开放大学建设中的电子会计档案管理

欧阳凤平

(湖南广播电视大学，湖南长沙 410004)

开放大学建设中的电子会计档案管理

欧阳凤平

(湖南广播电视大学，湖南长沙 410004)

基于新《会计档案管理办法》的分析可见，开放大学电子会计档案管理具有信息数字化、存储虚拟化和应用高效化特征，存在不确定性、不完整性、不安全性、管理制度不健全和管理人员素质不高的问题。因此，在开放大学建设中，电子会计档案要收集完整、整理规范，认证严格、存储安全，适应变化、健全制度，加强培训、提升素质，确保开放大学电子会计档案的管理水平。

开放大学；会计档案；电子会计

随着国家开放大学与北京、上海、广东、江苏和云南五所省级开放大学的成立，特别是教育部明确开放大学的总体要求、主要任务和保障措施之后，全国省级广播电视大学都在创造条件向开放大学转型，努力创建新型高等学校[1]。由于广播电视大学向开放大学转型，学校办学体系和人才培养模式的改变必然导致会计业务的调整、财务管理的改变和会计档案的变化。随着互联网的普及以及信息技术在财务管理中的应用，会计档案不再只有纸质形式，电子会计档案越来越多，有些还只有电子会计档案。为了适应形势的变化，提高会计档案管理水平，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》进行了修订，于2015年12月11日发布了新的《会计档案管理办法》(以下简称“新管理办法”)，并于2016年1月1日起施行。新管理办法最大的特点就是明确了电子会计档案的管理要求,作为信息化程度较高的开放大学，电子会计档案管理工作面临许多新的挑战。

一、开放大学电子会计档案管理的三个特征

新管理办法第三条指出，会计档案是单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案[2]。在这个表述中，以范围界定的方式明确了什么是电子会计档案，强调了它是通过计算机等电子设备形成的会计资料，以区别于将纸质会计资料扫描形成的数字化会计资料[3]。第六条明确了应当进行归档的会计资料，主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。第七条指出，随着管理会计档案的手段发生变化，不再只依赖手工，可以利用计算机等信息技术手段保存电子会计档案。与原办法相比不同的是不用向财政部、国家档案局备案。第八条和第九条对仅以电子形式归档保存的会计档案，从真实性、准确性、完整性、安全性和可用性等提出了必须满足的具体的条件要求。第十二条对单位会计管理机构与单位档案管理机构的电子会计档案移交与接收作了详细的规定。第十三条和第十八条对电子会计档案的利用和销毁提出了明确要求。从新管理办法可以归纳出电子会计档案具有信息数字化[4]、存储虚拟化、利用高效化特征。

(一)信息数字化

随着会计电算化的普及，会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计资料除了部分原始纸质会计资料外，由计算机和会计核算系统生成电子会计数据，通过网络进行共享，反复利用，形成电子档案并将其元数据和读取平台一并移交档案管理机构。因此电子会计档案以数字形式生成、共享和利用，呈现数字化特征。

(二)存储虚拟化

纸质会计档案是以纸张的形式存在的，如原始报账凭证、会计报告等会计资料，白纸黑字，纸香味浓重，给人直观、实在的感觉。电子会计档案通过计算机以电子文件的形式存储在硬盘或刻录在光盘上，给人直观印象只是光盘和硬盘，查阅时只能通过存储的文件和读取平台才能看到会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计资料。因此电子会计档案存储是处于虚拟状态，呈现虚拟化特征。

(三)应用高效化

电子会计档案的数字化特点决定了可以借助计算机进行复制，借助网络进行阅读和查询，利用数学工具进行统计分析，形成供领导决策的各种报告。相比纸质档案，电子会计档案的应用显然更加高效，呈现出应用高效化特征。

二、开放大学电子会计档案管理的五大问题

原来的广播电视大学实行四级办学体制，由中央广播电视大学、省级广播电视大学、市州分校、县电大工作站构成，中央广播电视大学、省级广播电视大学分别负责必修和省开课程资源建设，市州分校、县电大工作站负责教学实施。建设中的开放大学在办学体系、教学模式等方面发生了较大的变化，而且正在进行各种改革和创新，从而导致会计业务和会计档案的变化。并且开放大学系统各单位具体的可操作性的电子会计档案管理制度有待建设和完善，计算机软硬件的稳定性、网络的安全性等将导致电子会计档案管理存在诸多问题。

