探析档案信息化建设与档案管理

曹丽红

(赤峰市住房公积金管理中心红山区管理部， 内蒙古 赤峰024000)



探析档案信息化建设与档案管理

曹丽红

(赤峰市住房公积金管理中心红山区管理部， 内蒙古 赤峰024000)

随着档案信息化的建设，有效推动了档案管理质量的日益进步。采取新型的管理手段，能够将档案的收集以及整理水平加以提升，从而使档案信息达到真实的目的。利用档案信息化的管理形式，将档案信息潜在的价值加以提升，为更多的人员带来方便。而相关工作人员需要熟练掌握档案管理的整个流程，进而促进档案信息化的不断进步。

档案信息化；建设；档案管理

1 档案信息化建设概念与特点分析

档案信息化就是档案管理部门在统一的规划下，利用信息技术开展档案管理工作，对档案信息的信息资源进行管理与处置，进而提升档案管理工作服务水平。档案信息化建设就是将档案实体保管工作作为重点內容，在一定程度上，可以从多角度分析档案资源管理情况。具体包括以下几点：首先，对档案信息接收与储存进行管理，使其更加和谐化与统一化。其次，保证档案管理模式根据信息化建设需求进行改革。最后，保证档案信息向着网络化与数字化的方向发展，提升档案信息资源的共享效率。

档案信息化建设工作主要特征就是管理工作的多元化，具体表现为以下几点：第一，档案信息化建设可以打破传统档案管理工作的局限性，提升档案管理工作质量。第二，档案信息化建设可以重点开发与利用档案检索技术，通过计算机对档案信息资源进行管理。第三，档案信息化建设中计算机占有较为重要的位置，可以充分发挥多媒体技术的光盘储存优势，提升档案管理工作质量。第四，档案信息化建设与档案管理工作的开展，需要技术人员积极建设档案信息数据库，提升数据库的应用价值。同时，还要通过电子文件的管理网站，建设良好的档案管理体系。

2 档案管理信息化建设的机遇

大数据时代下，档案管理与现代科技手段和通信技术相结合，促进了档案资源的获取、分析、管理、调用、共享和存储，最大限度的发挥了档案资源的价值和作用。第一，大数据时代促进了档案管理工作的高效进行。计算机网络和先进的档案管理软件的运用，大大的提高了档案立卷归档、数据录入、检索、分析和利用等方面的工作效率，相比传统的手工工作，档案管理效率和质量大大提高。第二，大数据时代促进了档案管理的准确性。档案无论在空间维度上还是时间维度上都是一项复杂的系统工程，其数据和记录的准确性对档案的价值影响重大，大数据时代利用先进科学技术，提高了档案资源的准确性，也可以灵活的采用精确查询、模糊查询等手段，促进档案资源的全面、迅速利用。第三，大数据时代为档案的保存和传播带来了革命性的影响。传统的纸质档案的保存寿命不长久，大数据时代实现了信息和载体的分离，利用人类先进的计算机存储系统、芯片、云存储等，可以极大的提高存储的容量，而且，档案的复制极为方便，同一份档案可以进行多次复制存储，防止了档案资源的流失，可以实现永久存储，促进了人类智慧的长久保存与传播。总之，大数据时代的到来，给档案管理带来了极大的机遇和便利，应积极促进档案管理的信息化建设。

3 档案信息化建设中存在的问题分析

3.1 数据来源复杂

各个档案数据都会移交给不同的单位与部门，由于各个单位与部门之间的数据库不同，因此，在对各类数据进行管理与传输的过程中，也会存在较多的不同点，导致档案管理部门中的档案信息资料更加复杂。

3.2 数据分散严重

档案信息数据的分散性较为严重，例如：在对建设局与税务局的财务报表进行移交处理期间，会出现较多复杂的信息，数据管理部门在制作财务会计报表或是其他文件的过程中，只能对其进行分散性管理，难以提升档案信息化建设工作效率与质量。

3.3 管理方式落后

在档案信息化建设的过程中，档案管理方式存在滞后现象，难以提升档案管理工作质量与有效性，每十年才能对档案进行一次移交处理，每一年才能对档案目录进行汇集，导致档案管理工作效率降低。

