归档章中页数和件号编制方法探讨<br/>——关于对新《归档文件整理规则》的认识和实践

归档章中页数和件号编制方法探讨
——关于对新《归档文件整理规则》的认识和实践

2017-03-05安聪娥

兰台世界 2017年3期

关键词：页数档案馆整理

安聪娥

（西北农林科技大学档案馆杨凌 712100）

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归档章中页数和件号编制方法探讨
——关于对新《归档文件整理规则》的认识和实践

安聪娥

（西北农林科技大学档案馆杨凌 712100）

针对新《归档文件整理规则》贯彻执行中存在的问题，按照归档章的内涵、内容、格式等规范要求，提出归档章页数和件号的编制思路，完善和细化档案管理，促进馆际合作和信息资源共享。

归档章页数件号编制方法探讨

2000年12月，国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），主要是针对立卷工作进行改革，使广大档案工作者从繁杂琐碎的传统立卷工作中解放出来，从而有更多的时间和精力用在档案的编研、开发和利用上来[1]。2015年10月25日，国家档案局发布新《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）（简称《规则》）,并于2016年6月1日起施行。新《规则》汲取了各地区规则实施细则的一些好的方法和做法，细化了整理要求，规定了整理方法，使其更具操作性、实践性和应用性[2]。

标准化、规范化是档案工作追求的目标。新《规则》的目标是对归档文件整理在认识的基础上予以完善，在完善的过程中进行创新。通过持续创新，使归档文件整理工作与时俱进。归档文件整理更加突出新方法的合理性和实用性，实现了新与旧两种方法的整合，使归档文件整理工作具有自身特色和优势，最终合乎于自身需要和长远发展。

实践中，笔者认为新《规则》贯彻执行中仍然存在不尽完善的地方。如归档章的制作问题、项目设置问题、位置固定问题等，给档案工作者带来了一系列困惑和难题。本文针对新《规则》执行中关于归档章页数和件号的编制方法进行理论探讨，并与档案同仁商榷。

一、归档章的含义

归档章是档案管理专用章之一。档案管理专用章是指在档案管理工作各个环节中留下具有一定法律约束力标记所用的专用章，主要包括归档章、档案密封专用章、档案证明专用章、档案销毁章等[3]。归档章是指印制于文件上表示鉴定、签署或归档的文具。一般是将其蘸上颜料加盖在文件上以留下印记，表示接收各种档案进馆并分类存档时所使用的专用章。归档章是证明文件编目收录的依据，它所包含的信息既不能漏写，也不能误写，否则就会造成文件存址的错误。《普通高等学校档案管理办法》（教育部27号令）第二章第八条明确规定：高校档案馆负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。因而每个档案机构单位或者是归档部门，都有责任和义务对学校产生的各门类档案负责进行接收和整理。在档案整理和接收的过程中，每卷（件）档案必须有唯一的、固定的档案编号。

旧《规则》在“编号”中指出：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置，加盖归档章或填写相关内容。其中的归档章设置有全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图1）。

图1 旧归档章式样及示例单位：mm 比例：1∶1

新《规则》在“编号”中同样规定：归档文件应在首页上端的空白位置，加盖归档章并填写相关内容。如果是电子文件，可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。其中归档章也将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）作为选择项（见图2）。

图2 新归档章式样及示例单位：mm 比例：1∶1

二、归档章的内容要求

新《规则》对归档章的项目和格式设置进行了规定和说明。归档章的规格为长45mm、宽16mm，分别为均匀的六格。项目设置有全宗号、年度、保管期限、机构（问题），件号和页数六项，统称为编号项目。其目的之一是固定归档文件在全宗中的位置[4]。归档章的6个项目中，其中全宗号、年度、机构（问题）及保管期限4个项目在《规则》修订前后变化不大，基本保持稳定不变。

通常情况下，全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照编号内容编制，页数用阿拉伯数字标识（见图3）。不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。关于此条规定，笔者认为，应该取掉前面的“0”，直接用阿拉伯数字标识实际页数，无须补足4位数字。从外观来看，使归档章简洁明快、美观直观，完全符合“简化整理、深化检索”的整理原则。

图3 归档章式样实例1

另外，新《规则》变化比较明显的地方是对馆编件号和室编件号进行了合并，并在此基础上重新增加了归档文件的页数项目。

1.件号。件号是文件的排列顺序号，是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件排列先后顺序的重要标识。件号在旧《规则》中分为室编件号和馆编件号两项。一般情况下，属于档案室性质的部门填写室编件号。不需要向当地档案机构移交的档案部门或档案馆性质的部门填写馆编件号。如果属于档案室性质，新《规则》规定的页数项目在填写时不存在任何问题，基本维持了归档章项目在新《规则》推行后前后保持一致和稳定。但是，如果属于档案馆性质，新《规则》规定的页数项和馆编件号项目会出现重叠现象。如果按照新《规则》要求填写，并在馆编件号项目位置填写页数，这样极其不利于保持馆编件号位置在全宗中的前后连贯性和延续性，会给档案馆档案资源实体管理和日后的查阅利用带来严重困扰和弊端。

