新时期电力企业档案管理的优化与创新

吕翠莲

晋城煤业集团山西金驹煤电化股份有限公司，山西 晋城 048006

新时期电力企业档案管理的优化与创新

吕翠莲*

晋城煤业集团山西金驹煤电化股份有限公司，山西 晋城 048006

新时期电力企业的内部环境和外部环境有很大变化，给企业生存与发展带来新的机遇与挑战。此种情况下，应当将目光落实到档案管理上，根据企业生产经营、人事任命、发展战略制定等方面对档案的应用需求，对档案管理予以优化与创新，使其管理作用能够充分发挥出来，保证档案的使用价值，满足企业应用需求。基于此，本文将立足于档案管理，分析传统电力企业档案管理存在的不足，探讨新时期如何优化与创新电力企业档案管理，希望对于提高档案管理有效性有所帮助，使之在电力企业发展中发挥更大作用，提高档案的使用价值。

新时期；电力企业；档案管理；优化

随着社会经济的不断发展，电力行业也迎来了改革与发展的关键阶段，而市场经济体制改革的不断深化，给电力企业带来了新的机遇与挑战。此种情况下，电力企业要想长足发展，应当将目光落在档案管理上，正确认识档案管理及其重要性，通过创新优化档案管理，使之能够贯穿档案收集到保存的始末，充分发挥管控作用，保证档案收集、整理、分类、保存等各环节操作规范、合理、标准，提高档案的使用价值，为电力企业实施人力资源配置、生产经营战略制定、发展规划制定等方面提供依据，促进电力企业持续健康的发展[1]。由此看来，新形势下创新电力企业档案管理有着较高的现实意义。

一、新时期电力企业档案管理的基本过程及其实施的重要性

(一)电力企业档案管理的基本过程

简单来说，档案管理基本运行过程是：首先是依据电力企业资本运营的目标来制定档案管理的目标；其次是综合分析电力企业内外部环境，制定切实可行的档案管理战略；最后是依据所制定的档案管理战略来具体实施各项管理工作，以便档案管理能够在企业中充分发挥作用。

(二)电力企业档案管理实施的重要性

电力企业档案是企业生产活动的原始记录与凭证，真实的记录电力企业发展历程，对于企业长远发展有着举足轻重的作用。在近些年我国经济和科技双重影响之下，作为资金与技术密集型的行业——电力行业有很大程度的进步与发展，而电力企业所面临的市场竞争越来越激烈，这需要电力企业的多元化的生产经营，才能在市场环境中良好的生存与发展。正因为如此，电力企业所产生的知识信息和科技资源越来越多，需要做好档案工作，保证知识信息和科技资源能够良好的保存下来，便于以后企业有效运用，进而促进企业长足发展。这一目的的实现，需要电力企业有效落实档案管理，使之能够对档案收集、整理、分类及保存等环节予以有效控制，确保技术、消费者、生产经营等方面的重要信息能够良好的保存[2]。此外，新形势下网络信息技术应用与发展越来越深入，电力企业档案管理也应当有些新的变化，做到与时俱进，如此才能保证档案管理能够适应不断发展的电力企业，并且在电力企业中充分发挥作用。由此看来，新形势下电力企业档案管理的优化实施是非常重要的。

二、新时期电力企业档案管理现状分析

基于以上内容的分析，确定新形势下对于电力企业来说，档案管理的优化实施是非常重要的，利于促进电力企业长足发展。而从新形势的角度来审视当下电力企业档案管理实施情况，不难发现因档案管理工作中存在一些问题，导致档案管理实施现状不佳。

(一)档案信息收集不全面和保管不完整

在电力企业档案管理工作中，需要对信息收集到信息入库保管这一全过程予以有效的管控，从而保证档案的使用价值。而根据相关调查显示某些电力企业之中存在档案信息收集不全面和保管不完整的现象。经过进一步分析，确定在科技不断发展的背景下某些电力企业并没有采用先进的信息采集方式，加之电力企业生产经营多元化，使需要保存的档案信息增多，如此势必会加剧档案信息收集的任务量，依旧运用传统的信息采集方式来进行档案信息收集，很容易出现档案信息收集不全面的现象。另外，纸质的档案信息的保存容易受到多种因素的影响，如受到保存环境的影响，导致记录在纸上的档案信息模糊；某些工作人员在使用纸质档案时，随意的更改或者涂抹，损坏档案[3]。

(二)档案管理工作开展形式比较落后

从新形势的角度来看，电力企业档案管理还存在工作形式落后的现象。也就是在市场经济体制改革不断深化的背景下，某些电力企业领导层依旧深受计划经济的影响，将老思想、老理念、老观点带入到工作之中，致使档案管理工作依旧使用以前的工作形式，致使档案处理比较单一化，大大降低了档案管理所能发挥的作用。