(一)电子会计档案存在不确定性

国家开放大学体系由总部、分部、地方学院、学习中心四级组成，实行总部、分部两级管理体制，按照“统一战略、共同平台、资源共享、相对独立、各具特色”原则运行。省级开放大学由本部、市州学院和教学点组成。目前省级开放大学既是国家开放大学的分部，也是独立的开放大学。开放大学正在试点“六网融通”人才培养模式，其中网络核心课程建设可通过直接引入、再加工、购买、合作等方式整合优质社会资源。网络学习空间建设要依靠专业的技术公司来开发和维护，为实施网上教学、师生交流提供稳定的一体化的平台。网络教学团队建设要凝聚多方人才，建立一站式、跨区域结盟工作机制和三级梯队协同工作机制。网络支持服务需要全系统的师资为学生提供全过程、全方位、个性化的学习支持服务。网络考试考核要本着“多元需求、多样评价”的原则。网络教学管理需要动员教师和教学教务管理人员来创建全方位、高效能的网络教学管理体系，实现网上招生管理、教学安排管理、成绩管理、学籍管理、学费管理等功能。这种人才培养模式的试点正在全面进行，涉及到管理机制、工作机制、办学机制、系统间利益分配等方方面面的工作，而且存在许多要探索和创新的地方，必然导致许多不确定性的产生。因此开放大学系统中各单位的会计业务、财务管理以及档案管理必须适应新的人才培养模式作出调整。开放大学体系内的经济往来不再主要集中在课程注册费、考试费等费用，资源建设费、平台维护费、人员经费等将大大增加，特别是跨区域的经济往来更加频繁，电子会计数据增多，电子会计档案增多。由于人才培养模式正在探索过程中，不确定性的地方太多，因此建设中的开放大学的电子会计档案管理也存在许多不确定性。

(二)电子会计档案存在不完整性

电子会计档案主要包括机制会计档案、机读会计档案、计算机系统档案这三部分内容[5]。开放大学系统也不例外，财务人员虽然普遍使用会计电算化，不再手工记账，但他们对电子会计档案归档的范围不太清楚，对电子会计档案和纸质会计档案的区分不清晰，更难以使之互为补充，甚至有些会计资料丢失。注重对计算机形成的电子会计资料的打印，忽视其他电子档案管理，容易导致电子会计档案的不完整。

(三)电子会计档案存在不安全性

电子会计档案从形成、存储、归档到应用，通过网络传输和电脑应用，会计核算系统和读取平台虽然有密码控制，如果认证不严，在技术上可以通过计算机获取会计资料文件，对会计数据进行复制、删除、修改等操作，从而造成会计数据的丢失、失真和泄密。在管理上，开放大学系统中大多数单位由实施会计电算化的会计人员兼职保管，没有安排专业的档案管理人员进行保管，他们的电子档案管理意识不强，网络安全能力和读取平台维护能力不强。因此，无论是从技术层面还是从管理上，电子会计档案安全保密性都面临严峻挑战。

(四) 电子会计档案管理制度不健全

新管理办法2016年初刚刚实施，开放大学系统各单位还处于学习消化阶段，原有的会计档案管理制度是针对原有广播电视大学办学体系建立起来的，以纸质档案为主，而现在的开放大学办学体系、人才培养模式发生了较大变化，相应的会计档案管理制度也要重新建立和修订，特别是电子会计档案管理制度建设尤为重要，不能认为有国家层面的管理办法就可以了，这样必然导致适合开放大学系统自身特点的电子会计档案管理制度的缺失。

(五)电子会计档案管理人员素质不高

开放大学系统各单位均有档案管理人员和财务人员，但基本上没有专门的电子会计档案管理人员，要作好电子会计档案管理，对人员综合素质提出了较高的要求，除了具备档案管理知识外，还需具备一定的财务知识、计算机网络安全知识以及与电算会计相配套的软硬件维护技能，而现有档案管理人员都存在某些知识和能力的欠缺。

三、开放大学电子会计档案管理的四点建议

(一)收集完整，整理规范

开放大学系统各单位在财务工作过程中普遍涉及到原始凭证、记账凭证、总账、明细帐、日记帐、固定资产卡片等帐簿，月度、季度、半年度、年度财务会计报告，银行对账单、纳税申报表、开放大学系统各级办学单位之间的对账单等财务会计资料。这些资料有些形成的是纸质档案，有些形成的是电子会计档案，要作好这些基础性工作，使之形成的电子会计档案完整和规范。收集这些档案时，既要注意对会计档案保管清册、移交清册和鉴定意见书等有保存价值的会计档案资料的收集，也要收集电子会计档案的元数据和特殊格式的电子会计档案的读取平台，确保会计档案收集的完整性。电子会计档案的整理按照新管理办法规定的会计凭证、会计账簿、会计财务报告和其他辅助会计资料进行分类，保管期限调整为永久、10年或30年。纸质会计档案也用同样的方法分类整理，并编制档案号，建立其与电子会计档案之间的对应关系。由于形成电子会计档案的计算机系统安全性、稳定性以及存贮的耐久性等问题不能完全解决，目前最好实行纸质会计档案与电子会计档案双套归档。

