教学秘书在高校二级教学管理中的发展困境与素质要求

2017-03-07刘雪丽张珊珊杨芳芳

辽宁工业大学学报(社会科学版) 2017年4期

刘雪丽，张珊珊，杨芳芳

刘雪丽1，张珊珊2，杨芳芳3

(1. 北华航天工业学院计算机与遥感信息技术学院，河北廊坊 065000；2. 北华航天工业学院会计系，河北廊坊 065000；3. 北华航天工业学院电子与控制工程学院，河北廊坊 065000)

高校教师队伍的素质与能力直接关系到高校教学质量的水平。教学秘书作为高校教师队伍的一员，是各二级教学单位教学管理工作的基层管理者与具体执行者，是连接学校与院系、各二级学院、教师与学生以及教师之间日常工作与教学活动的桥梁，起到了沟通信息、协调工作与改善关系的作用，对高校的教学管理水平有直接的影响。通过分析高校各院系教学秘书的角色定位与职业发展困境，结合自身工作经验，提出改善教学秘书工作现状，提高教学秘书工作效率的对策。

教学秘书；发展困境；教学管理；素质要求

教学秘书在基层教学单位中发挥着事务管理的核心作用，是高校教学管理工作有序化、规范化、高效化的重要保证。但是，当前许多高校仍存在着忽视教学秘书的成长与培养，漠视其工作现状与岗位滥用等问题，导致教学秘书工作量超负荷，教学秘书队伍流动较快，教学管理工作衔接不到位，不利于高校教学管理工作正常运行。为保证高校基层教学管理工作正常开展，必须充分发挥教学秘书的作用，明确教学秘书的角色定位与素质要求，解决教学秘书的职业发展困境，提升教学秘书的专业素养与综合能力，保证基层教学管理活动有序运行。

一、高校教学秘书在校院/系二级管理中的角色定位

在我国多数实行的校、院(系)二级管理模式中，基层教学单位担负着日常教学管理活动，也承担着教学改革、专业发展、科学研究与国际合作等工作任务。教学秘书在处理日常教学管理事务时中常会接触到形形色色的群体，这就需要明确教学秘书的角色定位。

(一)基层管理者和具体操作者

高校的教学秘书担负着基层教学单位诸多管理者的角色，如人事管理、教学计划管理、学籍管理、成绩考试管理等工作。在高校基层繁琐的教学管理工作中，教学秘书作为基层管理者需要不断锻炼自我创新思维能力，提升自己的管理创新水平。

(二)沟通协调者

教学秘书的主要工作之一就是沟通协调，复杂教学管理信息的及时传达与反馈。具体表现在协调院(系)与学校、教师之间、师生之间的关系，协调好基层教学单位与学校的教学工作以及协调好基层教学单位内部教学管理活动。

(三)助手和参谋

教学秘书是院系部基层教学单位领导的助手和参谋，负责协助院系部各级领导做好日常教务管理、考务管理、学籍管理及临时事务管理工作。教学秘书向院系领导提供日常的教学资料，完成领导布置的各项教学任务，协助教务处及院系领导完成有关毕业设计、教学情况检查、教师工作量考核及学生学位预警等工作，协助领导做出科学的决策。

(四)服务者

教学秘书的主要角色是服务，其既服务教师又服务学生，是高校教辅团队的最重要的组成部分。教学秘书在高校教学管理过程中，为教学服务，为领导服务，为师生服务是其主要角色。教务秘书在日常教学管理工作中，与基层教师接触的机会更多，应多与他们进行沟通交流，了解基层教师的工作诉求，并及时地反馈给院系领导，以尽可能多地为基层教师提供工作与生活上的便利。此外，教学秘书应全面服务于广大学生，善于发现好的教学方法，协助专任教师进行教学改革，及时解决学生在学习过程中遇到的问题[1]。

二、教学秘书在高校二级管理模式中的发展困境

教学秘书在高校二级教学管理模式中起着承上启下的作用，通过对教学秘书在二级学院或系部常规工作中遇到的困难，充分发挥教学秘书的作用。现在就教学秘书在教学管理工作中遇到的问题与面临的发展困境谈谈自己的看法。

(一)教学秘书工作职责不明，身兼数职，工作量超负荷严重

近年来教师数量和学生数量不断增加，但教学秘书的人员配置基本保持不变，导致教学秘书的工作量不断增加。特别是高校实行二级管理模式以来，教务处的许多教学管理工作不断下放到各院系基层教学单位，使教秘工作日益繁重。

