加强婚姻登记档案管理之我见

文·高善环

加强婚姻登记档案管理之我见

文·高善环

婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的记录。随着社会的进步与人们法律意识的提高，婚姻档案应用的范围越来越来越广，它可在办理出国探亲、经济索赔、遗产继承、异地落户、房产买卖、公证、计划生育、旅游观光等事项中起重要凭证作用。加强婚姻档案的规范化管理，维护好婚姻档案本质特性，方便群众查阅利用。这不仅拉近老百姓与档案馆的距离，也可以改变档案馆只为党政机关服务的旧格局，拓展了档案馆的社会服务功能。荣成市档案馆现接收管理婚姻登记档案3051卷，150828件，仅2015年通过查询档案出具证明的就有498件，足见婚姻登记档案的利用率之高，与公民切身利益相关之切。笔者就婚姻登记档案特点、现状、管理措施谈几点粗浅的认识。

一、婚姻登记档案的特点

（一）婚姻登记档案建档对象具有特殊性

婚姻登记档案是由具有办理婚姻登记职能的登记机关在办理婚姻登记的过程中形成的。其建档的对象是有婚姻关系的人，或者是曾经有过婚姻关系，其涉及的主体是一对，而不可能是单个的主体。这样的现象，不论是办理结婚、补发婚姻登记还是办理离婚登记、撤销登记关系的都普遍存在，不论是当事人自己提供的资料，还是婚姻登记机构形成的材料，都是针对一对当事人的婚姻状况形成的，所以，婚姻登记档案与普通的人事档案不同，其建档对象特殊，不能为每一个人建档，而是为一对主体建档。

（二）婚姻登记档案具有保密性

婚姻登记档案记载了当事人的许多个人信息，如姓名、出生日期、身份证号码、婚姻状况等，而这些信息内容都是当事人的隐私，具有保密性，不能随意公开档案内容，仅供登记机关及婚姻当事人使用。在查询内容上既要做到限制委托查询的查询内容，又不影响婚姻档案的利用效果。如果由于某些特殊情况，需要对档案进行利用，必须严格遵守有关的规章制度，防止当事人的个人隐私受到侵犯，确保当事人的合法权益。

（三）婚姻登记档案具有广范性

社会中每个公民结婚都是婚姻关系建立的过程，而离异则是婚姻关系解散的过程，这种关系是由法律程序来维护的，婚姻登记档案则是书面凭证。结婚基本涉及到社会中的每个公民，所以婚姻登记档案涉及范围广泛，应该说目前它是涉及面最广的档案，因此，婚姻档案形成量较大，增加了管理工作的难度。

二、婚姻登记档案的现状

（一）档案资料保存不完整

一是婚姻登记档案缺失。由于以前机制、体制的问题，婚姻登记档案是在各乡镇办理和保存的，后来各乡镇撤销了登记处或人事变动的原因，造成在移交过程中，很多档案材料不完整，个别档案缺失现象十分普遍。二是立档材料不符合要求。主要表现为婚姻登记档案的核心材料用纸、笔墨不规范，部分证件复印件模糊不清等，不利于档案的长期保存。究其原因，客观上是管理机制不健全，主观上是管理人员素质不高，档案人员责任心不强，对档案工作认识不深，忽视了婚姻登记档案对于构建和谐社会的重大作用，导致立归移交不及时，不完整，或不移交，人为造成损毁遗失。

（二）档案利用工作不规范

据调查，婚姻登记档案管理部门多数没有建立档案利用制度，没有明确责任分工和工作流程，对利用者审查不明，保密措施不健全，利用情况不做登计，利用效果不做统计分析，造成在利用过程中对档案内容泄密，甚至造成原件遗失。这些问题既损害了婚姻登记当事人的利益，又可能造成不良的社会影响，此种现象的存在，主要原因是没有健全的管理制度，没有相应的评定标准、奖惩措施及约束机制，即使建立了相关制度，也不能照章办事，形同虚设。

