新时期高校学生档案管理工作探析

左章静

(河南医学高等专科学校继续教育部，郑州 451191)

新时期高校学生档案管理工作探析

左章静

(河南医学高等专科学校继续教育部，郑州 451191)

学生档案管理工作是高校管理工作的重要组成部分。学生档案是大学生进入社会的第一份综合证明材料，用人单位在招聘人员时往往以此为依据。本文结合工作实践，分析了当前高校学生档案管理工作中存在的问题，并提出了针对性整改建议，可作为高校学生档案管理工作的参考。

学生档案；高校；管理工作

档案是指人们在社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，原始性是它的本质属性。我国古代各个朝代曾将档案称为“册”、“中”、“典籍”、“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”等，清代以后多称“档案”。高校学生档案是指学生在校管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。学生档案管理是高校管理的重要组成部分，一定程度上体现高校的管理水平，学生档案管理质量的好坏将影响学生的就业及未来的工作和晋升。由于多种现实原因，高校学生档案未得到应有的重视，其管理体制仍有不严谨、不规范之处，管理效率和现代化技术应用水平不高。本文就学生档案管理中存在的问题进行剖析，并提出改进建议，为高校学生管理工作提供参考。

1 高校学生档案管理工作的意义

高校尤其是高等职业院校是以培养社会各领域高素质技能型专门人才为目的的专业教育机构,对社会发展的作用比基础教育更直接、更密切,其教育对象(即大学生)是受过相当教育的青年人或成年人,身心发展已达到相当水平,并初步具备了参加科学研究和社会实践的能力。大学生的课程成绩不是描述学生能力的唯一指标，大学生可以通过诸多的校园活动、技能竞赛、社会实践等活动充分发挥才能，促进个体社会化的满足。有学者认为学校教育给大学生的发展奠定了坚实的基础，而专业方面的成就往往与他们在青少年时代的课外兴趣和活动相联系。因此，对大学生而言，其学业经历、课外活动情况应充分体现在高校档案资料中，一份科学、完整的学生档案是学生立足社会、被单位选拔任用的原始而有力的依据，有助于用人单位充分了解学生，保证人才的合理选用。

高校学生档案管理工作体现着学校的办学水平，档案管理质量是生产人才的“产品说明书”，是高校展示校风学风、综合实力乃至办学特色的窗口[1]。

现在用人单位不仅注重应聘者的学历水平、毕业院校，还很注重人才的特色。通过查阅学生的档案，可最快捷的挑选出更适合岗位需求的人才。高校学生档案工作的有效性促进了用人单位的人力资源管理。真实、丰富、规范、高效的学生档案能赢得用人单位的赞许，并能获得良好的社会声誉。

2 高校学生档案管理中存在的问题

2.1 学生对个人档案缺乏认识 由于未充分宣传档案知识，学生不知道档案的作用、内容等，使高校学生档案意识淡薄，认为个人能力才是找工作的重要条件，不关心自己的档案，甚至认为档案可有可无，因此造成新生填写档案材料时字体潦草，用语不准确，填写不详细、不完善等，应付了事。而当多年后用人单位查阅档案时，才认识到自己档案的不足。

2.2 学生档案内容流于形式 现阶段，大多数高校学生档案的归档存在较大的局限性，一般只涉及高中档案、入学登记表、毕业生登记表、报到证存根等，学生整个档案流于形式，没有体现出个体化特征，无法完全反映学生的真实情况。尤其是学生鉴定材料空洞，多为政治术语，相似度较高，从而丧失原有的价值与可信度，用人单位在选拔人才时无法以此为依据。另外，诸如心理健康测试表、社会实践记录等反映学生综合素质的材料多未包括在内。

