档案管理在新时期医院中的问题和改进措施

王晶周洁

档案管理在新时期医院中的问题和改进措施

王晶1周洁2

近年来，我国医疗体制不断改革与发展，医院的内部和外部环境发生了巨大变化，但在市场经济体制的抑制下，医院相互间的竞争也非常激烈，而医院的档案管理在医院管理工作中占有重要地位，应及时完善档案管理中的不足。由于档案管理的信息资源非常重要也是医院的财富，更是医院进行宣教的生动资料，因此，对档案管理提出更高的要求，让档案管理跟随时代的发展，更好地为医院的发展做好服务工作，把新时期的档案管理工作做好，必须知道医院在档案管理中的现在发展状态和问题，并制定相应的紧急措施，为医院的发展奠定良好的基础。

新时期医院；档案管理；问题和改进措施

由于医院对档案管理的不重视导致很多资料丢失，随着科技的发展，医院准备把先进的技术引进到档案管理中，以期提高档案管理工作人员的效率和准确度，因此，本文对档案管理在新时期医院中存在的问题以及改进措施进行探讨。

1 档案管理在新时期医院中出现的问题

1.1 档案管理工作人员专业性较差

在医院的档案管理工作人员中基本都是非专业对口的，多数人员对档案管理方面的知识了解很少，一般都是在进行档案管理的时候一边学习一边应用，很多人觉得档案管理是一种形式，都是以往的资料，与现在的工作无关，不会在以后用到，所以不需要用心去管理，而且医院的领导也不重视，也不过问医院档案管理的情况，多种因素让医院的档案管理工作人员积极性较低，毫无责任感，处于消极怠慢的状态，很多重要的资料丢失都浑然不知。

1.2 档案管理不完善

医院对患者的病例档案极为重视，保管也相对完善，能做到及时的收集-整理-归档，安排专人整理。对于不同的文书档案、业务档案、设备档案以及会计档案等不够完善，无法精准的反应出历史问题。

1.3 观念过于陈旧，没有创新意识

由于很多档案管理的工作人员没有受过系统的培训，对档案管理工作的具体性质和认为了解很少，更不知道档案管理的发展应有一定的社会化和系统化以及相关专业化等特点[1]。而且思维想法和观念都非常落后，享受着坐等代收的工作方法，以至于遇到问题和困难时不知所措。工作人员也不会进行信息进行捕捉，如果管理水平无法满足时代发展的需求，推行档案管理工作在新时期医院是非常困难的。

1.4 对新时期医院的档案管理专业技术相对匮乏

部分医院由于地方范围有限，病房紧张，设立档案管理的时候地方比较狭小，设备也相对落后，影响档案事业发展的重要因素。现代的科学技术突飞猛进，在医院的管理中网络技术与计算机受到广泛应用，但由于档案管理的工作人员没有接受过相关专业的培训，完全不了解计算机病毒的防护技术以及信息保护技术，对文件资料的整理排序无从下手，毫无应对能力，因此导致很多档案还处于最初始阶段。多种因素都严重影响医院发展，如果想加速提高档案管理走入比较科技化、合理化的道路上，跟随现代化的脚步，就必须要增加培训力度，让档案管理工作人员定期去接受培训，实施考核制度[2]，从而达到提高工作人员专业技能的目的。

2 档案管理在新时期医院中的改进措施

2.1 改善档案管理制度的合理化

档案室如果有相对完善的规章制度，可有效地促进档案管理工作合理、健康地发展。医院的领导也应重视对档案管理在医院的重要性，要知道医院把资料进行归类分档，按序号进行保存，有助于工作的连贯性、更便于对以往资料的取证，更可以反应出医院的政绩。对档案管理的工作人员实行奖励制度[3]，对档案管理工作人员进行年度考核，以在档案管理工作中的业绩作为加分，达到激发管理员的工作热情，提高主动积极性的目的，从而也可以推动档案管理事业的发展。档案管理工作人员要认真对日常的资料进行整理和排序，提高其对档案管理的意识，把档案管理的相关工作与医院的管理工作联系起来。

2.2 提高档案管理工作人员的责任心和职业道德素养

档案管理工作人员要定期参加关于档案管理的相关培训，对档案管理的作用有一定的认知，提高自身的理论修养，在工作中保持积极乐观的态度，有不乱、不坏、不丢以及不散的精神状态，可以把档案管理的整齐有序、有目可查、保证档案的完整性，在档案管理工作人员的道德素养方法以及责任心方面一定要有所提高。

2.3 增强创新意识，提高服务理念

成立档案管理的最终目标就是为了能更好的利用资源，档案管理的工作人员对档案进行一系列的加工整理，提高了不同档案的排序和调研工作，产生了一个强大档案超市。档案管理工作人员的敬业精神是对档案管理事业发展的重要工作基础。只要认真负责、爱岗敬业、提高专业技能、踏实肯干就一定可以把档案管理的相关工作落实好[4]。档案管理工作人员要在培训后进行总结，并运用到自己的工作当中去，跟随时代的发展脚步，跟着新时期的发展一步一步前行，提高自身求实创新的精神态度是非常有助于推动档案管理事业的开展。

