加强轨道交通工程档案现场管理的实践与思考

张 骏/杭州市地铁集团有限责任公司

轨道交通工程文件材料来源众多，其中最主要的文件材料来源是勘查、设计、施工、监理单位。如杭州地铁1号线项目文件材料总量为22122卷，其中勘查、设计、施工、监理四大类参建单位形成的文件材料数量占其中的86%。可见，做好各参建单位档案管理工作，是轨道交通工程档案管理的重中之重。如何做好轨道交通工程档案管理，笔者结合实际工作提出，首次工地例会是轨道交通工程档案现场管理的第一步，并作如下分析。

1 轨道交通工程档案管理特点分析

在轨道交通工程各类参建单位中，咨询服务单位和勘查、设计单位形成的文件材料类型比较统一，管理相对容易。而施工和监理单位的档案管理与前几类单位相比，难度要大得多，具体表现在：

一是施工、监理单位文件材料来源广、种类多、数量大。如施工单位形成的文件材料有管理资料、技术资料、测量和监控资料、材料资料、质量检查和验收资料等；监理单位形成的文件材料有施工管理资料、安全控制资料、质量控制资料、进度控制资料、造价控制资料、验收资料等。二是施工、监理人员能力、素质参差不齐，各单位对档案工作重视程度差异较大。加上现阶段施工、监理单位人员流动程度较勘查、设计单位更大，档案人员变动愈加频繁，导致各施工、监理单位档案管理水平波动很大。三是施工、监理现场办公环境和办公条件相对恶劣，档案保管条件较差，导致文件材料原始质量容易受影响。四是大型项目分标段数量庞大，分布面积大。以杭州地铁为例，所涉土建工程部、安装工程施工部、监理部等单位近100家，近期三期项目开工后数量还要翻一番。这些项目部和监理部分散在全市各个区、县，管理难度极大。

2 档案人员参与首次工地例会的必要性

为做好施工、监理单位的档案管理工作，必须加强相关单位档案的现场管理。实践表明，做好首次工地例会档案交底，就是档案现场管理重要的第一步。《杭州地铁工程现场安全质量管理规定》（杭地铁工程〔2014〕70号）规定：“工程开工前，业主代表应及时组织召开第一次工地会议。公司相关部室应提前向勘察、设计、施工、监理、监测等单位宣贯公司的各项管理制度。施工、监理单位分别介绍现场组织管理机构。监理单位说明监理内容，明确程序要求及监理例会制度。”

档案人员参加首次工地例会的必要性体现在以下三个方面：其一，首次工地例会参会单位比较齐全，勘查、设计、施工、监理、第三方监测等项目单位负责人都到会，通过一次会议，能向所有的相关单位进行档案工作宣贯。其二，首次工地例会参会单位人员管理层级较高，按照要求应是项目负责人，因此档案工作宣贯的对象包括项目经理、总工、总监、总监代表等，而不仅仅是资料、档案人员，这样有利于各单位重视档案工作引起并布置落实。其三，有利于建设单位档案管理人员在项目初期参建单位刚进场时就和各单位负责人互相熟悉，尽快建立工作联系。

3 首次工地例会档案交底的主要内容

一是向各单位告知杭州地铁集团工程档案管理体制、归口管理部门和档案人员的联系方式。

二是明确档案工作交底的对象。档案交底应该面向各参建单位，不仅针对施工项目部、监理部，还针对勘察、设计单位和第三方咨询单位。强调勘察、设计单位在建设过程中的档案工作职责，除了要提交勘察成果和施工图，还要提交建设过程中的技术联系单、设计变更文件、施工图更改资料等，这些也同样是勘察、设计档案的组成部分。

三是要求各单位内部应建立工程档案管理组织架构。施工、监理项目部应指定一名领导（项目经理、副经理或总工）负责档案工作，按标段配备专职档案资料员，并保持人员相对稳定；勘察、设计单位项目部也应按线别配备专职档案资料人员；档案人员变动时应该做好工作交接。

四是要求各参建单位参照建设单位的工程档案管理办法，并结合本单位合同工作内容，建立本单位工程档案管理规章制度。

五是向各单位告知杭州地铁项目工程档案管理适用的标准、规范和管理制度。包括：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T180-2012）、《杭州市城市轨道交通工程档案归档范围》（杭建办发〔2011〕576号）、《杭州市地铁集团地铁建设工程文件归档管理办法》（杭地铁〔2014〕133号）等。

六是向各单位告知杭州地铁工程划分的依据和标准，下发规定资料编制统一格式的工程文件统一用表。

七是要求各单位建立档案室，配置档案工作设施、设备。建设过程中各类来往文件、技术文件，包括设计、施工、监理都应及时收集、制作目录清单，并装盒装柜、妥善保管。

八是向各单位告知文件归档套数要求，即分别向建设单位、市城建档案馆和运营单位提交一套竣工档案，同时还应提交一套符合进馆要求的电子档案（包括竣工图）。电子档案可以在纸质文件整理完成后扫描，并符合建设单位和市城建档案馆的要求。

九是向各单位告知文件材料归档时间要求，即在单位工程验收后三个月内完成各单位工程文件的编制和移交归档工作。

十是告知各单位根据杭州地铁集团的结算支付管理办法，竣工文件的移交完成情况跟结算支付挂钩，不仅是施工、监理单位，包括勘察、设计单位的结算支付也跟工程档案工作有关。在每笔合同工程后期的结算支付时，合同管理部门都会征求档案管理部门的意见，档案管理部门具有一票否决权。

十一是告知各单位档案工作的检查指导贯穿项目整个建设过程。档案管理部门既对各参建单位进行档案专项检查，还会参加集团组织的质量安全大检查，档案工作的检查情况也在全线全网质量安全检查通报中予以反映。

十二是要求施工单位预留足够套数的新施工图，工地现场可以使用复制版本，以满足竣工图编制套数的需要。

十三是明确关于工程文件材料管理的具体要求，如文件材料归档范围明细、文件制成材料的要求、文件签署的要求、收集和预整理的要求、工程影像材料的要求等，考虑到首次例会的参会人员多为项目、监理部主要管理人员，这些内容可以简略叙述，也可以在后期对档案人员的专项交底中再予以宣贯。

4 首次工地例会交底应注意的事项

首次工地例会涉及建设单位各专业部门，交底内容繁多，留给档案部门的时间也十分有限。档案人员应该在会前充分做好准备，将各项要求形成系统化的PPT演示稿和文字材料，在会上演示PPT并在会后将文字材料发放到各单位相关人员手中，以提高宣贯的针对性和效果。档案人员应该熟悉各类工程文件内容，特别对各类型参建单位在以往工程文件、档案形成、管理方面存在的问题要心中有数，便于在会上强调重点并答疑解惑。