(二)认证严格，存储安全

开放大学系统各单位财务人员在电算化会计系统管理中，采用密码认证管理，电子会计档案管理有些仍存放在财务部门，不在档案管理部门，有些放在档案管理部门，仅起到保管的作用。如果认证不严格、保管不安全容易导致会计资料泄密和改变。因此，很有必要建立严格的认证制度。口令认证、指纹认证、全息认证等认证技术[6]的发展为专岗专人、授权操作的方式提供了技术保障。不同的岗位授予不同的权力，赋予不同的职责。电子会计档案管理中存储安全是极为重要的。除采用高质量的存储设备之外，对电子会计档案进行备份和定期检测是必不可少的。财务人员要养成数据定期备份的习惯，并用质地优良的硬盘保存或光盘刻录，并注明与之相对应的会计软件系统。档案管理人员应定期对电子会计档案进行检测，防止存储设备日久损坏以及数据丢失，发现问题及时作好数据维护工作。

(三)适应变化，健全制度

新管理办法是适应新形势，特别是要适应“互联网+”时代财务管理的新变化而颁布的。开放大学系统是信息技术与教育深度融合的教育机构，普遍应用互联网以及互联网金融，有必要也有条件尽快推进电子会计档案管理工作。为此，要适应新的变化建立健全与新管理办法相衔接的适合开放大学自身特点的具有可操作性的电子会计档案管理制度，如电子会计资料归档制度、认证制度、存储制度、备份检测制度、移交接收制度、保密制度、销毁制度等。

(四)加强培训，提升素质

开放大学的财务工作将不断拓展，使得电子会计档案管理工作更加复杂，新管理办法对管理人员提出了更高的要求，管理人员不仅需要具备一定的财务知识、档案管理知识和计算机应用能力，还需有高尚的道德品质和高度负责的工作态度。开放大学系统现有档案管理人员大部分知识结构相对单一，不具备担当电子会计档案管理的综合能力。为了提高电子会计档案管理人员的综合素质，需要尽快加强财务管理及与会计档案管理相联系的计算机应用能力、档案管理知识等培训，使相关人员尽快具备电子档案管理的知识和技能，提高职业道德修养和档案管理的安全意识。

开放大学系统的会计档案包括纸质会计档案和电子会计档案，随着新管理办法的施行，开放大学一定要结合实际，尽快加强各类人员培训，制订电子会计档案管理相关制度，克服在工作推进过程中出现的各种问题，积极稳妥地推进电子会计档案管理工作，以全面提升开放大学的管理水平。

[1]教育部关于办好开放大学的意见[Z].教职成[2016]2号.

[2]财政部,国家档案局.会计档案管理办法[EB/OL]. http://www.saac.gov.cn/ .2015-12-11.

[3]蔡盈芳.《会计档案管理办法》修订内容要点解读之二[J].档案天地，2017，(3).

[4]刘丽霞.气象部门电子会计档案管理[J].兰台世界，2016，(12).

[5]张燕.浅析电子会计档案的管理[J].内蒙古科技与经济，2016，(8).

[6]李晓红.关于会计电子档案的保管分析[J].企业改革与管理，2015，(4).

OntheManagementofE-accountingArchivesinOpenUniversity

OUYANG Feng-ping

Based on the new regulation for the management of accounting archives,there are the characteristics of Information digitization,storage virtualization and high efficiency of application in the electronic accounting archives management in Open University,and the problems of uncertainty,incompleteness,insecurity,imperfect management system and low quality of managers are found. Therefore,in the construction of open university,The electronic accounting archives should be collected,standardized,certified strictly,stored safely,adapted to change and perfected system,and personnel training and quality are improved. So that to ensure the management level of the Open University.

Open University; accounting archives; e-accounting

2017-05-02

欧阳凤平(1963— )，女，湖南广播电视大学会计、档案管理员。

G271；D728

：A

：1009-5152(2017)02-0093-04