大数据时代的档案管理工作探析

辛 燕

大数据时代的档案管理工作探析

辛 燕*

日照市公路管理局，山东 日照 276800

在大数据时代条件下，档案管理工作面临着前所未有的挑战和发展契机，本文从大数据时代条件下档案管理工作所面临的机遇与挑战出发，探讨分析了大数据时代条件下的档案管理工作优化路径选择。

大数据；档案管理；路径

近年来随着互联网和信息技术的迅速发展，人类社会逐渐步入大数据时代，大数据成了竞争的关键所在。档案管理工作以保存、提供数据资料为主要任务，具体包括数据档案的收集、整理、鉴定、保管以及查询等环节。在大数据时代，档案管理工作必须要采用大数据时代的新技术、新方法才能更好的实现对数据资料信息的更新和存储，才能让档案管理工作在新的时代背景条件下发挥其应有价值。

一、档案管理工作在大数据时代的发展新机遇

(一)更为便捷的档案数据存储与备份

传统数据存储方式，受存储空间的限制，在长时间大量存入档案数据之后，就会出现存储空间不足的情况。而对各企事业单位来说，其所需存储的数据资料往往非常庞大，且需要持续性的存储，在传统存储方式下，一般通过分别存储或者删除旧数据的方式予以解决，这一方面加大了数据信息的查询难度，同时容易造成重要信息资料的损失。大数据条件下，传统数据存储和备份难题在很大程度上被克服，大数据技术带来了巨量的存储空间，并且能够提供迅速便捷的备份和查询。

(二)不断升级的档案管理工作新技术

档案管理工作中，对所存储的数据信息进行检索和查找是一项基本内容，随着数据存储时间的久远以及大量同质数据的存在，检索和查找信息往往耗费大量时间精力。大数据信息处理技术则有效解决了传统档案管理工作中的这一难题，数据存储和检索的速度极大提升，在大数据技术基础上，档案管理工作能够运用全新的搜索引擎，对数据资料实现有层次、有维度的整理，数据检索、分析自动化，从而为科学决策提供更加有力的支撑。

(三)实现档案管理工作效率的提升和成本的下降

大数据时代条件下，快速有效的新的存储和数据处理方式被广泛采用，这就大大提升了各企事业单位档案管理工作效率，同时，随着档案数据电子化、信息化程度的逐渐提升，传统的纸质保管模式在大多数领域逐渐被取代，这在很大程度上克服了存储档案材料对存储空间、纸张、橱柜等物质载体的耗费，在数据管理上的时间和财力成本都得到很大程度的降低。

二、档案管理工作在大数据时代面临的挑战

(一)档案管理工作的理念和流程需要更新

传统档案管理工作对于档案材料的处理，一般是按照分类、标记、整理、归档进行操作。在大数据条件下，数据信息前所未有的丰富，所需存储的信息内容繁多，信息数据之间互有交叉，互相衔接，如果用传统模式，在信息分类这一环节就很难有效及时进行，更不论标记、整理、归档等环节。因此，档案管理工作必须要更新工作理念，优化工作流程，形成大数据时代的档案管理工作思维和方式方法。

(二)档案管理数据资料保存形式需要改变

大数据条件下，档案材料种类繁多，区别于传统的以纸质载体进行档案资料保存处理的方式，当今档案数据资料更多的以电子文档、图片及视音频的方式进行存储。档案资料保存方式相应的也需要不断丰富和拓展，对于机密程度不高，又纷繁复杂的原始数据资料需要通过大数据技术进行分门别类，及时有效的存储，便于在需要时能够及时整理出来，为相关决策提供支持。

(三)档案管理人员的综合素质需要全面提升

大数据时代的档案管理工作首要的特点就是档案数据种类的多样化以及相关处理方式的复杂化，在进行档案管理工作时，相关工作人员不但要具备科学的管理思路和从业理念，还需要能够充分熟练的运用各种现代信息技术和现代信息处理手段对多种类型的档案资料进行分类、整理、存储。因此，大数据时代档案管理工作迫切需要档案管理人员更新自身的知识结构体系，提高运用新技术的能力。

三、档案管理工作在大数据时代条件下的优化路径

(一)着力强化档案数据的安全性

大数据技术的迅速发展在提供便捷的档案存储、整理和提取技术的同时，应充分认识到档案管理工作也面临新的考验，其中大数据条件下档案数据多以电子数据的形式进行存储，这种存数据存储方式一旦发生安全事故，容易造成大量的，不可逆的数据损失，档案数据的安全性就尤为重要。不同于传统档案数据的安全保障措施，大数据条件下档案数据安全更多是依赖于网络的安全和档案管理人员信息安全技术水平的高低。因此，档案管理工作要建立健全信息安全管理制度，通过制度化的措施强化档案管理人员责任意识，并通过监督制度实施来强化数据安全保障，切实提升档案数据的安全。

(二)重点提升档案管理人员的能力素质

在互联网技术和大数据技术突飞猛进发展的条件下，档案管理工作更多的需要对信息技术以及大数据的处理和把握能力，在此背景下，要促进档案管理工作的良性发展，就必须要优化档案管理人员结构，注重新生力量和新鲜血液的输入，在优化从业人员构成的同时，重点提升档案管理人员的能力素质，针对档案管理工作实际，加大培训力度，针对大数据条件下档案管理工作的新情况新特点举办各类培训，使档案管理人员不断更新工作理念和方式方法，满足档案管理工作实际的需要，提升档案管理工作有效性。

(三)突出技术升级实现档案数据充分利用

当前档案管理工作很大程度上实现了对档案数据电子化的整理和归档，形成了较为完整的档案材料，但是因为技术手段和物质投入的限制，各企事业单位虽然掌握了大量的数据信息，但在档案数据的挖掘和利用方面还有很大空间，并没有实现档案数据资料在单位内部的横向共享，限制了档案资料的可用性。因此，在大数据技术迅速发展条件下应着眼于发挥档案数据的潜在价值，加大人力和财力投入，在不断添加高级安全防护程序保证档案数据安全的前提下，升级技术手段，实现对档案数据的有效挖掘和利用。

[1]张静华.“互联网+”时代让档案资源“活起来”的有效途径[J].时代经，2016(30).

[2]谭艳艳.办公室档案管理创新的途径分析[J].企业改革与管理，2017(08).

[3]梁艳丽.如何做好档案管理工作[J].城建档案，2016(12).

辛燕(1977-)，女，山东日照人，日照市公路管理局，档案馆员，研究方向：人事档案管理。

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