探讨档案管理对企业发展的意义

徐连升

摘 要 档案记录着企业的发展历史，包括失败和成功的经验以及各重大事件，对于企业发展有着极其重要的意义。本文主要针对档案管理的几个方面，结合今年公司档案管理中出现的一些问题，探讨档案管理对企业发展的意义。

关键词 档案管理 企业发展 意义

档案管理是企业管理重要的组成部分，可以为企业指明方向，让企业沿着正确的道路不断前进。员工是企业最活跃的生产要素，员工档案记录了员工的重要信息，包括出生时间、政治面貌、学历履历等，加强员工的档案管理，不仅可以为企业甄选出最佳员工，确保企业长久发展具备充足动力，鼓励员工不断进步，在谋求自身发展的同时为企业发展多贡献自己的力量。

一、职工档案管理的意义以及一些存在的问题

（一）员工对档案管理的认识不到位，不能按时提供所需的档案信息

科技是第一生产力，而发展科技的主体就是人才，所以对员工档案的管理显得至关重要。员工档案是企业人才信息的记录册，记录着企业各个时期的人才的基本情况，对于企业发展有着重要的意义。第一，它记录人才的学历、能力等情况，可以为员工的升迁提供强有力的保障；第二，它记录员工的工作业绩和表现情况，便于及时发现员工在工作中出现的问题，让企业朝着更好的方向发展；第三，档案记录了企业发展过程的方方面面，为后续企业发展策略的制定提供有力的参考，让企业保持蓬勃的发展。

然而，现如今员工对于档案管理的重要性缺乏有效、全面的认识，这就导致了档案管理工作面临了很大的阻碍。从最新的档案整理工作来看，员工基本档案信息的缺失情况特别严重，虽然补交了很多次，但依有大量基本信息无法得到有效证实。尤其是工作履历的证明材料，很多员工都没有提供强有力的证明材料，这就带来了很多问题。工作材料记录的是员工的工作情况，可以体现员工的工作能力，从中发现企业在员工管理中的优势和不足，可以让企业管理得到更好的发展，缺少这些信息，则会对企业的发展造成一定的不良影响。此外，员工的学历证明资料缺乏也十分严重，很多员工都未能提供有效的学历证明，缺少强有力的说服力。尤其是中级干部，缺乏学历说明，对领导力有一定影响。长此以往，会成为企业员工管理工作中的极大的隐患。

（二）档案信息中存在前后不一致的情况，出现虚假信息

档案的作用相当于记录册，信息必须真实可靠，否则参考价值就会大打折扣，甚至会影响高层决策的正确性，导致在员工的奖惩方面判断失误，对企业发展造成不良的影响。加强员工档案管理，不仅可以提高企业内部的凝聚力，让员工在同一个目标的指引下共同努力，促进企业的繁荣，而且能促进员工内部的竞争，使员工能力得到进一步提升，并为企业带来更大的效益。而这些目标的实现都依赖于员工提供真实有效的信息。

从档案整理的情况来看，员工提供的档案信息部分不符，出现了前后不一致的情况，尤其是出生日期，这对于退休时间会造成极大的影响。一个有凝聚力的员工团队，需要全体成员坦诚相对，求同存异，相互信任，这样才能朝着共同的目标不断前进。相反，如果档案信息有误，夾杂了虚假信息，会造成员工之间不信任，导致团队间凝聚力减弱，从而影响企业文化和氛围。所以，必须加强员工档案的信息管理，确保信息的准确性和真实性。

（三）员工档案管理的日常工作未能有效落实

员工的信息在不断更新，与此对应的档案信息也必须及时更新。对员工的档案进行及时、有效的管理，可以保证企业朝着正确的轨迹继续前进，也能够及时发现问题，防患于未然。档案的管理是一项对企业的发展有着重大意义的工作，需要指派专业人员进行定期整理，确保档案管理的有效性。然而，实际情况是档案管理的日常工作完成得很不到位，很多档案信息缺失了很久却未能及时补充，而且错误不当的信息没有得到及时更正，这些都说明了员工档案管理的日常工作没有得到有效的完成。所以，加强员工档案管理，保证企业人才队伍的质量是亟待解决的事情。

二、加强员工档案管理可采取的措施

（一）加强员工对于档案管理重要性的理解，让他们从心底接受档案管理

档案要想得到有效管理，员工就必须配合，及时提供真正有效的信息，确保档案信息的完整性和正确性。而目前最大的问题就是员工没有认识到档案管理的重要意义。对此，企业要加强对员工的宣传教育，让他们明白档案管理对于企业以及对于他们自身的重要意义，这样才能使他们从心底真正接受档案管理。

员工是企业创造价值的来源，管理员工是企业工作的重中之重。首先，在加强员工对于档案管理的认识上，企业可以在日常会议中讲解档案管理的意义，加深员工对档案管理重要性的理解；其次，领导阶层必须以身作则，树立良好的榜样，这样员工才会将档案信息补充得更完整；最后，可以利用宣传册以及展板等进行宣传，让企业内部员工真正接受员工档案的管理，从而让它成为企业文化不可或缺的一部分。这样，员工才会乐意提供档案信息，从而促进员工档案管理的正规化。

（二）建立健全相应的档案管理制度，奖惩并施

企业的员工档案管理要想得到有效的发展，就必须有相应的管理制度支撑。制度的制定和实施可以让更多人规范自己的行为，及时提供档案信息，让档案管理走上正轨。企业内部如果缺乏合理有效的档案管理制度，员工也就很难认识到档案管理的重要性，这样员工提供档案信息的积极性就会被严重挫伤。对此，建立健全相应的档案管理工作，奖惩并施，对促进档案管理具有重要的意义。

员工档案管理是对员工的信息进行有效登记和整理，管理对象是员工。因此，在实施档案管理制度时，对于服从档案管理并及时上交所需信息的员工，企业要给予物质和精神奖励；对于不及时提供档案信息的员工，企业要给予警告，必要的时候给他们一些惩罚，让他们明白档案管理的重要性。在档案管理制度的调节下规范自己的行为，及时上交自己的档案信息。

（三）结合信息技术和相关法律规定，科学有效地管理员工档案

当今时代讲究法制和科学，企业的档案管理也不例外。在信息技术和法制高速发展的现在，企业必须借助科学技术和法律手段，让档案管理科学、有效地进行下去。

在信息技术的帮助下，档案管理工作不再需要大量的人工，在程序和数据库的帮助下变得井然有序。对此，企业内部要在员工档案管理上运用信息技术，对每个员工的信息及时更新、归档，建立一个完整的员工档案数据库。

此外，根据中组部干部档案管理条例规定，干部的档案信息必须收集全面，并及时更新，要在安全、保密的情况下有效保存。所以，进行档案管理的员工也必须具有良好的专业知识和技能，这样才能更好地在法律规定和信息技术的帮助下完成员工档案管理工作。

三、结语

员工是企业生产活动中最活跃的因素，只有对员工进行有效的管理，企业管理才能真正走上正轨。员工档案提供了全面的档案信息，相当于员工工作的记录册，所以必须给予足够的重视。加强员工对档案管理重要性的理解，激励更多员工为档案管理作出贡献，这样企业才能拥有一支具有超强凝聚力的人才队伍。

（作者单位为江苏京沪高速公路有限公司徐宿管理处）

参考文献

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[2] 郭琦.人事档案管理对企业人力资源管理的意义和作用探究[J].群文天地，2012（12）.