关于高校办公室管理科学化的实施路径研究

裴强

[摘 要]本文以高校办公室在管理方面所存在的不足与局限为切入点，就具体实施高校办公室管理科学化的方针、手段，进行细致的探讨研究，期望营造良好的高校办公室管理氛围，促进高校整体管理秩序的建立与人才培养质量的提升。

[关键词]高校；办公室；管理科学化；实施

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.155

[中图分类号]G647.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）24-0-02

高校办公室是高校进行内部监管领导的核心机构，办公室领导不仅要担负学校的教学研究工作，还需对整个学校的日常运行秩序进行管控，因此高校办公室参与的工作内容往往繁多复杂。而高校办公室作为高校管理不可缺少的中心机构，其要为协调、联系学校各部门、领导之间关系，为管理的决策提供准确、全面的依据，并维护广大师生的日常生活与学习秩序，帮助其解决所面临的困难。高校办公室如此重要的地位与影响，使学校必须重视其办公室本身的管理工作质量，在应对处理高校办公室所存在的管理问题的同时，推动其管理科学化。

1 当前高校办公室管理现状分析

伴随我国社会发展与教育事业的进步，当前部分高校的管理思想、制度，已难以适应现代社会特别是人才教育的发展需求，高校办公室管理中的一些问题正影响着办公室自身作用的发挥。首先，在高校办公室的职责划分与业务方面，当前我国高校的管理办公体系伴随教育事业的发展，特别是招生规模的扩大，相应的管理业务范围也随之增加。但部分高校办公室在其发展趋势下并未对其工作职责与业务范围进行调整，或是在调整中出现不合理的安排设置，引发高校办公室工作职责的混乱，或是各部门业务重合、混淆等问题，影响高校管理工作的稳定与效率。其次，高校办公室缺少具体、细致的责任分工与工作目标。因高校办公室自身所负责的工作内容繁多，各类管理工作之间又缺乏有效的联系，使部分高校办公室疲于应付工作任务，只知道将眼前的“工作”进行处理应对，却未进行具体的分工与工作目标划分，整个办公室人员没有自身的职责与分工意识，工作时缺乏具体的目标与方向，进而导致高校办公室工作秩序的混乱与效率的低下。再次，在高校办公室的人员使用与管理方面，过去教育体制下高校办公室的工作人员均属于学院教育编制，使其自身的工作积极性并不高。加上高校办公室长期缺乏一套科学、合理的管理体系，办公室工作人员缺乏制度的监督规范，自身的工作效率难以提升，进而影响整个院校的管理成效与人才培养质量。

2 促进高校办公室管理科学化的策略与路径分析

2.1 管理制度的科学化建设

2.1.1 高校办公室管理制度上的科学化改进

高校办公室管理制度与方法上的完善，是实现办公室管理科学化、促进办公室工作效率提升的基础。首先在管理制度方面，过去高校办公室受其部门定位影响，其长期为附庸于其他职能部门的机构，其工作职责多为进行学校管理事务的处理应对。高校对办公室工作的不重视相应也难以建立起有效的办公室管理制度。因此，各高校就应从自身实际与管理水平出发，完善高校办公室管理制度，使高校办公室的每一项工作与实施，都有具体的规章制度作为依据。这样既能有效约束办公室工作人员的行为，避免各类不合理管理行为的出现，同时制度的建立也能带来相应的竞争机制与奖罚政策，在制度的激励下调动工作人员的积极性，令其主动、认真地投入到高校办公室各项工作活动中。同时，高校办公室管理制度也应细致规定各项工作的具体办事流程，确立管理工作的先后顺序与各环节的具体要求、标准，令各工作人员严格遵守制度规范，不违反规定进行越级处理或在工作上相互推诿。

高校办公室管理制度需明确工作人员的各个岗位职责，并相应建立各岗位的工作目标与考核标准，为其规定各个职务所需担负的职责任务，以及每项工作的具体完成目标与标准。对于完成时间要求较高的工作应设置相应的工作时限标准，不可将同一套考核方式强行套用到所有工作任务中，而需依照各项工作内容的具体需求，制定对应的完成目标与标准，以提升高校办公室的工作考核成效，指引工作人员认真、细致地完成自身的工作任务。此外，高校办公室也需相应建立工作奖惩机制，激励工作人员多加参与各项管理任务，提高整个办公室的工作效率，并防止出现干多干少都一样的现象，进而打击工作人员的积极性。制度的完善是实行高校办公室管理科学化的前提，完善的制度既能确保不同岗位、职责的工作人员积极履行其工作责任，又能使其分工明确，专注于自身的工作目标上。

