浅议数字档案馆六网六平台建设的必要性

文·王德健 于涛

浅议数字档案馆六网六平台建设的必要性

文·王德健 于涛

随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，给档案信息化建设带来了前所未有的发展机遇和挑战。2013年，前国家档案局局长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话中指出：“数字档案馆（室）是数字时代或者大数据时代档案馆（室）的发展方向，是现代的新型档案馆（室），是对传统档案馆（室）的升级，是“第二代”或“升级版”的档案馆（室）。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆（室），是实现我国档案工作现代化、把我国建成档案强国的一项迫切任务和重要内容。”

所谓数字档案馆，是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用的需求，运用现代信息技术对档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台为社会提供档案信息服务。建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

一、六网六平台的含义

我们所说的数字档案馆六网六平台，主要指局域网文书档案管理平台、政务网档案管理平台、局域网科技档案管理平台、局域网专业档案管理平台、局域网档案电子查阅平台、互联网开放档案查阅平台。以上六网六平台构建起了数字化档案馆的网络骨架，是实现数字化档案馆的基础。在此基础上进行档案数字化建设，可实现馆藏档案信息化和接收档案数字化。

（一）局域网文书档案管理平台

局域网文书档案管理平台，即档案馆内部局域网信息化管理体系。通过服务器和交换机构建起档案馆内部网络布局，实现单位内部计算机之间互相通信，实现各个终端计算机和服务器进行通信，在此基础上档案信息由原来的单机目录式管理模式上升到档案馆内部网络化、全文浏览式管理模式，从而实现了档案馆内部各科室对档案著录、查询、管理、利用等功能的信息化操作。同时，馆藏文书档案全部实现数字化，无需进入库房，就可以对现存档案信息进行查询、打印和下载。相比较传统的档案借阅出库、复制打印、归还入库而言，档案数字化管理开启了档案管理的新标准和新要求。

（二）政务网档案管理平台

档案数字化包括数字档案馆和数字档案室两个方面。在具体运作中，往往是两者各做各的、互不相干，从而造成档案室数字化成果难以与档案馆有效对接，使档案数字化工作出现“两张皮”现象。随着信息化建设工作的全面推进，政府已经投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施，创造了较好的网络环境。政务网档案管理平台，就是通过利用已有的政务办公信息网络平台来构建全区的档案信息化网络体系，进行行政区域内的无缝隙档案管理和利用。在政务网档案管理平台上，各个档案室就好比是档案馆的下设科室，通过政务网档案管理平台设置各单位的全宗权限，实现各单位的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交到数据中心存储、发布利用、进馆的网络化集成化管理。在政务网档案管理平台上，档案馆工作人员可以对各单位所提交的数据进行检查，避免时间和人力的无效损耗。档案馆工作人员还可以通过政务网档案管理平台，对各单位进行业务指导并发布相关的档案法律法规信息，有效遏制档案工作无章可循，各自发展的局面。

政务网档案管理平台档案数据结构图

同时，政务网档案管理平台还能够实现各单位之间的档案互查，如甲单位要借阅乙单位的某份归档文件，只需要在政务网档案管理平台上发出借阅申请，档案馆工作人员核实甲单位借阅该文件的权限后，就可以开放该档案权限给借阅人利用。申请借阅时间到期后，该权限会自动取消，借阅人将无权浏览该文件，这样就实现了单位与单位之间文件借阅的无障碍便捷利用。

（三）局域网科技档案管理平台

科技档案承载着一个地区基本信息。随着科技进步，科技档案发展异常迅速，但科技档案管理却严重滞后。主要表现为，一是对科技档案的监管严重缺失，对科技档案的收集只局限在设备档案和基建档案等，导致大量科技档案散落在各个机构中，无法集中管理。二是缺乏系统的科技档案综合利用，不能及时为地方经济发展提供有效的综合数据。而今，信息化的发展为科技档案管理指明了方向，即在综合档案馆中构建科技档案局域网，建立独立的科技档案管理平台，加强对科技档案的进馆归档接收力度，做到该进馆的科技档案及时归档进馆。并对进馆的科技档案进行数字化，实现科技档案分类管理，把该归类的科技档案逐一归类实现电子化，实现在线大数据信息统计和科技科研工作，提高科研信息数据利用的便捷性和准确性。

（四）局域网专业档案管理平台

专业档案是职能机构所形成的与本专业活动息息相关的专业性较强的档案，如公检法的刑侦诉讼档案以及与百姓息息相关的民生档案，婚姻档案、社保档案等。基于特殊的文件处理程序和特殊的文件形式等原因，这些档案为了方便自身利用都由本单位档案室进行保管。根据《档案馆工作通则》和国家档案局9号令的相关要求，只要是本单位永久保存的档案，从档案产生之日起10年后必须进馆进行集中化管理。在综合档案馆中，为了有效的管理这些专业档案，需构建专业档案局域网，建立独立的专业档案管理平台，对专业档案进行条目化和原文数字化，并根据行业档案管理条例保持原单位的基本数据格式，依照国家专业档案基本分类目录进行专业档案电子分类管理，让专业档案的利用高效运转起来，实现专业档案网上查阅等。

（五）局域网档案电子查阅平台

在档案馆内构建电子查阅局域网络，设置对外开放的电子阅览室。查阅人可到档案馆进行电子目录查阅以及开放档案查阅利用，并根据相应权限申请进行档案电子原文查阅，以确保档案使用的安全。另外，在硬件和软件构建上与网络系统进行物理隔离，确保各系统的独立运行。

（六）互联网开放档案查阅平台

利用互联网技术的高速发展，数字档案馆可以构建起互联网开放档案查阅平台，用户在家里通过互联网登陆档案馆网站，即可查阅已经开放的档案和浏览档案信息等，为老百姓提供了便捷的档案利用途径和方式。同时老百姓也可以对档案工作提出自己的意见，对档案工作便民化、亲民化提供了可行性，使档案工作真正实现为民服务的目的。

二、档案信息化建设中的问题

在档案信息化建设中存在的最突出问题是人才问题，要每年要有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训，以提升档案室、档案馆人员的信息化技能。

另外，档案信息化的发展在很多地方出现滞后的现象，例如档案信息化规章制度的建立和落实上没有与已有的标准规范同步。因此，要建立一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准，全面夯实数字档案馆（室）建设业务基础。并对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份等方面做出全面的、可操作的具体规定，使数字档案馆（室）建设走上科学规范、有章可循的轨道。

档案信息化是一个巨大的系统工程，涉及单位多、档案数量多、建设周期长、软硬件依存度高、管理难度大，档案局（馆）应全力以赴构建公共档案信息资源管理和服务总平台。可以设想，随着数字档案馆六网六平台的全面实施成功，档案馆的档案信息资源将极大丰富，公共服务的能力将极大提高，并极大地促进档案信息资源在各级党政机关以及社会各界共享使用。

（作者单位：烟台经济技术开发区档案馆/ 烟台东森软件科技有限公司）