档案管理的信息化建设中，建立档案综合管理体系非常重要。从整个社会的发展形势来看，交通运输档案在现代化社会中所产生的作用已经越来越明显，而且交通运输档案管理与公路工程建设之间的联系也是越来越紧密。在档案管理工作中，档案管理的信息化可以让档案管理部门由最开始的直接提供信息向着选择信息的方向转变，使工作人员更容易从大量繁重的档案资料中选择出具备较强规律性的数据信息，进而实现档案管理的科学化和完善化。而交通运输部门也要在信息化建设中，根据档案管理的实际情况建设一个统一的计算机网络体系，运用这一体系来促进交通运输中各个部门的资源共享，相互监督，并根据档案资料的不同来对资料信息进行整理归集，进而全面促进档案管理工作的规范化运行。

2.4 加强运输档案管理服务的主动性

交通运输部门要想实现档案管理的服务主动化，就要在管理工作中不断强化档案管理的信息化进程。要先对信息检索的工具进行完善和更新，能够熟练掌握交通建设的信息动态，创建科学合理的专业索引，这也是为了方便人们对资料的查找。除此之外，还要借助多种途径来收集交通系统的信息，进而形成交通运输档案。

再有就是在信息化建设工作中，要不断加强信息的反馈，交通运输的档案管理人员要及时将所收集的信息进行整理和反馈，这样不仅能够直接反映出档案信息的实际价值，而且也能够进一步增强工作人员的社会档案意识，使其能够更好地服务于交通建设，促进交通事业的可持续发展。

2.5 加强交通运输档案的安全管理

对于交通运输档案来说，其安全管理工作所占的比重非常大，所以要在实际工作中要求工作人员高度重视交通运输档案的安全管理，采用科学合理的措施来实现电子档案资料的维护工作，确保其安全。再就是要保证网络信息在安全层面的保护，最大限度上降低安全隐患，这样也有利于防止档案信息发生泄漏。

3 结语

信息技术在社会各个领域的渗透，使得信息化建设对社会方式的影响也在逐渐加深中，人们在实际的生产生活中对档案信息的探索也一直没有间断过。档案信息作为一种重要的信息资源，能够对人们的相关活动进行科学的记录。推动交通运输档案管理的信息化建设进程，可以极大提升我国交通事业的发展，保障我国交通运输行业的安全、稳定。

[1] 吕洪玲.如何做好公安档案管理工作[C]//齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊.2009.

[2] 李进丰.浅谈档案管理工作存在的问题及对策[C]//档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集.2011.

[3] 罗训练.关于煤矿档案管理工作的几点思考[C]//煤炭企业档案管理优秀论文集(2010).2011.

[4] 葛会云.浅谈如何搞好档案管理工作[C]//煤炭企业档案管理优秀论文集(2010).2011.

[5] 樊晓莉.加强档案管理工作的几点体会[C]//齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊.2009.

Discussion on information-oriented construction of traffic archives management

WANG Wen-jie

(Harbin Department of Provincial Highway Administration Bureau, Harbin 150001, China)

The establishment of socialist market economic system has laid a solid foundation for the development of China′s education industry, and also provided great impetus to the development of the transportation system of China. Traffic archives are an important part of the traffic industry, and the level of this work has a close relationship with the development of transport industry. Under such a big environment, we must seize the opportunity, strengthen traffic archives management with information-oriented technology, so that it can better adapt to the current needs of social and economic development.

Transportation; Archives management; Information-oriented construction; Analysis; Countermeasures

2017-01-05

王文杰(1971-)，女，本科，副高职。

G270

B

1674-8646(2017)05-0044-02