高职院校档案库房管理中存在的问题及对策探析

周宗相

[摘要]：本文立足我国高职院校档案管理工作的现状，结合档案库房管理中存在落实不够、缺乏有效保障措施的弊端与问题进行了认真分析、文章提出了高职院校档案管理的完整和安全的具体性工作，阐述了档案库房管理的相应对策。

[关键词]：高校档案库房管理 存在问题 对策

一、引言

高职院校档案是学校以党政管理、教学、科研、等活动中形成的，具有参考、保存价值的各种形式与载体的历史记录。是记载学校发展建设的历史过程，也是高职院校领导决策的重要依据，更是对学校工作查证的凭证。同时，也是做好单位工作的基础和前提。做好日常的、具体的库房管理工作，是做好档案保管工作的基础，是整个档案工作顺利进行的必要因素。做好档案保密、维护档案安全，也要正确理解保密与利用的关系，注重档案密级变化，做好档案降解密工作，作重加强高密级档案的管理。高职院校档案库房是集中统一保管储藏永久放置学校档案的重地。档案库房管理工作做得好与不好，直接影响到学校档案管理工作的质量，同时，也是衡量学校档案管理工作及办学水平的重要标志。档案库房管理是学校档案工作的重要内容。为学校党代会、教代会、工代会、校庆等重大活动提供有效资料保障。也给高校管理好档案库房提出了更高的要求。

二、档案库房管理存在的问题

1、人员的配備不齐造成的不良现象

许多高职院校没有按照相关规定设置档案库房管理的专职管理人员，有些档案管理人员政治素质不高，工作原则性不强，业务不熟悉，工作不踏实，部分工作人员工作不安心的现象，大多数是由档案馆（室）负责人、科长和档案专业管理人员来代替完成档案库房管理专职人员的职责与任务。配备人员少，由于档案专业人员工作任务繁重，收集、整理、编号、统计、计算机输入等工作。档案馆（室）负责人综合管理事务庞杂，有些对档案库房管理工作不够细致的现象。只是把归档文件资料放入库房密集架（柜），没有把文件材料进行收齐、分类、整理、编号归档就直接装入库房密集架（柜）的现象，严重影响了档案管理的水平。而导致档案库房零乱的状态。在部分高职院校档案管理人员当中有文化水平参差不齐、专业管理知识不够扎实的现象。给档案管理工作造成一定的困境。

2、对档案库房的设施设备落实不够完整

档案库房的设施设备没有及时按照标准配备，落实不到位；然而是有些领导口头要求信息化管理，比如基本的设备，计算机都还处于很早期使用的、有些设备处于严重老化。没有及时更新。有的电线未按照国标布线、没有安装灭火自动喷淋、没有配备冷杀虫设备。

3、对档案库房管理发生安全事故时的处置不够理想

有部分学校的档案管理部门对档案库房发生灾情时。不知道怎样应对所发生的灾情进行及时有效处置，没有健全档案库房安全事故预防、报告机制，没有完善应急预报案，没有组织演练、示意图不齐，门窗不是防火、防盗门，而且还有木门窗。有些档案库房没有按照国家标准修建。通风效果不好、未有进行对库房防潮防水处理；更有的档案库房下雨天甚至还有水渗透进入档案库房地面。导致档案库房地面长期处于潮湿状态。有的库房没有过度间，窗户较多较大、质量较差、不符合使用要求。而有些学校对档案库房管理工作更是不被重视，档案（馆）室管理负责人员没有向上级主管部门报告保管实际情况。应该报废的设备没有按规定办理报废手续。有部分过期档案没有按时或按档案相关法律法规销毁；出现虫蛀了。档案库房库藏一直处于隐患状态，造成档案损毁的现象。

三、做好档案库房管理的对策

1、做好档案人员的配备及相应待遇问题

鉴于目前档案库房管理工作基本上是档案馆（室）负责人、档案专业人员兼任。学校在人员配备时，应严各按照档案管理要求和相规定配齐工作人员。比如制定提高档案专业人员的政治待遇和国家政策允许范围内的经济待遇等措施，落实人员编制、档案库房所需要的设备以及经费。