2.4 完善机构

档案管理部门的相关制度可直接反映出医院的管理工作的能力和水平。为达到资源共享的目的，医院可设立综合档案室，每个科室用相关专业的档案管理工作人员，并且建立医院档案管理小组以及监督小组[5]，有助于档案管理的综合运用。对一些较为特殊的档案医院成立相对规范的档案库房，安排相关人员进行管理，例如设备档案以及病案等。不同科室的档案管理工作人员对本科室档案进行收集和整理，并向综合档案室进行移交。

2.5 提高计算机技能，实现档案现代化管理

信息技术发展迅速，而且简单方便，成立现代化网络档案管理是非常有必要的。要增大资金的投入，购买先进的设备，引进最新的技术是实现现代化档案管理的重要条件。最好在对档案室的保护设备进行改善，比如灭火、灭虫、去湿的设备，引进最新的计算机管理技术，并通过计算机把医院的业务进行存储，有助于节省时间、人力、物力和财力[6]，达到高速度的工作效率，同时也提高了保密程度。但是新时期的档案管理工作人员是一定要熟悉计算机的基础知识，掌握成立不同档案的数据库的方法。根据档案的内容进行分类，再输入到数据库中，可以有效的节省档案室的空间，而且提高效率，方法快捷，搜索比较方便，呈现出来的效果比较立体、直观和真实。在计算机技术和录放机以及监视器的辅助下，提高了档案信息的处理和传输[7]，效果令人满意。现代化的医院档案管理方法已经是整体医院管理的重要支柱。运用计算机的管理和网络化办公，实现了档案管理的现代化和自动化。

2.6 设立医院档案的网络管理模式

成立网络管理为档案的合理利用提供了重要依据。由院长或者是副院长进行分管，办公室主任或者是副主任进行相应的负责，科室的负责人和档案管理的工作人员是成员，形成三级网络的管理模式，这样有助于明确上级领导的任务并且贯彻上级的精神，便于监督各部门的档案工作[8-9]，为档案管理的完整和安全提供了重要依据。对每个科室的档案进行统一的管理，达到共同发展的目的。

3 讨论

社会的进步、科技的不断发展，在档案管理中传统的手工档案管理模式逐渐被取代，也与新时期医院的档案管理理念不符。所以，跟进新时期的发展和变化是非常重要的，有利于促进更改医院的档案管理的方式方法，从而达到提高档案管理工作人员的工作效率，改善医院整体的管理水平。档案管理的相关工作比较复杂，整理过程漫长，不是短时间可以完成的。所以要提高档案管理的工作人员素养、职业道德和专业性知识，相关工作人员要定期去参加培训，在提高新时期医院中档案管理的同时也是增强相关人员的管理工作能力。

[1] 刘茵. 新时期医院档案管理存在的问题及发展思路探讨[J]. 办公室业务，2013（11）：171.

[2] 何薇. 新时期医院档案管理存在的问题及改进措施[J]. 中国外资，2012（18）：242.

[3] 赵靖. 浅议新时期医院档案管理工作的现状与对策[J]. 黑龙江档案，2015（4）：111.

[4] 刘振宇. 关于医院档案管理网络化的思考[J]. 中医药管理杂志，2011，19（4）：389-390.

[5] 黄卫东. 新时期医院档案管理工作的新思路探究[J]. 中国管理信息化，2015，5（7）：181-182.

[6] 李雷. 新时期医院档案管理中存在的问题与对策研究[J]. 中国外资，2013（6）：247.

[7] 邹海峰，张常强. 谈新时期医院档案管理中的问题及改进措施[J].医学信息（中旬刊），2010，5（2）：373-374.

[8] 何姝婧. 新医改下医院档案管理中存在的问题及改进策略[J]. 中国医药科学，2012，2（15）：163-164.

[9] 董新刚. 医院档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 中国继续医学教育，2015，7（1）：33-34.

Problems and Improvement Measures of Archives Management in New Period Hospital

WANG Jing1ZHOU Jie21 Science and Education Division, Tengzhou Central People's Hospital, Tengzhou Shandong 277599, China; 2 Human Resource

Ⅰn recent years, Chinese medical reform and continuous development, great changes have taken place in the hospital's internal and external environment, but in the suppression of market economy, the competition between hospitals is very fierce, and the archives management of hospital in the hospital management work is occupying an important position, so we should consummate problems in archives management. Due to the very important information resources of archives management is the hospital's wealth, is the hospital vivid data, so education, put forward higher requirements for file management, file management to follow the development of the times, the better for the development of the hospital to do service work, the new period of the archives management work, the hospital must know in the file management now development status and problems, and formulate corresponding measures quickly, lay a good foundation for the development of the hospital.

new era hospital; file management; problems and improvement measures

R197.3

A

1674-9308（2017）03-0032-03

10.3969/j.issn.1674-9308.2017.03.016

1山东省滕州市中心人民医院科教科，山东 滕州 277599；2 人力资源部