(三)管理人员业务水平和政治素质不高

对于档案管理工作来说，管理人员是否优秀直接决定档案管理工作能否高质高效的完成。而目前诸多电力企业尤其是国有电力企业之中档案管理人员水平不高，或档案管理工作认识偏差、或专业不对口、或年龄结构偏大、或新知识技能掌握不熟、或政治素质低等。具体来说，管理人员专业知识掌握不扎实，相关理论不熟悉，致使其对国家最新形势及政策变化不了解，对上级文件认识与领悟不足，致使管理工作的落实缺乏针对性；部分管理人员文化程度不高，在具体执行档案管理工作时难以从专业的、合理的角度展开，这势必会影响档案管理效果；还有一些管理人员工作作风比较浮夸，懒散的工作，未能完成档案管理任务，造成档案管理效果不佳。

三、新时期电力企业档案管理创新的措施

(一)增强企业档案信息化安全保密力度

科学技术蓬勃发展的背景下，创新档案管理方法和管理手段，提升档案管理的有效性，增强档案信息化安全保密力度是非常必要的，有利于长久的、有效地使用档案信息。对于增强企业档案信息化安全保密力度，应当注意防护档案信息系统安全，也就是对档案信息系统的防火墙予以优化、开放端口排查力度加强，避免信息泄露的现象发生[4]；严格管理档案系统账号权限，也就是定期或不定期的检查系统账号、备案运维账号，清理临时账号，确保业务授权许可使用合规，数据安全共享。

(二)夯实服务基础，发挥服务功能

确保档案管理能够紧紧跟随不断改革的电力企业的步伐，不仅要充分发挥为企业管理提供基础素材与记录作用，还需要夯实服务基础，发挥服务功能，也就是在档案信息收集方面，注意引进先进信息采集方式来进行信息采集，同时注意对不同载体的档案信息予以采集；在档案信息处理方面，要注意深加工和编研档案信息，提高档案信息的使用价值[5]；在档案信息保管方面，应当注意借助先进技术来构建档案数据库，将纸质的档案转变为电子式的档案，进而有效保存。

(三)进一步提高档案管理人员的素质

改变档案管理人员现状，构建优秀的管理人才队伍，为实现档案管理与时俱进是是非常有利的。当然，要想构建优秀的管理人才队伍，我们需要在以下几方面下功夫，即：

其一，加强岗位培训。详细了解档案管理人员工作情况及自身实际情况，明确管理人员与岗位要求之间的差距，进而从人才培养的角度出发，制定切实可行的岗位培训活动，对管理人员展开专业知识、管理方法及技巧、职业素质等方面的培训，提高管理人员的整体水平[6]。

其二，鼓励自学成才，也就是为管理人员提供学习深造的机会，鼓励管理人员利用业余时间来充实自己、完善自己，提高自身整体水平。

四、结束语

新时期信息技术的应用越来越广泛，在各领域之中充分发挥作用，这也使得信息交流、信息应用越加重要。此种情况下，电力企业应当高度重视档案管理，使之能够对档案信息收集、整理、分类、保存等环节予以严格的管控，从而提高档案信息的使用价值，满足企业人员调配、发展战略制定、工作计划制定等方面的需求，进而推出满足人们需求的业务与服务，获得较高的经济效益和社会效益。基于本文一系列分析，确定新时期电力企业要想在档案管理创新与优化方面有所作为，应当从档案管理基础、发挥服务功能、安全保密力度及档案管理人员的素质等方面着手，促使档案管理充分发挥作用，保证档案信息能够在企业工作计划制定、人员调动、发展战略制定等方面充分发挥作用，促进电力企业在竞争激烈的市场环境中良好的生存与发展。

[1]刘海涛.解析新时期电力企业档案管理的新思维[J].企业改革与管理，2015(6)：10-10，34.

[2]吴以琳.如何进行新时期电力企业档案管理探讨[J].办公室业务，2013(15)：190.

[3]凌丽丽.在新时期电力企业档案管理的创新研究[J].科技与创新，2016(19)：59.

[4]刘萍.新时期如何做好电力档案管理工作[J].东方企业文化，2014(22)：179.

[5]曹苏红.解析新时期电力企业档案管理的新思维[J].卷宗，2013(10)：37.

[6]黄辽兰.新时期电力企业档案管理与实践研究[J].中国电力教育，2013(33)：181-182.

吕翠莲(1974-)，女，山西晋城人，中央广播电视大学，行政管理专业本科，晋煤集团山西金驹煤电化股份有限公司，经济师，研究方向：企业综合管理。

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