基层医疗卫生机构档案交接问题及建议

权 艳

(穆棱市穆棱镇卫生院，黑龙江 穆棱 157500)



基层医疗卫生机构档案交接问题及建议

权 艳

(穆棱市穆棱镇卫生院，黑龙江 穆棱 157500)

随着我国医疗卫生机构制度建设的不断完善，档案交接作为基层医疗卫生机构中的重要工作环节，是档案完整保存的重要保障，也是档案管理人员的重要职责之一。针对基层医疗卫生机构档案交接过程中存在的问题进行探讨，提出建设性建议，以供参考。

基层医疗卫生机构；档案交接；问题；建议

1 基层医疗卫生机构档案交接存在的问题

1.1 档案交接工作不重视，缺少严格管理

在实际基层医疗卫生机构单位档案管理工作中，档案管理人员对档案交接和管理工作缺少足够重视。相关单位领导没有进行严格把关，当有档案管理人员离职时，档案管理工作未及时收尾，而新的档案管理人员到岗时档案交接手续还未完成，导致档案交接工作缺少时效性。此外，由于档案交接不及时导致的档案数量缺失、种类不全等问题责任分担不明、界限划分不清。甚至一些基层医疗卫生机构单位的档案交接只是一串钥匙的交接，接收人员没有对档案进行认真核对，明确档案细则，使得一部分基层医疗卫生机构单位档案工作前后脱节。

1.2 档案交接手续不严谨，缺少责任心

档案管理工作责任重大，要求管理人员工作认真、有责任心，在档案交接时须按照规程和手续办理交接工作。很多档案管理不严格的单位都缺少一套严谨的交接办理程序，仅仅以简单的手续应付了事，在办理过程中的检查工作也不够细致，很多交接时应弄清楚的事项不够清晰，确认签字时也没有人进行监管，忽视了档案工作交接时的基本要求。

1.3 档案交接监督工作不严格，缺少监管

很多基层医疗卫生机构主管档案部门的领导对档案交接工作没有引起足够重视，认为档案交接工作是非常简单的事，让一般人员进行程序上的交接就可以，更有一些领导认为档案交接就是一个过程，属于一般事务，是档案工作人员间的事情，缺少对档案交接工作的监督管理，间接导致档案管理上的漏洞。当基层医疗卫生机构单位档案出现问题时，往往无人负责，这都是档案交接监督工作不严格、工作程序不完整造成的。

1.4 档案管理人员职业素养参差不齐，缺少继续学习

档案管理人员职业素质是做好档案工作的保证之一，是保证档案交接完整性的关键，当前档案管理人员普遍存在职业素养参差不齐的现象。在档案交接工作过程中，档案管理人员缺少认真严谨的工作态度，对相关法律法规不了解，对档案管理工作程序和规定不熟悉或视而不见，缺少责任心，对交接工作不重视，交接工作应付了事，一旦出现问题又找各种原因推卸责任，导致档案交接工作存在诸多问题。

2 做好基层医疗卫生机构档案交接工作的建议

2.1 重视档案交接工作，完善规章制度

作为基层医疗卫生机构工作中的重要环节，档案交接工作应引起足够重视，并且在交接过程中应按照日常的档案管理规章办法执行，将档案交接工作拿到日程上来。档案交接工作中要严格按照规章程序进行，档案管理人员在离岗前要将交接手续办理妥当，档案交接工作不完善时不能离岗。此外要完善档案交接工作的规章制度，对档案工作进行责任制管理，避免出现责任不清的现象，制定奖惩制度，严格惩罚档案交接不明的行为。

2.2 完善档案交接手续，明确责任分工

档案交接分为两部分，分别是档案移交和档案接收，要确保档案交接工作顺利进行，必须完善档案交接手续。档案移交人员在做好充分的移交准备工作外，还应坚持以下四项工作原则：第一，档案管理人员对所负责保管的档案资料进行全面清理，对档案内容和数量有详细的了解。第二，对借出仍未归还的档案，整理好登记册，标明未归还原因，并再次确认归还日期。第三，档案管理分类要清楚明了，正确排序，形成清晰的系统管理，对分类不明确的档案及时进行标记整理。第四，档案移交时要整理移交档案文据和表格，并撰写档案移交说明。档案接收人员在接收档案前，要认真研读档案工作相关法律法规，熟悉和了解国家及行业对档案工作的相关规定。接收档案时要做好以下三项工作：其一，对档案交接单位的业务、职能活动内容和工作情况进行简单了解，对大体工作方向有一定掌握。其二，向档案移交工作人员了解档案保管情况，掌握注意事项，方便日后的档案管理工作。其三，检查移交档案。档案接收者要掌握移交档案的具体情况，分清责任，做好交接准备，保证交接工作顺利进行。

2.3 严格做好档案交接监督工作，加强监管力度

档案交接监督工作具有鉴证和监督作用，尤其在基层医疗卫生机构单位，更应引起重视。在档案负责人和一般档案人员的交接过程中必须安排专人进行交接过程的全程监督，在监督过程中应严格遵守档案交接管理办法，履行自身职责，按照交接程序进行。交接过程中如有必要应请主管负责的领导一同监督交接过程，并做好交接记录。档案交接监督人员要做好移交和接收的监督工作，不仅要做到账物相符，手续齐全，而且要填写交接文据，对档案交接的时间、地点、交接双方人员姓名、职务等进行记录，确认后由交接人员双方进行签字盖章，监督人员也要进行签字确认。档案交接监督工作具有一定的责任性，一旦发现档案存在问题，除档案交接双方要负责外，监督人员也要承担一定责任。

2.4 加强档案管理人员素质培养，增强责任心

作为档案管理的必要条件，档案交接人员综合素质的提高能在档案管理过程中发挥重要作用，只有在档案管理人员的综合素质和道德素质有了提高后才能对档案管理的重要性引起足够重视，使交接工作能顺利进行，这也是做好档案管理工作的重要前提。档案交接人员素质的提高可通过以下两方面实现：第一，加强交接人员档案管理方面的知识培训。档案管理工作非常重要，应严格按照管理程序进行。在档案交接工作中，交接人员应严格按照规章程序进行，这些都需要通过培训实现。第二，在培训教育过程中应加强思想教育。在档案交接过程中，应加强交接人员思想教育工作，由于工作过程中的交接不仅仅是医疗卫生机构人员档案的交接，还涉及一些其他的医疗档案，因此基层医疗卫生机构单位档案人员的责任心不强就会使档案交接出现问题。要通过各种培训与思想教育明确档案交接人员的思想和认识，加强责任心，增强责任感，按照档案交接的规定办事，只有这样基层医疗卫生机构的档案工作才能有序的开展起来。

3 结语

综上所述，基层医疗卫生机构单位的档案交接工作非常重要，是档案连续性、完整性的重要保证，需要基层医疗卫生机构单位的领导和档案人员加以重视，完善档案交接流程，严格交接工作规章制度，加强交接人员职业素质和道德素质，保证档案交接工作的顺利进行。

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Problems and suggestions on file transfer of primary medical and health institutions

QUAN Yan

(Muling Town Health Center, Muling 157500, China)

With the continuous improvement of the system of medical and health institutions of China, archives transfer has become an important part of primary health care institutions. It is an important guarantee for the preservation of archives and one of the important duties of archives management personnel. In view of the problems existing in the process of file transfer of grassroots medical and health institutions, constructive suggestions are put forward for reference.

Primary health care institution; File transfer; Problem; Suggestion

2017-01-05

权艳(1976-)，女，本科，科员。

G271

B

1674-8646(2017)07-0108-02