汽车制造业科技档案规范化管理实践

文·刘海燕

汽车制造业科技档案规范化管理实践

文·刘海燕

汽车制造业科技档案的规范化管理是一项系统化工程，必须提高认识，合理规划，创造条件，分步实施。通过档案信息资料的规范化管理，使企业领导者可以更好地对企业发展的实际情况及运营状况进行有效掌握，从而制定出科学的经营策略，使企业取得良好的经营成果，为其可持续发展奠定良好的基础。

一、汽车制造业科技档案形成的特点

科技档案不是一朝一夕形成的，而是需要日积月累。我们日常工作中一次交流的照片、一次科研实验的数据记录、科研项目的立项、验收审查会的会议纪要等都有可能成为日后的科技档案。外购设备的随机图纸、产品质量证书、安装调试文件，以及在企业生产、研发过程中形成的图纸、科研成果材料、引进项目的文件材料、产品设计、工艺文件等科技文件都是企业科技档案的关键和重要组成部分。以中国重汽集团为例，作为重卡行业的领头企业，中国重汽集团于2009年成功与德国曼公司达成战略合作协议，通过与曼公司的合作使中国重汽集团得到欧Ⅲ、欧Ⅳ、欧Ⅴ排放发动机产品的技术转让，中国重汽集团济南动力部以技术创新、用户需求引领新产品开发，引进大量曼公司发动机原版产品图纸、技术标准、工艺文件、检验计划、进口设备资料等科技档案，档案资料有纸质资料、电子文件、光盘等多种形式，可谓来源广泛，数量巨大，内容复杂，形式多样。

二、汽车制造业科技档案的管理流程

（一）统一领导，分级管理，完善制度，科学规划档案管理过程控制

为了保证曼公司技术文件的安全，加强对曼技术文件的保护和管理，避免被国内其它同行业厂家窃取利用，公司各级领导高度重视科技档案的规范化管理工作，成立了由公司总经理担任组长的“曼”发动机项目实施领导小组，首先从建立健全管理制度入手，严格档案管理工作流程，实行制度化管理。先后制订了《中国重汽济南动力部档案归档管理办法》《档案保密管理细则》《档案分类编号实施办法》《归档文件材料整理管理办法》《档案利用管理办法》等相关档案管理规章制度，进一步完善了科技档案接收、整理、归档、保管、借阅、保密等制度，做到制度健全，责任明确。

公司自2006年以来全面开展ISO/TS16949质量体系认证工作，同时也将科技档案管理纳入了该体系之内。ISO/TS16949质量管理体系是国际标准化组织（ISO）发布的技术规范，是汽车生产件以及服务件生产组织进行质量管理的现代化工具，为了顺利通过该质量体系认证工作，我们编制了《技术文件控制程序》《曼项目技术资料管理办法》，规范了技术文件从编制、审核、批准、下发、接收、存档、管理、借阅等一系列工作流程，见图（图1、图2）：

（二）严格收集整理过程控制，确保档案材料准确、完整、系统

科技档案形成积累阶段的控制，主要是保障文件材料的准确性和完整性。科技档案的收集整理就是把在各项科技工作中形成的、散存在各个岗位的文件材料集中起来，并按其形成规律有机组合起来的过程。这一阶段的目标要求是材料收集的齐全性和材料组合排列的系统性，主要由专、兼职档案人员来执行。针对这一实际，我公司注重加强制度约束和相关人员档案管理意识的培养，将科技管理或科技项目的每一个需要归档的环节都予以注明，将其制度化管理，科技人员在日常工作中自然而然的形成一种归档意识，而不是到了最后要归档时再到处找材料，为了归档而归档。每年委派专、兼职档案员积极参加济南市档案局举办的档案业务培训班，并每年都组织档案管理知识答题活动，以便增强相关人员的档案知识水平，确保文件形成的准确性、合法性。为此，中国重汽集团济南动力部编制了档案管理网络图，见下页图（图3）：

通过网络图明确了各职能部门及加工部专、兼职档案员的人选，并制订了工作人员职责及各部门档案归档范围，确保档案材料收集准确完整。 加强档案材料的接收归档工作，实行规范化管理。接收到的曼技术资料多为电子版文件，及时刻录光盘备份，并配备了防磁柜，以确保文件的安全保存。同时将电子文件打印成纸质资料，做到纸质档案与磁、光介质文件一起存档，形成内容相同的两套档案，也就是 “双轨制”存档，确保档案资料归档规范化。

由于设备档案资料只有在项目终验收后才统一移交到档案管理部门管理，随机图纸、产品质量证书及安装调试文件等如早期不注意收集，很有可能会造成一些重要材料的丢失。我公司档案管理人员严格执行中国重汽集团公司关于档案工作“四参加”制度，（“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品鉴定会、科研课题审定会、设备开箱验收会、基建项目验收会），积极参加曼项目设备开箱验收工作，并做好现场情况记录，确保曼生产线设备资料收集准确、完整、系统，为曼生产线顺利安装调试投产提供了良好的技术理论支撑，曼生产线设备档案的归档率达到100%。专职档案人员深入生产一线，在收集整理过程中指导监督全程跟上，针对每台设备的终验收进度不同，分别设定不同的指导时间点，给予相应的业务指导。指导过程其实也是督促过程，督促各部门兼职档案员按时按要求进行收集整理。

（三）推进现代化档案管理模式，确保档案保管利用安全高效

档案保管利用控制阶段的工作主要由专职档案人员承担，这一过程的控制重点应放在强化技术措施上，除了建立完善的保管利用制度之外，库房硬件管理设施也必须达标。我公司综合档案室不仅编制了《档案库房及档案安全管理办法》《档案保存价值鉴定与销毁》《档案管理员岗位职责》等一系列规章制度，还针对曼项目资料必须保密的特点，为曼技术档案设专用档案室，配备防盗门、窗以及红外线摄像监控装置，配备专用的双人开启的密码文件柜、根据管理要求控制各级权限的专用电子数据管理软件（“铁卷”电子文档安全系统）及其服务器，安装了不接外网的局域网、严格控制电子数据输出的电脑、专用打印机等硬件设施，从而形成了相对封闭的曼项目档案管理及技术工作环境。同时，每天检查库房，排除安全保管隐患；定期检查档案，排除档案损毁危险。

配备两名经过培训考试取得资格证书的专职档案人员具体负责科技档案的管理工作，并与集团公司签订《员工保密协议》，做到专人管理。加强档案信息化建设，实行动态化、服务化管理，建立了曼技术档案信息图文数据库，以便在专用的局域网内实行资源共享。利用人员可随时登录档案网站查阅经授权的档案信息，实现网络利用的高效便捷。通过各种途径为企业技术人员查档提供方便，使科技档案真正发挥作用。

综上所述，通过对汽车制造业科技档案的规范化管理，我们实现了档案信息检索传输更加快速、准确，档案数据一次输入、多次输出，简化了档案管理的手工操作流程，档案信息的提供利用能够跨越地域和空间，为分布在各个加工部和处室的用户提供原地实时的服务，为企业经济发展起到良好的推动作用。

（作者单位：中国重汽（香港）有限公司济南动力部）