2.3 学生档案管理组织不严谨、程序不规范 依法治校已成为我国高校教育管理工作的一个显著特征，教育部已出台了一些有针对性的管理规章制度，但对高校学生档案的管理却没有提及。学生档案材料的形成、归档涉及多个部门，有着繁杂的程序。在高职高专院校一般由学生处或教务处等行政部门负责学生的档案管理工作，本科院校是院系管理各学期档案，毕业时转入机要室[2]。但无论哪种形式管理学生档案，均不够规范、丰富、科学。管理学生档案的人员大多没有受过专业化训练，缺乏管理意识和管理经验。一些档案管理者工作没有做在日常，往往是毕业前突击整理档案材料，一次性添加。因为时间较短，经常出现学生档案材料不完整、甚至丢失的情况；还出现随意涂改档案资料或用圆珠笔填写以及缺页、缺件等现象；储放档案没有条理性，专业、班级甚至年级混杂，不便于查阅。另外，档案转递过于随意，如没有通过机要邮寄学生档案到用人单位，而是由学生自带，最终影响了学生的就业。

2.4 档案管理模式陈旧落后 在高校，传统、原始的手工操作模式仍然普遍存在于学生档案管理中，没有将现代信息技术应用到学生档案管理中，出现档案管理工作效率低下、内容空泛、查阅繁琐耗时等现象。加上目前大学扩招增加了学生档案管理的工作量，仍用传统手工方法管理，难以在短时间实现档案的快速流动，不仅影响学校对学生的考评，而且还造成学生档案不能快捷地转入用人单位。

3 提高高校学生档案管理工作的对策和措施

3.1 建立健全学生档案管理的规章制度 有法可依、有章可循是做任何工作均应遵循的前提条件，学生档案管理工作也是如此。为此，教育行政管理部门应尽快出台相关规章条例，学校也应根据实际情况制定相关的规章制度，明确学生档案管理工作的各项内容，包括性质、任务、特点和体制等，规范大学生的档案管理和运作方式。

3.2 进一步强化档案管理意识 高校应将学生档案管理工作纳入议事日程，将提高学生档案管理质量工作落到实处。如邀请专业“学生档案管理员”指导、培训兼职档案员，定期组织档案管理人员对学生普及档案的内容、价值与意义等知识的学习，强调档案缺失对人生职业生涯的影响， 强调档案投递地址填写错误、私自拆封档案的严重后果。学生临近毕业时，明确告知学生到机要室查询个人档案的流程，知晓个人档案的流向。另外，要充分发挥学生档案管理工作人员的主动性，及时改革档案管理方式方法，提高管理效率，尽量做到即收即归，保证材料的齐全与连贯，形成准确完整的档案材料。

3.3 规范档案内容 常规学生档案材料及体现学生个性、综合素质的材料均应归档。反映学生道德与诚信水平的材料、参加社团活动和社会实践的材料以及反映学生特长的作品、创新成果等属于学生个性和综合素质的材料也应归档[3]。针对学生技能的不同，材料收集上应有所侧重。填写档案中的学生鉴定时要结合学生的实际表现，做出全面客观的记录，尽可能将大学生生活的亮点凸显出来。

3.4 加强学生档案网络化管理 档案人员不仅要对室藏档案资料进行熟悉，重视档案的收集质量，提高档案利用率，而且要在第一时间综合分析档案信息，将其中的问题找出来，秉承科学的态度，最大化地实现高校学生档案工作的功能。随着信息化的不断推进以及办公自动化，高校的学生档案管理手段也要改进，在网络管理库中纳入学生档案，逐步实现学生档案管理工作的标准化、规范化、信息化[4]。

综上所述，学生档案管理工作是高校管理工作的重要组成部分，应将档案的收集、整理、归档工作落到实处，充分体现档案的价值。应健全院校档案管理制度、丰富档案内容、完善档案管理措施，以充分发挥学生档案的功能作用。

[1] 马洁，佟丞，刘卫智.高校学生档案管理存在的问题及对策研究[J]. 石家庄学院学报，2012，14(2)：115-117.

[2] 周向玲. 高职院校学生档案管理存在的问题与对策分析[J]. 太原城市职业技术学院学报,2013,总143(6):26-27.

[3] 周晓枝. 加强高职学院学生档案管理工作的思考[J]. 统计与管理,2011,(6):54-55.

[4] 李霞. 高职院校学生档案管理的问题及对策[J]. 泰安教育学院学报岱宗学刊,2011,15(4):143-144.

[责任编辑：赵唯贤]

2017-06-20

左章静(1969-)，女，河南省商丘市人，学士，助理馆员，从事学籍档案管理工作。

R 271.6

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1008-9276(2017)05-0510-02