就目前高校现状而言，教学秘书的工作不仅与教学相关，还与行政工作相关，包括接待来宾、收发文件等，单是接听电话一项工作就花费了大量的时间和精力。很多由专科升本科的新建本科院校，由于师生数量成倍增加导致教秘人员严重不足，很多教学秘书承担着教学管理的一切事宜和院系科研管理、人事管理、财务管理等各项工作，身兼数职导致他们常常处于超负荷的工作状态，虽然从事的是管理的工作，但是拿到的工资严重地与所做的工作量不符，难以有效地激励教学秘书工作。且广大教秘貌似领导的左膀右臂，但是往往得不到广大师生的重视，实际上处在基层单位的下层，充当的也多是传声筒的角色，在创新教学管理方法，促进教学改革的过程中，不能充分地发挥教秘自身的作用，导致教学管理工作开展起来困难重重；有些事情得不到教师和学生的协助，导致教学秘书不得不自己去做所有事情，事后再进行查缺补漏；重复性工作造成教学秘书身心疲惫且工作效率低下。

(二)对教学秘书工作认识和重视程度不够

部分领导对教学秘书的工作重视程度不够，往往认为教学秘书从事的只是打打电话、发发文件、拿拿报纸和送送通知。部分教师也不重视教学秘书的工作，认为只有低水平、无能力的人员才会从事教学秘书的工作，如果是名校毕业的有能力上课的研究型人员担任教学秘书则认为是大材小用。有些学生由于日常与教学秘书接触的机会不多，对于教学秘书老师发布的通知和要求往往充耳不闻，导致教学秘书有时必须再三叮嘱辅导员，才能促使这些学生及时选课与重修，避免出现教学事故[2]。

(三)缺少对教学秘书相关的岗位培训

岗前培训是教师站上讲台的必经之路，但是教秘却是直接上岗，导致教学秘书工作不明晰，工作效率不高。很多新的教学秘书上岗时，原先的教学秘书要么换了单位，要么更换了工作岗位，导致新老教学秘书没有工作上的交接，由于工作繁杂，也很难真正地起到帮扶作用。现有的教学管理体制，很少将教学秘书纳入其中，缺乏对教学秘书制定相应的人才培养计划与职业发展规划。

(四)教学秘书人员不够专业，水平有待提高

教学秘书的工作比较繁琐，很多人认为其缺乏技术含量，以致在进行教学秘书人才招聘时，直接招聘学校引进人才的家属或者本校刚毕业的本科生，不注重教学秘书的专业背景或管理水平。从周围从事教学秘书工作的人员学历和技术职称来看，大部分教学秘书学历层次偏低，主要为本科及以下学历，这些人员没有技术职称或是技术职称比较低。近些年已经开始引入研究生层次的人才，但在实际工作过程中，大部分高校对人才的培养和重视程度偏低，而且教学秘书评职称较困难。例如，有些高校对教学秘书评职称的要求严格等同于专任教师，而众所周知，由于教学秘书的工作性质和工作内容需要，教学秘书很难像其他专任教师一样担任日常授课任务，没有教学评估优秀，教学秘书评职称之路更加步履维艰。

三、高校二级管理模式对教学秘书的素质要求

作为高校校院(系)二级教学管理的桥梁，教学秘书必须不断提高自身素质，这既需要高校采取一定的对策，有需要教学秘书不断提高自身素养。

(一)从高校层面，提高认识，转变观念

1. 提高认识，转变观念，重视教学秘书工作，对教学秘书实行人性化管理。高校应充分认识到教学秘书工作的重要性，以人为本，努力营造关心教学秘书成长与发展的良好氛围，转变过去那种将教学秘书视作杂务工和仅仅进行上传下达任务的办事员观念，完善相关管理制度，明确教学秘书的工作内容和工作范围，并在生活与工作中予以关怀与安慰[3]。一方面，高校应建立完善的绩效评估制度，不仅对专任教师进行绩效管理，对处于教辅岗位的教学秘书也要实施绩效管理，依据教学秘书的工作成绩给予一定的奖励。另一方面，高校在下放管理权限时应明确教学秘书的工作范围，即要明确教学秘书主要负责管理教学事务，给教学秘书留有一定的时间和精力进行工作方法的创新和教学管理的改革。此外，可增设行政秘书和科研秘书的岗位，与教学秘书分工合作，提高工作效率。

