多种类型海洋档案的信息集成研究

海洋档案是海洋工作各项活动的记录和凭证，包括国家机构、社会组织和个人在从事海洋管理、科研调查、资源开发、公益服务、对外合作与交流中直接形成的对国家及社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始历史记录，以及海洋部门开展党政工作中形成的具有保存价值的资料[1]。海洋档案信息是支撑海洋工作最根本的信息资源，随着国家对海洋的重视，海洋档案资源的利用需求不断增加，但是现有的档案信息管理模式无法满足海洋事业快速发展的需求。

国家海洋局南海分局为国土资源部下属的海洋行政管理机构在南海区的分支机构，负责广东、广西、海南海区的海洋事务，下辖20个下属事业单位，分别从事海洋调查、观测、监测、预报、遥感、科研、执法、规划、环评、信息开发等工作。南海分局的档案管理工作由南海档案馆具体实施，南海档案馆作为华南海区的综合性海洋档案管理部门，负责接收华南海区的海洋档案，目前馆藏档案涉及海洋水文、气象、生物、化学、地质、底质、监测预报、卫星遥感、经济、规划、行政、人事、宣传和海洋技术等内容，档案类型基本涵盖了海洋行业的典型海洋档案类型，具有典型性。本文通过对国家海洋局南海分局及各分支单位开展多层级调研，了解海洋档案的管理利用现状；并通过深入分析和需求分解，提出有效整合分散的海洋档案资源的方式，以期提高档案利用率和利用效率，为海洋工作者提供实时高效的服务，也为相关涉海单位的档案资源整合利用提供借鉴。

1 海洋档案信息管理利用现状

南海分局的档案管理工作实行统一领导、集中管理、分库保存的原则。目前，分局自上而下的档案管理流程以及自下而上的档案移交网络已经初步建立并已运转，各类档案由南海档案馆集中接收统一管理，这为档案资源的整合利用奠定了基础。分局于2009年开始陆续开展数字化扫描和数字档案管理系统等信息化建设工作，但囿于行政管理体制和海洋数据具有敏感性等原因，目前档案信息系统仅能用于档案初步查阅利用，大部分档案的管理仍然沿用人工管理的方式。具体现状分析如下。

1.1 海洋档案资源丰富但利用率低

分局产生的档案类型多样，包括海洋机关文书档案、海洋科技档案（细分为海洋观测档案、海洋预报档案、海洋监测档案、海洋调查档案、海洋遥感卫星档案、海洋专项档案、海洋课题档案、海洋执法档案、海洋成果档案、海洋基建档案）、人事档案、声像档案、实物资料等；载体包括纸质、电子、磁介质和实物样品等。档案资源非常丰富，但是利用率却很低。据南海档案馆统计，每年利用最为频繁的档案是机关文书档案和部分海洋科技档案，平均每天的利用数量不到2件。以2016年为例，机关文书档案利用165件、80人次，利用率不足0.5%；海洋科技查阅305卷、61人次，利用率约为1%，可见档案利用率较低。

1.2 海洋档案利用手段原始

现有档案利用方式采用人工与系统查询相结合的方式，除了海洋机关文书档案可通过档案系统进行查询下载之外，其他类型档案均采用目录查询和手工单件单卷查询相结合的方式。如所需查阅的档案涉及多个学科或多个类型，需要分类型分库查找，工作非常繁琐，工作效率十分低下。

1.3 海洋档案信息挖掘程度及开发利用率低

海洋档案的信息挖掘和开发利用刚刚起步，虽然现有纸质档案的数字化程度已达90%以上，但要实现档案信息深度挖掘，需要将大量档案文本进行数据化和结构化处理，并依托新技术实现智能采集、分析和运算等。目前分局的档案开发利用成果仅限于海洋水文气象等部分学科的极值统计、趋势变化分析、环境影响评价等基础应用之中，大量资料没有得到深度挖掘和开发利用。

1.4 档案资源集成融合与共享受限

囿于现行的海洋行政管理体，各海洋业务部门相互独立、互不交叉；各管理部门建设各自档案业务专网和业务运行平台，相互之间没有实现互联互通，档案信息孤岛、资源封闭以及资源重复建设等现象较为常见。此外，各部门对各类档案的开放程度和共享利用的态度不一，无法实现交叉利用和公开共享，最终导致各类型档案资源的集成融合与共享受限。

2 海洋档案资源价值分析

第一，有助于提高行政管理效率。行政管理人员希望将海洋行政管理产生的档案与其他业务档案根据一定的规则进行提取和集成，如在海洋科技档案中提炼科技项目信息、海洋业务数据和科研成果信息等，加载科技人员个人信息，使科技项目信息与海洋科技人员信息进行匹配融合，实现海洋人事管理、业务管理和行政管理的整合与创新，既方便科技人员管理个人成果材料，也方便单位管理科技人员和海洋科技业务项目、科技部门进行科研成果登记与科技项目申报，更有助于分局开展科技人员职称评审工作，最终为领导进行项目决策、人才挖掘和成果展示提供高效服务。

