浅谈高校人事档案归属问题

柴双超

(齐齐哈尔大学，黑龙江 齐齐哈尔 161000)



浅谈高校人事档案归属问题

柴双超

(齐齐哈尔大学，黑龙江 齐齐哈尔 161000)

人事档案作为高校档案管理工作的重要组成部分，一直存在着管理主体不确定的问题。对当前高校人事档案归属现状进行分析，找到其存在的矛盾，提出解决问题的对策。

高校；人事档案；归属问题

高校人事档案是经组织认可的，反映一个人的个人经历、业务能力、工作表现的重要历史凭证，它不仅是高校人才信息的重要载体，更是选拔高层次教师人才的重要依据。然而，作为当前高校档案管理依据的《高等学校档案管理办法》却未明确将干部档案纳入高校综合管理体系，致使各高校对人事档案的管理归属存在较大分歧，给高校人事档案管理实际工作带来了各种问题，亟待解决。

1 高校人事档案归属现状

山西师范大学的霍红梅在《谈高校人事类档案的归属》中的调研结果表明，目前高校综合档案馆保管档案情况主要有四种：一是保管除教职工、学生之外的所有档案，如北京大学、浙江大学、吉林大学等。二是保管除学生个人档案之外的所有档案，如山西财经大学。三是保管除教职工档案之外的所有档案，如太原师范学院。四是保管含教职工、学生档案在内的所有档案，如清华大学、四川大学等[1]。河南师范大学的薛万新对33所本科院校的教职工(包含干部、工人)人事档案归属情况进行了调研，结果显示：70%的高校将教职工人事档案划归于人事处管理。18%的高校教职工人事档案归组织部管理，只有6%的高校教职工人事档案归高校档案馆管理。另外6%的高校将人事档案按干部、工人或教师、行政人员等不同类别分别由人事处或组织部管理[2]。

从以上调研数据可以看出，大部分高校建立了综合性的档案馆，对学生档案进行集中管理，但是对于高校干部人事档案的管理归属问题并没有形成统一的规范。教职工人事档案存在分散管理的现象，相对来说较为混乱。

2 高校人事档案归属的矛盾分析

2.1 人事档案与高校档案所涉监管部门不一致的矛盾

监管部门即行政主管部门。《高等学校档案管理办法》规定：“国务院教育行政管理部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”，即各教育行政部门负责本行政区内高校档案工作的业务指导、监督和检查工作。然而，一直以来都是组织部负责党政机关、企事业单位的干部管理工作，直接对干部人事档案工作进行监督指导，成为干部人事工作的管理主体。中组部于1991年3月印发的《干部档案整理工作细则》是指导全国干部人事档案工作的唯一标准，也是高校开展人事档案管理的唯一准则。因此，从法律层面来说，我国尚未出台明确的政策法规，对高校人事档案工作监管主体作出相关规定。

2.2 高校规模与建设综合档案管理体系不匹配的矛盾

根据2015年全国教育事业发展统计公报，全国共有普通高等学校和成人高等学校2 762所，其中普通高校2 414所(含独立学院314所)，成人高校353所。普通高校中本科院校1 129所，高职(专科)院校1 280所[3]。数量庞大的各类教育学校在学校级别、师资建设、招生规模、资金设施等各方面均存在着较大的差异。因此，各高校建立综合档案管理体系能力也各不相同，对此，《高等学校档案管理办法》也予以区别规定。虽然大部分高等院校能够按照《高等学校档案管理办法》的要求，设立高校档案馆，建立高校档案综合管理体系，但是对于一些民办、高职类院校来说，普遍存在办学规模小、资金不足的问题，这类院校在进行档案科学管理、发挥综合档案部门应有的集中管理功能上，存在着很大不足。