4 档案管理中档案信息化建设措施

4.1 拓宽档案管理工作思路

信息化非常重要，这也就要求管理人员拓宽档案管理思路。掌握专业力量知识与专业技能，进而转变传统档案管理思想观念，制定长远的规划方案，在档案保管的基础上，为档案管理人员提供高质量服务。

4.2 提升档案信息管理质量

档案信息管理人员必须要将档案电子文件作为信息资源，提升档案信息的应用价值，提高其经济效益。除了可以为社会提供经济服务之外，还能产生巨大的社会经济效益。

4.3 制定完善的工程档案信息管理制度

档案信息化建设中，档案管理人员必须要在重视工程档案信息管理，主要因为在工程建设的过程中，档案的行程具有多元化特征，无论是工程项目确立还是项目的改革，都需要档案建立的行程，提升档案管理工作质量。一方面，档案信息管理工作人员需要根据档案信息化建设难易程度的分析，确定档案信息管理工作目的，提升档案管理工作质量。档案管理工作人员需要认真学习与掌握计算机信息管理知识，认真参与到软件开发工作中，选择合适的档案工程管理软件开展档案管理工作。同时，还要制定完善的档案信息化管理规章制度，打破传统档案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，创造有利于档案管理的条件，发挥计算机在档案管理中的作用。

4.4 提升管理人员的服务意识

相关人员在更新工作理念的时候依然会存在一些困难，由于以往档案管理工作的工作内容都是收集、整理一系列工作，没有对档案的使用引起重视，作为单相的档案管理。从目前的发展形势上看，档案管理工作应当打破以往的管理模式，不断的完善档案管理范围，从而正确的意识到服务性质。因此，相关人员需要依据此类问题加以明确，从理念上加以转变。

现如今，我国的档案管理工作对于档案管理人才的需求量不断提升，但是，对于工作人员来说，其专业知识和技能是一方面，更重要的是管理人员的工作意识。提升档案管理的服务意识，才能够从根本上促进社会发展的进程。

4.5 提高档案信息管理水平

就档案文件所起到的作用就可以得知，是一种价值较高的信息资源，与此同时也作为社会进步的必不可少的一部分。而档案管理工作即使无法直接带来经济效益，但是它的存在却能够带来一些社会效益。因此，将管理质量加以提高的主要目的是提高档案管理质量的内容，同样也是无法避免的主要问题。提高管理工作效能。档案管理改革必然将引入现代化的管理方法与设备渠道，同时，基于当今社会经济与科技快速发展，也将引发人们思维和生活习惯的变化，继而引入网络以及数据化平台。这就给档案管理今后的发展指明了方向，那就是朝着数据化方向发展。数据化能够提升档案管理工作更加准确，极大的提升了工作质量以及效率，与此同时还能带动档案科学化发展。

5 结语

我国现代化技术以及网络技术的日益发展，在一定程度上推动了档案信息化的脚步。在具体档案管理工作中，工作形式也在发生了质的改变。除此之外，我国经济水平以及科学技术的飞速发展下促使了档案管理模式的不断完善带来了益处。从管理理念的角度出发，将以往档案管理模式打破，从而推动新型模式的不断发展，从而使企业可以实现可持续发展的目的。

[1] 陈志文，方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者，2016，(12)：26-29.

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[3] 马燕.加强档案信息化建设促进档案管理现代化[J].科技创新与应用，2016，(14)：86-88.

[4] 贺秀丽.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].中国管理信息化，2016，(12)：53-54.

Exploring on archives informatization construction and archives management

CAO Li-hong

(Chifeng Housing Provident Fund Management Center, Hongshan District, Chifeng 024000, China)

The construction of archival information has effectively promoted the improvement of the quality of archives management. To take a new type of management tools can be able to improve file collection and finishing level. The use of archival information management form can enhance potential value of file information and bring convenience for people. And the relevant staffs need to master the entire process of file management, and thus promoting the continuous progress of archival information.

Archives informatization; Construction; Archives management

2017-01-20

曹丽红(1966-)，女。

G270

B

1674-8646(2017)05-0040-02