第二，可为海洋科技工作者开展科学研究提供支撑。海洋科技工作者希望对科技档案中各类研究要素、学科信息、采样要素、实测数据等资源进行整合，为科技工作提供强大的信息和支持。如研究某一海域的海洋开发工程时，需要了解该海域的各类背景资料，可通过调用该海域从过去到现在形成的项有关项目概况、背景事件、管理过程、实测数据等的档案资料，从中了解前人已经研究了哪些问题、测量了哪些要素、形成了哪些结论等，为当下的调查研究做支撑。海洋科技工作者迫切需要整合各类型档案信息资源，将信息进行数据化、离散化和标准化，并实现智能采集、提取和整合统计，以快速高效地满足科学研究需要。

3 海洋档案资源集成与融合研究

通过研究分析国内外相关文献[2][3][4][5][6][7]，结合分局的实际情况，笔者认为实现档案信息资源的集成与融合，需要实施以下几步：首先，优化档案收集渠道，丰富档案资源。优化原有的档案接收移交渠道，完善馆藏档案结构；通过将现有的档案系统与海洋各业务系统、OA系统及数据专网进行互联互通，实时采集有效数据，提高增量档案归档率；利用离线系统、卫星等采集非联网机构或远程测量船舶等形成的档案信息，确保档案应归尽归。

其次，实现档案信息数据化、标准化整编。数字化扫描识别纸质原文，并进行电子化、数据化处理，整编电子文件统一格式，其他载体提取属性信息并对各类信息进行匹配，初步形成结构细化、属性信息齐全、要素完善的档案数据集。在此基础上，利用一定的规则对数据进行结构化、标准化处理，实现数据信息的精细化分类，便于数据重组与智能化结合。

最后，利用计算机信息技术实现信息的集成与展示。以Visual Studio 2010、.net framework4.0、Web Services、PUSH等技术为主要实现方式，开展信息集成融合与展示系统的设计开发工作，包括系统设计、数据库建设和模块开发等。通过建立档案资源集成信息平台，对档案信息进行提取、融合、校正、比对、建模、计算、分析、统计等操作，并利用多媒体技术进行成果展示。

4 前景与面临的困难

对多种类型海洋档案信息集成进行研究，可为分局行政管理部门海洋科技项目的流程管理、科技数据集成管理、科技人员与科技成果的综合管理与大数据分析提供依据，为决策部门针对海洋科技业务开展分析与决策提供帮助，为科技人员进行科研工作提供强大支撑；还可为海洋科技人员进行职称评审、工作考核和综合统计管理提供便利，有效提升分局整体的海洋科技档案信息集成管理能力和科技人员管理工作效率。该研究最终为分局海洋行政管理、人才开发和政务决策服务提供了高效便捷的手段，并能为海洋行业体系优选科技人才、提炼科研成果、提升科研能力。可见，该研究对于提升涉海机构的业务工作能力与科学研究水平能起到巨大的推动作用，研究前景广阔。

当前开展多种类型海洋档案的信息集成研究工作尚面临几大困难：第一，海洋行政管理体制壁垒限制了信息的交叉利用与共享；第二，资源共享、集成服务的理念未得到足够重视；第三，信息共享与资料安全保密的冲突难以协调。但从长远来看，海洋档案信息资源的整合与集成是海洋档案信息管理实现智能化、人性化和科学化的必要途径，也是海洋档案管理与海洋工作发展的必然趋势。

注释与参考文献：

[1]海洋档案管理规定[EB/0L].[2012-11-26].http://www.tjd ag.gov.cn/tjdag/www/root/hxq/template/main-/hxdan2012/dang%20an%20gui%20ding/037.htm.

[2]李薇.档案信息集成服务模式的探讨[J].卷宗.2015(3):49.

[3]梁孟华.面向用户的档案信息集成服务模式研究[J].档案学研究.2009,107(2):47-50.

[4]赵爱国,姜涵.中美档案信息政策比较研究[J].中国行政管理.2012(12):78-81.

[5]屠跃明,杨福平.档案信息融汇服务系统平台建设中几个关键问题的思考[J].档案与建设.2014(3):4-7.

[6]张志业,宜建军.档案文献信息集成服务研究[J].兰台世界.2010(14):26-27.

[7]孙杰,吴晓文.信息化手段下海洋档案信息资源的整合与共享[J].档案与建设.2016(7):22-24.