2.3 人事管理系统与高校综合档案管理系统不协调的矛盾

根据中央办公厅2011年11月发布的《中共中央办公厅关于做好中央文件改版工作的通知》和中组部2012年6月下发的《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》要求，一份完整的干部人事档案由十大类构成，对于高校干部档案来说，这十类材料的生成部门众多，很难都与高校综合档案管理系统匹配。比如组织部按照行政级别管理教职工，而档案管理系统按照档号来标识每份人事档案。人事管理系统按照部门生成工资表，而档案馆按照姓名排列档案，材料归档很麻烦。另外，在人事档案利用方面，组织部门和人事部门在办理工资退休审批、职称评聘、考核鉴定、提拔任免等日常工作中需要频繁地查阅档案，还经常借出，给档案的集中统一管理带来困扰。此外，近年来，个人在办理房产继承、公正、独生子女证及考研、考博、出国留学等事情时也需要复制人事档案或出具档案证明。《高校档案管理办法》第四章第三十二条中规定：“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”。然而，在实际工作中，干部人事档案若是由组织人事部门管理，出具证明与加盖查档章都是由组织人事部门出具，与《高等学校档案管理办法》精神不符。

3 高校人事档案归属之对策分析

3.1 法律法规是确保高校人事档案规范管理的重要依据

从领域范畴分析，高校人事档案的产生、管理、使用都在高校范围之内，理应纳入“高校档案”范畴之内，但是，《高等学校档案管理办法》却并未将其纳入。政策的缺失是导致我国各高校人事档案管理主体混乱的主要原因之一，也是制约高校人事档案规范管理的最大阻碍。只有对高校人事档案的管理主体作出明确规定，才能使高校人事档案管理工作合法化、规范化、标准化，为学校及社会提供丰富的人才信息和高效、准确、便捷的人力资源服务。

3.2 集中统一是实现高校人事档案科学管理的前提基础

每个学校的办学规模、师资配备等实际情况不同，只有按层次发展、按需求划归人事档案管理主体，才是解决高校人事档案归属难题的基本路径。但是，无论是高等院校或是中职院校，设立档案馆还是档案室，只有建立起完整的综合档案管理体系才是大档案观下“高校档案”概念的完整体现，才是实现高校档案集中统一、科学管理的前提。将人事档案纳入专门的档案管理机构，在人、财、物等基础建设方面可以得到学校的统筹安排，有利于推进高校人事档案资源的信息化建设，不仅可以实现高校人事档案资源的共享，更可以为国家人才战略的实施及高等人力资源的管理奠定基础。

3.3 协调合作是保证高校人事档案有效管理的有力保障

人事档案具有生成主体多、利用频繁的特点，协调各部门之间的业务关系是解决人事档案管理难题的重要工作。为此，档案管理部门应明确各相关部门的工作职责，搭建人事档案管理部门与各相关部门之间的合作渠道。针对业务往来频繁的部门，档案管理部门可以开辟绿色通道，专人专管、特事特办，使各部门之间档案材料的移交、借阅、使用更加方便、快捷。同时，在高校综合档案管理系统的设计上，充分考虑人事管理系统、科研管理系统、干部考核系统的特点与工作需求，做好沟通协调，实现各系统之间的有效对接与信息兼容，使人事档案管理系统的功能更加强大实用，保证高校人事档案的有效管理[4]。

4 结语

将人事档案归口高校档案馆统一管理，是促进高校人事档案科学发展的重要途径，也是完善高校档案综合管理体系的重要内容，更是实现高校档案大融合的必然趋势。但是，人事档案纳入高校综合档案管理体系也不能一蹴而就，还需根据各高校的实际建设情况和档案工作基础逐步推进。

[1] 霍红梅．谈高校人事类档案的归属[J]．中国档案，2010，(06)：60-61.

[2] 薛万新．高校人事档案归属问题探析[J]．兰台世界，2012，(06)：33-34.

[3] 2015年全国教育事业发展统计年报[EB/OL]．KJ6教育资源网[2016-01-13]．http：//www.kj6.net/News/NewsDetails.aspx?ID=50148.

[4] 彭坚．论高校档案的“大综合”——高校人事档案纳入综合管理问题分析与对策[J]．档案建设，2012，(10)：7-9.

Discussion on attribution of personnel files in colleges and universities

CHAI Shuang-chao

(Qiqihar University, Qiqihar 161000, China)

As an important part of archives management in colleges and universities, personnel archives have issues of uncertainty on the subject. This paper analyzes the present situation of the attribution of personnel files in colleges and universities, finds out the contradictions and puts forward the countermeasures to solve the problems.

Colleges and universities; Personnel files; Attribution

2016-12-28

柴双超(1986-)，女，助理馆员，硕士。

G271

A

1674-8646(2017)03-0112-02