2、规范和完善档案管理制度

规范和完善高职院校档案库房的规章制度是制度建设的必要因素，因此，在制度建设中要进一步创新和深化。如档案库房管理工作列入考核，在每年，每季度对档案库房管理的情况进行检查、验收、总结。明确档案库房管理人员的职责，让档案库房管理人员有较强的责任感、事业心。提高他们的积极性。由学校的分管领导负责组织建立工作制度，需高度重视，要经常到基层调研，广泛征求第一线工作人员意见的基础上，抓好制度建设。具体起草制定由档案馆（室）负责。更好地推动档案库房管理工作的开展。

3、提高档案管理人员的综合素质

首先，要把档案管理人员的思想觉悟进一步提高；然而，档案库房管理人员要以高度的政治责任感来重视档案安全。对本职工作要认真负责。要有较强的责任心和事业心，要爱岗敬业，无私奉献。对于档案库房管理人员专业知识不强的问题，各单位要对他们做好再教育工作，如进修、培训、自学等方式来提高他们的专业知识水平，争取成为全方位的业务能手，更好地履行“以党管档、为国守史、为民服务”的圣神使命。从而使其实现高校档案库房管理现代化建设的需要。因此，档案管理人员的综合素质提高非常重要。

4、档案库房管理中应注意几个细节

（1）档案库房不能长久关闭门窗，由于保护档案的特殊要求，应用樟脑精等化学箹品防虫灭菌。库房需要严密封，首先是放射性气体——氡，氡是一种放射线性元素，符号Rn，无色无臭，不易跟其他元素化合，在真空玻璃管中能发萤光。在通风条件良好的建筑物中，氡则随空气流动而散发出去。若关闭时间较长，也会增大了库房里面的空气污染程度，档案库房空气中所含有的微生物不紧是对档案载体造成危害，还会导致档案工作者、利用者身体健康造成危害。它们会随着在空气中的漂浮尘上、被人体通过呼吸道吸入或附着在暴露的皮肤上很多。同时，档案库房空气中还含有甲醛、三笨污染较为明显使人出现皮肤过敏、眼睛及呼吸道有刺激症状，致使人的免疫系统也会受到一定程度的影响。

（2）根据库房档案已有藏量，应排列有序，整齐，充分利用库房的面积，每年做好档案的统计与鉴定销毁工作，

（3）对库房案卷总清点、检查帐、卡、物是否相符，严格履行借阅手续。出库的档案最好不要超过一周，回库（入库）的档案一定要经过红外线杀虫和冰橱冷冻除理。

（4）档案库房的防火安全纳入议事日程，要以：预防为主、防消结合的原则。我们必须采取适宜档案库房的消防装置。最适合档案库房防火灭火的当首推二氧化碳灭火剂。

（5）档案库房的温度、湿度超过允许值范围之外就会对档案的保管影响比较大，会出现害虫繁殖快；生霉变质的现象，会使日光中的紫外线光化作用增强；使有害气体和灰尘呼吸附力增大，所以一般认为不适宜的温度、湿度，是各种有害自然因素中的主要危害，在各档案保护工作中，调节好库房适宜的温度、湿度将起主导作用。

（6）为提高档案库房的安全保证，应采取有效措施和方法；安全使用电器设备，定期检查电器线路。同时做好“八防”工作、技术管理，达到温度、湿度适宜（标准温度14-24C。，标准相对湿度45-60%）。，库房内不得存放与档案无关的任何物品。。

（7）由于现在高科技在管理中的作用，所对档案库房信息的采集、分析反馈的要求越来越高，即强调及时准确。数字化改变档案馆（室）的传统服务功能应成为现实。有一个新的突破。更好地对档案库房实现网络化、信息化管理来提高档案库房管理的效率。

总之，高职院校档案库房管理的提升，需要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，每个档案管理的负责人、库房管理的专职人员和档案专业人员都应尽其职责，不断提高自己的业务技能和理论知识以及管理水平。要以《中华人民共和国档案法》与《普通高等学校档案管理办法》为准绳，以依法治档的思维，科学的管理好库房，就是要有很强的预见能力来进行库房管理的一切活动，不断改变，不断创新，在实际工作中创造新的方法、新的管理模式，更好地促进档案库房管理上一个新台阶。

参考文献：

[1]高校评估工作引起对档案工作的思考档案教研.2008.

[2]國家教委办公厅.高等学校档案实体分类与教学档案工作规范.成都：四川科学技术出版社，1994.

[3]国家教育委员会普通高等学校档案管理办法[Z].1989.

[4]张翠华.浅谈新时期档案管理与利用工作存在的主要问题及对策.2010.