新时期加强社区档案管理的若干思考

胡 虹/杭州交通经济广播电台

新时期，社区作为基层组织的重要性不断凸显，政府通过社区进行社会管理并提供公共服务，实现基层政权建设和党的领导。档案和档案工作作为各项事业发展的基础保障，在服务民生、服务社会、服务政府治理等方面发挥的作用越来越明显。加强社区档案工作，使之更好地服务社区治理和百姓生活，是值得研究的新课题。下面，笔者重点以杭州市相关社区为例谈点思考。

1 社区档案管理基本情况

近期，国家档案局与民政部对浙江省城市社区档案工作进行了调研。一方面，调研报告显示杭州市主城区的部分社区制定了社区档案管理制度，其工作较为规范。如，杭州市小营巷社区建立了社区管理系统，利用系统记录社区日常工作，记录内容涉及党建、城建、精神文明建设、社区自治、民生服务、特色工作等。社区主任对记录材料进行审核把关后归档；部分社区对日常工作中形成的资料实行电子“单套制”归档，对涉及民生文件材料则实行电子和纸质“双套制”保存。

另一方面，不少社区档案管理不尽如人意。其一，社区档案管理意识薄弱，不少社区领导对档案工作不重视、档案意识淡薄，错误地认为社区档案只是琐碎的工作记录，档案管理可有可无；或认为开展档案管理是为了应付上级部门的工作检查，检查之前临阵突击就好。其二，技术标准不规范，导致数据重复录入，社区使用的档案管理系统缺乏统一标准，同一类数据不能在不同数据库间转换，为此社区工作人员不得不将基本相同的内容重复录入，这往往需要耗费大量精力。此外，档案信息缺乏共享机制，无法实现共享。其三，档案结构不合理，内容多为上级公文、社区内部管理信息等，而反映社区内部人文关怀和精神文化建设的内容缺失，现有档案中的涉民档案在提升社区居民文化归属感上也难有作为。

2 如何加强社区档案管理

一要夯实档案工作基础。社区档案工作要在服务民生、促进和谐中发挥积极作用，在社区各项重大活动中有所作为，关键是要有扎实的工作基础。为此，一方面要注重收集各类民生档案，包括社区居民健康档案、残疾人档案、社会保障档案等；另一方面要注重加强社区档案利用服务体系建设并提升服务能力，抓住社区工作由“管理型”向“服务管理型”转型的有利时机，进一步提升工作成效。

二要利用档案提高居民的文化归属感。文化认同体现的是社会成员共同拥有的信仰、价值和行动取向，形成这种认同的一个重要基础就是共有的历史记忆，对于社区居民而言，这些历史记忆的回溯和提升，离不开社区档案资料的积淀与展示。实践中，不乏利用档案资料展现社区历史文化、共同记忆，形成社区认同感，提高居民文化归属感的案例。以小营巷社区为例，该社区完整保留了反映社区重大活动的档案，包括毛泽东等多位中央领导、几任浙江省委书记视察小营巷时的照片和相关资料，该社区多次面向社区居民举办档案展览，大大提高了居民的荣誉感和整个社区的凝聚力。

三要提升档案服务民生的能力。社区要加强涉民档案的收集整理，利用涉民档案为居民提供服务。如，小营巷社区居民老龄化现象较为严重，为更好地服务孤寡老人、空巢老人以及残疾老人，社区建立了老年人健康档案和残疾人档案，根据档案为老人提供居家养老服务并确定服务等级，社区医务室的医护人员可通过调阅健康档案掌握老人的身体情况。社区还与档案馆联系，获取馆藏民生档案查阅指南等资料提供给居民，为居民查阅民生档案提供便利。

四要提升档案服务社区治理的能力。以石家庄市新华社区为例，该社区建立的居民档案，包括基本情况、优良记录、不良记录三部分，如果居民积极服务社区经济、教育、文化、治安、环保等事业并作出突出贡献，其事迹录为优良记录；如居民偷税漏税、制假售假、恶意拖欠债务或拒交公用事业费、损坏公共设施、扰乱公共秩序，其行为就会录为不良记录。该社区利用档案，助力社区治理工作，规范居民行为、提高居民荣誉感，取得了比较明显的工作成效。