档案数字化建设中存在的几点问题及探索

秦 岭

(黑龙江省交通干部学校，黑龙江 哈尔滨 150080)

档案数字化建设中存在的几点问题及探索

秦 岭

(黑龙江省交通干部学校，黑龙江 哈尔滨 150080)

档案数字化是利用智能信息处理技术,将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用各种存储管理技术将他们存贮于各种介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料。

档案数字化；建设；问题及探索

1 档案数字化建设存在的问题

(1)安全性问题。数字化档案离开了计算机及相应的软件，就无法生成、传递、识别。数字化档案依赖于数字化设备而存在，因此，数字化档案具有不稳定性。主要表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的有效利用造成一定影响。

(2)常见的业务问题。纸质档案在进行数字化操作的过程中，会遇到一系列的业务问题。一般来说，在原档案进行数字化之前要进行鉴定工作，以确定数字化的范围、操作顺序等等。例如，有些单位在界定数字化扫描范围时，将正本、定稿、草稿等不同版本的档案定为：只扫描正本,如果没有正本的,扫描定稿,无正本无定稿的,扫描草稿。

(3)凭证价值问题。档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要。然而由于认识上、技术上、管理制度上等诸多问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大打折扣。首先，数字档案必须依赖特定的计算机设备加以解读，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑，毕竟数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。其次，数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题；它具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。因此，要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正接受数字化档案，确认其凭证价值，可能还需付出更多的努力。

(4)数字化过程中的其他问题。档案数字化建设乃至数字档案馆建设完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有档案数字化建设，更没有数字档案馆。然而也正是高新技术给数字档案馆带来了致命的弱点，档案数字化建设技术密集，诸多技术问题成为制约的难点。事业的发展，人才是关键，要培养一支既精通档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才队伍，才能真正推动档案信息化建设。

2 档案数字化建设的探讨

首先，可实行档案保管的“双套制”，即同一内容但不同载体的两种档案的双套保存(即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案双套保存)。双套制正好融合了纸质档案和数字化档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。因此，双套制应有其存在的必要性和合理性，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。其次，我们还可以采用“异地备份”的存储方式。一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，方便管理和利用，但是安全性不够。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要，如遇到大地震等自然灾害，档案馆就有可能遭受重创，一些受损严重的档案是无法修复的。因此国家档案局要求：各级国家档案馆应建立异地备份库，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份。再次，档案案卷(件)的拆装应视情况而定,基本原则是能不拆的不拆,能不装订的不装订。装订费时费力，既然档案已经变成电子数据，以后检索阅览在计算机上进行即可，档案案卷及原件无需装订,只要按顺序摆放在原卷皮或案卷盒里即可，减少档案出现字迹退化或纸张老化破损，也便于保密。

总之，档案信息化并不能取代传统的档案管理方式。除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。

2016-11-12

F283

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：1008-3383(2017)06-0211-01