2.1.2 高校办公室管理方法上的科学化实施

（1）构建稳定、高效的工作秩序。对此，高校办公室首先构建科学的人员接待机制，防止因过多的来客耽误、影响工作人员的时间，使其无法集中精力与时间进行工作、管理。同时高校办公室自身的构造布局也需进行调整，比如：让整个办公室的光线照射充足，各类常用办公器具均放置在随手可以拿到的地方，为工作人员配置舒适、合格的座椅，各类关键文件放在办公室显眼的位置伸手就可拿到等，通过这些细微之处的改善调整，让整个高校办公室的工作效率得到有效提升。此外，也可以在办公室中倡导高效的“交际方式”，要求工作人员工作接电话时不可慢慢吞吞煲电话粥，平时交际沟通时也应尽量节省时间，能简单一句表达的意思不用过多的话进行表述等，以此推动高校办公室工作秩序的优化。

（2）推行现代化的办公手段。为了有效提升高校办公室的工作效率，将电子计算机等各类现代自动化设备引入到办公室中，令工作人员通过这类现代技术设备高效办公，以此提高整个高校办公室的工作成效，促进其职能的发挥。计算机等自动化设备在高校办公室中的运用，主要是整理、建立各类数据资料的管理系统，比如：将各类师资、学籍与教学科研档案归入数据资料库中，并进行分类归档和整理，便于工作人员进行相应资料档案的快速检索与提取，提高整个办公管理的效率，例如：在进行高校教师职称评定时，就可依照各个教师自身的职称评定条件，把该教师的过往工作信息、已发表的论文与科研项目、所获奖情况、教师的教育档案等一并从数据资料管理系统中提取出来，从而进行高效地进行教师职称评定工作，改善过去高校办公室工作的滞后、缓慢等问题。

2.2 提高办公室工作人员自身素质的策略

2.2.1 提高高校办公室工作人员职业素养的手段

高校办公室工作人员的职业素养涵盖业务素质与职业道德两方面，这是完成高校管理工作的要求。

第一，工作人员应首先做到恪尽职守，积极完成本职位的工作任务，一项工作内容如果拖拖拉拉、敷衍了事，可能很快就会完成，而如果认真、细致地去做，反而可能需要更久的时间完成，所以工作人员的工作认真、负责程度是较难以通过具体的定量标准进行考核、认定的。对此，就需强化对高校办公室工作人员的思想教育工作，令其认识到高校办公室的关键作用及其岗位工作给校园管理带来的巨大影响，使工作人员具备相应的工作责任意识与认同感，进而在工作中对自己所负责的项目内容，以及领导所安排的事项，进行积极、认真的处理应对，保质保量地完成所有工作内容，实现整个高校办公室管理科学化与高效化。

第二，应对管理工作进行合理、科学的安排规划，过去诸多工作人员因办公室分工不清等原因影响，导致自身对工作缺乏有效的规划与设计，工作时没有轻重之分并缺乏相应的目标。常常是安排什么工作就完成什么，自身本应完成的重要任务却没有及时处理，进而影响其工作效率与质量。因此，就应对高校办公室的各岗位、人员的工作职责和事项进行预先的规划安排，相应制定系统、完善的工作规划，并将部分日常的例行工作进行程序化规定，以此节省工作人员的处理时间并优化其工作手段。

2.2.2 提升工作人员工作效率的措施

现代社会讲求高效、快速的办事风格，对于办公室工作人员，高速精准地处理各项工作事务，也是对其业务素质的一大要求标准。对此，工作人员首先应在完成工作任务的同时，不断反思、探究自身存在的问题和差距，并分析其成因，以此找出有效工作改进手段，提高自身的工作效率。而各个工作人员也应基于自身的技能水平，针对各项工作任务的具体要求，积极与其他同事进行分工与合作，通过相互的分工协作来提升其工作效率并防止可能出现的意外或疏漏。比如：在进行高校教学质量的检验工作时，就需教师与学生之间进行分工配合，而对于师资力量的管理工作，则需要教学秘书与科研秘书之间的互助协作。此外，各个办公部门、科研室之间也应建立快速联系的手段，并能基于某一项具体的工作任务进行各部门、机构与人员之间的沟通、协作，在带动工作人员工作能力与协作意识提升的同时，使其懂得如何有效处理与领导、同事、学生之间的关系，推动高校办公室管理工作的优化与进步。工作人员也应善于应变，对各类新问题与新事物及时捕捉、把握，并提出行之有效的处理方法。

3 结 语

高校办公室管理的科学化建设，是各高校进行现代教育管理的必然趋势与选择，学校领导与管理人员应从办公室的制度体系、办公手段、人员业务素养等方面采取相应措施，推动高校办公室管理科学化，以此满足当代高校管理工作的需求。

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