巧用“三步法”科学管理工作计划 提升工作效率

张磊

【摘要】工作计划是每个部门、每一位职工都会定期制定的是对即将开展的工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤方法等；对于基层单位而言，全面的将全年重点工作任务分解到月和周，合理的将繁杂的工作任务按照重要层级进行排序，对于已完成的工作定期做好总结，形成良好的工作习惯。

【关键词】工作计划 科学管理

一、部门（单位）简介

博州公司作为业务密集型单位，除了要做好电网方式安排、二次专业管理、电网事故抢修指挥、新能源厂站调度等业务工作，还要服从省调和公司其他生产管理部门的各项工作要求，工作量大、业务种类繁多，稍有计划不周，就会出现工作任务未按时完成，造成上级部门的考核；所以工作计划制定是否得当、科学，管理部门是否动态跟踪基层单位工作计划完成情况，对完成情况是否进行督办，都是目前基层单位存在的问题。

二、具体问题描述

（一）工作计划制定颗粒度不够精细、全面，工作计划制定流于形式

年度工作计划的科学制定与否直接决定着来年各项工作任务的完成效率。基层单位的年度工作计划应总结本年度工作中存在的问题和短板制定来年工作思路，再将上级部门下达的重点工作任务纳入其中，这样制定出的工作计划才基本全面。可现实呢，往往是不结合自身实际提出下一年工作思路，等靠上级单位下发全年重点工作任务，从源头上忽略了自身存在的短板，然而上级单位下发的重点工作往往具有广泛性、代表性，这样制定出的年度工作计划不够全面，流于形式。

目前，各部门上报的工作计划大致有周、月、年度及专项工作计划，除了少数部门需要上报日计划外，工作计划上报周期颗粒度已经比较精细，就周工作计划来说，应该是从年度、月度工作计划及临时工作计划分解而来，但现实情况很难做到这一点，更多的是制定周工作计划时，眼光只放在下周，甚至没有将月度计划体现出来，更不用说临时重点工作，周工作计划是部门、单位的最小工作计划颗粒，是能否完成全年重点工作任务的关键点，还是各部门单位进行年终总结的重要资料；工作计划制定没有层次，未对省公司、地州公司工作以及部门日常工作重要性进行划分，造成基层单位工作没有重点，没有方向，表现为上报的工作计划只有日常工作及不需要各部门配合完成的工作，这就是制定工作计划时未提前谋划引起的，在基层单位屡见不鲜，已经严重影响工作效率。

（二）计划完成情况未形成监督、考核闭环管理

对于工作计划的监督和考核应该是确保公司各项任务和指标完成的重中之重，目前并未形成闭环管理机制，往往对于工作计划都是缺少督办，只注重考核，对于未完成工作任务引起的考核都是随着考核的结束而结束，未对考核原因进行分析评估，这些都是工作计划完成情况监督、考核闭环管理体系缺失造成的，是影响计划制定刚性、影响工作效率的主要矛盾之一。

（三）工作计划完成情况反馈、监督处于托管状态

工作计划完成情况的监督是一个动态的过程。基层工作计划管理部门大多存在只注重工作安排，轻于工作任务过程管控的现象，往往造成工作计划处于托管状态，影响年度工作任务完成率，会对公司造成业绩考核风险；工作计划执行单位大多存在等靠思想，不主动上报、反馈工作计划完成情况，久而久之形成了上级安排的工作只要没人过问，只要没有考核没干完也没有太大影响，极大地破坏了工作计划的执行刚性，对形成好的工作习惯产生了非常不利的影响。基层管理部门对于工作计划完成情况没有进行持续跟踪，不了解重点工作完成进度，没有对未完成计划工作的部门或单位进行考核，或者是不了解工作未完成的原因，这些都是工作计划处于托管状态的体现。

三、解决问题的思路和方法

（一）利用星级区分工作计划重要层级

基層单位要在年初要对各项工作进行梳理，按照省公司重点专项工作、省公司一般工作、公司“两会”或专项重点工作、公司一般工作或部门重点工作、部门或单位一般工作（临时工作也按照以上等级区分），按照重要程度依次设置为五、四、三、二、一颗星，在制定计划时就通过星级对工作的重要程度进行区分，这样有利于基层单位有的放矢、抓住重点，将工作计划上报至管理部门，对于管理部门也是一种提醒，形成管理部门与基层单位良好的业务沟通体系。

（二）利用24“节气”表分解月度重点工作

各单位可以利用24“节气”表将上级和本公司年度重点工作分解至每月，加上上一年制定的重点工作思路，再将临时下达的重点工作任务滚动列入节气表中，每一个“节气”间根据实际情况安排2-3项重点工作，这样全年的重点工作任务在年初基本制定完成，将制定好的月度工作计划再分解到每周，这样就达到了年度计划分解至月、周度计划的目的，形成了工作计划闭环管理机制，避免了遗漏重点工作引起的风险。

（三）加强工作计划完成情况过程及考核监督管理

管理部门对于未完成的工作任务要格外注意，一定要搞清楚工作未完成的原因，如果是由于人员责任心造成的一定要加重考核，并要求责任人限期完成工作计划；对于少数确实由于不可抗力造成的可以不予考核，但事后一定要尽快制定后续工作措施，尽量将不利影响降到最低。基层单位、部门要主动向上级部门汇报工作进展情况，按时上报工作完成情况的佐证材料，对于工作中存在的问题要及时与上级部门沟通，争取问题解决的时间，尽量在计划时间内完成工作，养成良好的工作习惯。

四、效果分析和经验总结

通过利用不同星级和24“节气”表制定的工作计划将更有针对性，各部门、单位在年底就开始谋划第二年的工作思路，同时结合公司下达的年度重点工作任务，制定出各专业年度重点工作计划，再将年度重点工作任务分解到每一个月，再将上级管理部门和公司临时安排的工作任务补充到计划里，列为临时工作，这样以来从根本上解决了基层班组没有重点、盲目性的工作，管理部门对于基层班组的管控也变得更有针对性，提升了年度工作任务完成率。

目前，博州公司实施工作计划管理过程中，各部门、单位均能按照工作任务的重要层级进行计划编制工作，对于临时工作也能按要求滚动添加的计划中，工作完成情况佐证材料能按时上报，对于不能按期完成的工作任务也会提前向分管领导和管理部门汇报；计划管理部门积极跟进各部门、单位工作任务完成情况，对于快要到期的或上级部门重点工作任务进行定期督办，同时对于工作任务未完成者进行相应的考核，形成了工作计划闭环管理机制，截至2106年10月底已完成年初公司“两会”下达的68项重点工作任务中的60项，剩余8项工作将在11月底全部完成。通过对工作计划的科学管理，确保了公司年初制定和年中滚动添加的各项工作任务都能按时完成。