2. 推进教学管理改革，完善管理制度，为教学秘书职业发展提供保障。解决教学秘书发展困境的根本举措在于改革高校现有的体制与机制，通过创新高校管理人员保障机制、激励机制与动力机制，提高教学秘书工作的积极性，以促进和谐高校的建设[4]。此外，高校在逐渐将教学管理事务下放至各二级院/系的同时，应注重对教学秘书队伍进行培训与能力提升，完善考核与激励制度，开通教学秘书职业发展的通道，并制定区别于专任教师的职称评审政策。另一方面，高校应重视教学秘书队伍的学历层次，注重引进高层次管理人才，明确教学秘书的工作职责与角色定位，重视对教学秘书进行职业培训，让教学秘书能尽其才能，充分调动他们的工作积极性，以保证高校质量工程的实施及开展。

(二)从教学秘书自身层面，加强个人修养，提高工作能力，创新工作方法

1. 教学秘书应加强自我修养，遵守职业道德。教学秘书应具备一定的人文素养、管理素养和信息素养，培养自身具备良好的思想政治素质，发扬师德师风[5]。一方面，教学秘书作为一名教学管理者，应具备较强的工作责任心和服务广大师生的意识，在平凡的基层教学管理岗位上做出不平凡的业绩，自觉担负起管理育人的重任。另一方面，教学秘书需提高对自身岗位的认识，充分认识到自身工作在整个高校二级管理中的重要性，加强与各部门的合作，遵守职业道德。此外，教学秘书要学会自我调节和自我释压，加强身体锻炼，提高心理承受能力。

2. 教学秘书应提高自身综合素质，锻炼良好工作能力。

(1)教学秘书应增强服务意识，为领导服务，为广大师生服务。教学秘书应将教学管理当作自身追求的事业来做，建立起对教学秘书工作的责任感、光荣感与使命感，保持积极向上、任劳任怨的工作心态，以无微不至的服务精神感染广大师生[6]。

(2)教学秘书应提高自身的理论知识水平，掌握管理学的基本理论知识以及教学管理的基本内容。对于二级管理模式下的基层单位教学秘书而言，应了解所在院系各专业的教学内容、教学规律和人才培养目标，同时也要掌握相关管理知识，集“通才”与“专才”于一身。

(3)教学秘书应不断完善自身的工作能力。具体来说，主要包括统筹协调各项教学事务的能力、与各部门沟通合作的能力、利用计算机进行网上办公的能力、文字表达能力与档案管理能力等[7]。

(4)教学秘书应强化自主学习能力。在高校二级教学管理模式下，教学秘书必须强化自身自主学习的能力，加强自身综合能力的培养，不仅要做好本院系基层教学单位的教学管理事宜，还要从宏观上把握教学管理动态，以深化教学管理改革。

3. 教学秘书应与时俱进，不断创新工作方法。随着高校教学管理工作的逐渐下放，教学秘书应该与时俱进，不断创新工作方法，强化规范管理。一方面，教学秘书要敢于创新工作方式，充分利用网络信息平台，推行无纸化办公，培养广大师生定期查看数字化信息平台的习惯，依靠平台指南，进行相应的调课、选课、评教、考核等教学事宜[8]。另一方面，教学秘书要定期“走出去”，主动学习其他高校关于教学管理的方式、方法，并根据所在高校的实际情况，选择适合本教学单位的管理方法。

教学秘书应明确自身在高校二级教学管理中的角色定位与工作职责，提高自身素质，实现教学管理工作的规范化与有序化，进而促进高校教学质量的不断提高。

[1] 熊红菊. 论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境[J]. 淮北职业技术学院学报，2011(6)：51-53.

[2] 王新华，李炎婷. 教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J]. 新疆职业大学学报，2009(5)：71-73.

[3] 鄢月. 高校青年教师思想政治素质提升的研究与对策[J].辽宁工业大学学报(社会科学版)，2012(3)：83-85.

[4] 朱泳轶，郑岚. 高校行政人员管理机制创新研究[J]. 辽宁工业大学学报(社会科学版)，2014(1)：25-26.

[5] 王哲河. 教学秘书在现代高校教学管理中的角色分析[J]. 琼州学院学报，2010(10)：44-45.

[6] 刘晨，张奕蕾. 轮高校教学秘书在工作中的角色定位及服务意识[J]. 教研探索，2013(1)：29.

[7] 李军. 高校教学管理中教学秘书作用的研究[J]. 学校管理，2015(9)：188.

[8] 李小霞. 论教学秘书在高校二级教学管理中的素质要求[J]. 太原城市职业技术学院学报，2014(10)：30-31.

(责任编校：李延军)

10.15916/j.issn1674-327x.2017.04.016

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