（三）婚姻登记档案的利用率高

目前我国的法律法规建立全面，法制社会不断完善，随着经济的发展，社会生活也出现一些新情况，社会流动人口增加，对外交流增多，人民群众对婚姻登记档案的利用需求不断增长，如办理调转工作、居民动迁、房屋买卖、异地落户、子女上学、出国、贷款、结婚证丢失要补办结婚证等方面都需要婚姻登记档案出具证明，婚姻登记档案的利用率日益上升，婚姻登记档案已成为社会建设和管理中不可缺少的基础信息。

三、加强婚姻登记档案管理的措施

（一）思想重视，加强领导

婚姻登记档案是一项重要的民生档案，婚姻档案工作是一项基础的管理工作，民政部门和档案部门，要加强对婚姻登记档案管理工作的协调沟通，将婚姻登记档案管理工作作为落实十八大精神的重要内容，不断提高认识，强化组织领导。各婚姻登记部门，要认真学习和严格执行《婚姻登记档案管理办法》，档案行政管理部门，应该跟进监督指导，切实将婚姻登记档案管理工作纳入规范化、制度化、科学化管理轨道。

（二）健全制度，狠抓落实

切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》，严格依法办事，为促进婚姻登记档案的接收工作，充分发挥婚姻登记档案资源在和谐社会建设中的作用，特别是根据婚姻登记档案目前利用率高的现状，档案部门必需根据《办法》要求，结合本地实际，尽快制定出较为健全的婚姻登记档案管理制度，加强业务指导，严格履行监督职能，用制度管人，按程序办事，确保婚姻登记材料归档的时效性、完整性；管理的规范性、科学性；利用的便捷性，实用性。

（三）科学归档，分级管理

在整理档案过程中，应当讲究科学，简化整理过程，便于工作人员操作，提高工作效率。结合婚姻登记档案的特点及相关规定，婚姻登记档案可以以年度和登记性质为依据，以这两个层次分类归档。按登记性质可分为结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记以及撤销婚姻。一对当事人的材料应编为一卷，省去传统的卷皮和卷内目录，取而代之的是在每卷的首页盖上归档章，使整理工作科学简单。在管理方式上采取分级管理。根据相关婚姻登记条例的规定，只有在县级以上的政府民政部门和有登记婚姻关系的乡镇政府才能形成婚姻登记材料，经法院审判无效的婚姻或被撤销的婚姻判决副本也交给婚姻登记机关管理，所以，对于乡镇两级政府形成的婚姻登记档案，应该按照分级管理的方式管理好，保证各自形成的档案妥善管理，避免出现保管不当的问题，侵害当事人的合法权益。

（四）推进婚姻登记信息化建设

打造符合时代要求的数字登记体系，信息化建设是提高婚姻登记机关办事效率和质量，满足公众婚姻出证需求的重要依据，是推动婚姻管理和服务改革的技术支撑，也是有效预防重婚骗婚等违法行为的重要屏障。各级管理人员要高度重视婚姻档案的信息化建设，加大信息化软硬件的投入力度，建立和完善档案信息管理体系，尽快建立省级婚姻登记工作平台和数据中心，尽早实现全国婚姻登记数据联网，信息共享，并逐步充实婚姻登记数据库量。同时要加强婚姻登记信息化安全管理，增强安全意识，提高防范能力，防止失密、泄密事件发生，逐步完善信息安全管理体制。面对高速发展的经济社会形势，我们应当在规范原有基础档案的同时，积极打造符合时代发展需要的数字化登记体系，以满足全国信息资源共享的需求，为和谐社会建设提供高效优质服务。

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[1]张巧露． 论进一步加强和完善婚姻登记档案管理工作． 《大科技，科技天地》 2011（6）

[2]许春霞． 婚姻档案管理工作浅谈．《黑龙江档案》2014（2）

（作者单位：荣成市档案馆）