笔者认为，在不违反《规则》标准的要求下，作为档案馆性质的档案部门，可以将件号项目和页数项目稍作调整，即原馆编件号位置保持固定不变，页数项可继续填写在室编件号位置，即现在的件号位置。即保持了全宗的稳定性，也保持了档案整理工作的有序性和规律性。

2.页数。旧《规则》归档章中未设置页数项，主要原因是随着文档一体化的推广和普及，大部分查阅都可在网上进行，真正用到纸质档案的情况不多，减少了档案在查阅时被损坏的现象发生。但是在实际工作中，纸质文件查阅量也相当大，归档章没有页数项设置的规定，目前仍存在一些问题。（1）档案利用过程中难以有效控制少数不法者可能发生有意增删档案张页内容的不法行为。特别是一些重要的附件，如图表、名册等，在其内容上每一张页都是一个相对独立的个体，很容易让存有不良意识行为人员产生拆取档案张页现象。（2）档案管理人员在清点或回收档案时，很难在短时间内了解档案页数的完整性，只能从归档文件目录中查阅到档案的页数情况，无疑增加了工作的烦琐程度。（3）利用者在利用档案时，如果出现拆页和掉页、缺页情况，管理者很难把握从哪个环节出现问题，由此产生不能及时追回档案的情况。

为了克服和解决以上问题，新《规则》在归档章中增加了页数项，不仅利于对归档文件的张页进行锁定和统计，而且还加大了档案管理的力度，有效保证了档案的完整性和安全性。归档章上设置页数，并加盖在归档文件首页上，能给利用者一个高度警示，此文件是一份完整的文件，是一个有序的整体，不可妄自拆取。并且在档案收回清点时，管理人员能够及时、方便、省时、一翻一看，对档案完整情况一目了然，确保档案安全和寿命[5]。

3.页数和件数的区分。新《规则》在编号中规定，归档文件的件号和页数，统一用阿拉伯数字来规范标识。笔者在实践中发现，归档章中的页数和件号，因为标注的都是阿拉伯数字，一般人容易混淆，分不清哪个是件号，哪个是页数。大多数利用者，到档案馆利用档案时几乎都要询问这个问题，管理人员都要一一作回答。如果档案比较薄或很厚时，一般从形式上可以判定归档章中的页数项。但是，当档案一般薄厚时，特别是档案本身的件数和页数数量大致相近时，很容易让人产生错觉，往往以为是管理工作上的失误或是标识上的错误。为了消除误会、避免引起一些不必要的争议，建议归档部门在文件整理过程中，可以用铅笔在归档章的页数前做个简单的标记，即在页数前用英文字母“P”来标识，以示区分（见图4）。即便同是若干组阿拉伯数字，因为档案工作者在整理过程中，已经在相应的页数项增加了一个明显的标识符号，使件号项和页数项二者有了明显的区别，极大地方便了档案的规范管理和查阅利用工作。

图4 归档章式样实例2

三、归档章的制作

1.收文章与归档章合并设置。收文章包括三个项目：收文单位名称、收文号和收文时间。一般情况下，公文处理单上有收文号和收文时间两项，所以归档章上不必要重复设置。归档章中可以将全宗号和收文单位合并一项，文件整理单位或归档单位填写其他栏目即可。通过此种方式将公文处理与文件整理归档工作两者紧密联系起来，便于上级收文和归档工作的一体化管理，逐步实现收文与归档工作的无缝连接。

2.发文章与归档章合并设置。本单位发文机构在制作正式文件的过程中，在文件首页左上角空白位置统一印制归档章。发文单位和全宗名称是一致的，可以统一印制在归档章中，其他项目由各归档单位在归档整理时统一按照规范要求填写，从而逐步实现部门发文和归档工作的一体化管理。其中机构（问题）项可印制具体的发文单位名称或代码。如人事处发文，可印制“人事处”或“XZ12”字样（见图5、图6）。科研处发文，可印制“科研处”或“KY11”字样。这种情况下，需要办公室机要员档案意识要强，并有相当丰富的办公室工作经历和档案管理工作经验，才能把好这个关口。从而真正实现文档一体化管理，并为日后的档案管理奠定良好的基础[6]。